Pokud chcete ušetřit náklady na přepravu, podívejte se na příchozí přepravu. Podle bostonské výzkumné společnosti Aberdeen Group může podnik v závislosti na odvětví a velikosti firmy vynaložit více než 40 % svého ročního rozpočtu na příchozí přepravu. Efektivnější program příchozí nákladní dopravy může minimalizovat zpoždění, ušetřit peníze a dokonce snížit zmatek.

75 % společností oslovených společností Aberdeen Group uvádí, že řízení příchozí nákladní dopravy je klíčovým bodem zájmu. V jednom příkladu společnost s náklady na příchozí nákladní dopravu přesahujícími 18 milionů dolarů ročně uvedla, že platí faktury od více než 100 dopravců – přestože s pěti dopravci vyjednala preferované podmínky a stanovila jejich použití u každé objednávky.

Organizace logistiky a dodavatelského řetězce čelí třem hlavním výzvám, pokud jde o získání převahy v oblasti výdajů na příchozí nákladní dopravu.

3 výzvy v oblasti příchozí přepravy, které musí vedoucí pracovníci logistiky řešit

Nedostatek přehledu

Vedoucí pracovníci logistiky neustále požadují od provozních, obchodních, plánovacích, nákupních a účetních skupin přesnější a včasnější informace o příchozích zásilkách. Zjistit, co je na cestě, kde to je, kdy to dorazí a kolik to bude stát, dnes vyžaduje skládání informací z interních dokumentů, webových stránek dopravců a telefonátů – což je časově náročný a neefektivní proces. A to pro jednu zásilku. Příprava komplexní zprávy může trvat hodiny nebo dny.

Manažeři dopravy, kteří se při sledování a dohledávání nákladu musejí spoléhat na převážně manuální procesy, navíc zjišťují, že si odpovídají “až to přijde, tak to přijde”. Tento nedostatek předvídatelnosti má vlnový efekt v celé společnosti, což vede k nadbytečným zásobám, překážkám v prodeji a odchylkám ve výkonnosti dodavatelského řetězce společnosti. Ve většině organizací nedostatek spolehlivých, snadno dostupných údajů v reálném čase znamená, že se musí obracet na dodavatele s žádostí o podrobnosti o zásilce (název dopravce, číslo sledování dopravce nebo nákladní list atd.). Jedná se o neefektivní a pracný proces a v konečném důsledku o nákladný způsob řešení příchozí přepravy.

Nedostatek kontroly

Většina společností má vypracované pečlivě optimalizované plány a průvodky pro směrování, které určují, jak mají uživatelé a dodavatelé přepravovat materiál. Mají však jen malou kontrolu nad tím, zda jsou tyto průvodky dodržovány, přestože platí přepravné. Musí se spoléhat na své dodavatele a zaměstnance, že budou plnit pokyny a směrnice pro směrování, aniž by měly prostředky k prosazení těchto optimalizovaných plánů.

Tento problém je menší u výdajů na odchozí přepravu, protože společnosti mají obvykle přímou kontrolu nad svou odchozí přepravou. Většina podmínek nákupních objednávek je však “Ex Works” (EXW), kdy kupující hradí náklady na příchozí přepravu a přebírá riziko za dodání zboží.

Kupující je v tomto scénáři závislý na dodavateli, zda bude dodržovat dodané pokyny pro směrování. Dodavatelé se bohužel pokyny pro směrování důsledně neřídí, protože se soustředí na každodenní odesílání výrobků stovkám zákazníků.

Podstatné je, že pokud dodavatel nedodrží požadavek na přepravu (např. výběr dopravce, výběr úrovně služeb, identifikace čísla účtu, zvláštní pokyny, oznámení atd.), nese kupující společnost dodatečné náklady na přepravu a také náklady vyplývající ze zpoždění při příjmu zakoupených položek, narušení dodavatelského řetězce a nedostatečného přehledu o zásilce. Náklady, které obvykle nelze sledovat až na úroveň produktu pro přesné výpočty nákladů na zboží (COGS).

Kromě toho, jakmile jsou položky na cestě, nemá nákupčí možnost provádět změny, ať už reaguje na vnější události, jako je počasí, nebo na potřebu rozdělit zásilku pro jednotlivé destinace dodání.

Může trvat týdny nebo měsíce, než se zvýšené náklady projeví, protože faktury za příchozí přepravu musí být zadány a zaplaceny dříve, než mohou finance vygenerovat zprávu o výdajích. I pak jsou známy pouze celkové náklady. Podrobnější rozčlenění údajů vyžaduje ruční procházení dokumentů, přihlášení do portálů několika přepravců a sestavování informací různými způsoby, aby bylo možné problém analyzovat. Pokud tedy nevznikne konkrétní dotaz nebo někdo neudělá projekt analýzy výdajů na příchozí přepravu, skutečné náklady na příchozí přepravu zůstávají neznámé.

Zvyšující se náklady na přepravu

Podle Aberdeen Research Group zaznamenaly dotazované podniky v průměru nárůst o 14 %.5 % sazeb za kamionovou přepravu, 11,5% nárůst sazeb za LTL a lodní přepravu a 15,1% nárůst sazeb za mezinárodní leteckou přepravu za poslední dva roky.

Je zřejmé, že externí přepravní sazby jsou mimo kontrolu logistického manažera. To však znamená, že pečlivé řízení ekosystému příchozí přepravy má větší význam. Kromě zvýšení přehledu a kontroly, jak je uvedeno výše, jsou logističtí manažeři nuceni hledat další oblasti úspor:

• Snížení počtu zaměstnanců
• Zmenšení rozpočtu na IT služby
• Zvýšení centralizace přepravy

Takové změny však mohou problém jen prohloubit. Jak tedy mohou manažeři přepravy kontrolovat vnější náklady s menším počtem interních zdrojů?”

• Provedete důkladnou analýzu dat o přepravě, abyste zjistili, kde se ztrácejí peníze, a věděli, na co se zaměřit
• Zavedete robustní systém řízení přepravy
• Spolupracujte s poskytovatelem logistických služeb, který vám pomůže vyvinout vlastní program pro příchozí přepravu a směrování, a spolupracujte individuálně se svými dodavateli

Je jasné, že řízení příchozí přepravy je náročné. Naštěstí dnes existují praktické řízené služby, které firmám umožňují řídit procesy, zvýšit přehled a získat kontrolu nad náklady na příchozí přepravu. Kompletní řešení řízených služeb kombinuje odborné znalosti v oblasti komplexní logistiky a se systémem pro řízení logistiky na vyžádání. Při výběru poskytovatele nebo při budování vlastního programu řízení příchozí přepravy však musíte vědět, co hledáte, pokud jde o automatizované nástroje, systémy a integrované služby.

.