5S je nástroj zlepšování pro organizaci a udržování disciplinovaného a produktivního pracoviště. Pomáhá vytvářet lepší pracovní prostředí, snižuje plýtvání a zároveň zvyšuje efektivitu, bezpečnost a kvalitu. 5S představuje pět jednoduchých postupů, které začínají písmenem “S”. Běžně se používá ve výrobních závodech na výrobních linkách, ve skladovacích prostorách, v prostorách údržby a v kancelářích. V současné době se stále více uplatňuje v nejrůznějších odvětvích včetně zdravotnictví, školství, pohostinství a maloobchodu.

5S je japonský přístup k řízení, který původně vyvinula společnost Toyota jako součást svého systému štíhlé výroby. Představuje důležitou součást systému štíhlé výroby a předpoklad pro řízení dalších štíhlých technik, jako jsou TPM a Kaizen. Mnoho společností začíná svou cestu štíhlé transformace s 5S, protože je to jedna z nejjednodušších štíhlých technik a odhaluje některé z nejviditelnějších příkladů plýtvání. Mnoho odborníků na štíhlou výrobu se domnívá, že je třeba být úspěšný s 5S, abyste během zavádění štíhlé výroby neměli potíže s ostatními štíhlými technikami.

5S je strukturovaný způsob vytváření a udržování organizovaného, čistého, bezpečného a vysoce výkonného pracovního prostředí. Nejde jen o vzhled a udržování pořádku na pracovišti, ani o techniku úklidu. Je to spíše způsob, jak eliminovat plýtvání, identifikovat příležitosti ke zlepšení a vytvořit efektivnější a produktivnější pracoviště. 5S pomáhá zviditelnit plýtvání pro každého, aby mohlo být ihned odstraněno. Pomocí 5S lze eliminovat nebo omezit nadbytečné zásoby, zbytečný pohyb, čekání při hledání požadovaných položek a mít více dílů, než je potřeba.

Pomocí 5S lze eliminovat nebo omezit plýtvání (neboli muda)

Každý rád pracuje v čistém a dobře organizovaném prostředí. Po úplném zavedení systému 5S mohou být pracovní prostory čistší, bezpečnější a práce v nich příjemnější. Čisté a uklizené pracoviště vede ke snížení ztrát času při hledání věcí, a tím i ke snížení frustrace. Nejenže to všem usnadní práci, ale zaměstnanci se také budou cítit lépe v místě, kde pracují, a vytvoří to pocit odpovědnosti a motivace na pracovišti. Podpoří efektivitu, povzbudí týmovou práci, vybuduje hrdost a vytvoří skvělý výchozí bod pro zavedení dalších štíhlých technik.

Čisté a uklizené pracoviště je také nezbytné pro efektivní provoz a pro vytvoření plynulé práce. 5S vytvoří prostředí, ve kterém jsou lidé citliví na chyby a abnormality. Zaměstnanci budou schopni na první pohled rozlišit normální a abnormální stav. Výsledkem je rychlá identifikace problémů, minimalizace nehod a chyb a snazší řízení pracovních oblastí. 5S také vytvoří pozitivní dojem na zákazníky, protože se očekává, že standardy zobrazené na pracovišti se odrazí na dodávaných výrobcích a službách. To buduje důvěru zákazníků ve značku, zlepšuje image podniku a zvyšuje jeho ziskovost a konkurenceschopnost na trhu.

5S je někdy považováno za samostatný program, který potřebuje finanční zdůvodnění. Jedním z hlavních problémů, s nimiž se při provádění 5S setkáváme, je, že úspory nákladů obvykle nelze zachytit ve většině systémů kalkulace nákladů. Dojde k měkkým úsporám v oblasti kvality, bezpečnosti a morálky, avšak nedojde k tvrdým úsporám, které by bylo možné měřit a sledovat. Jedním ze způsobů, jak zdůvodnit hodnotu 5S, je měření snížení množství odpadu. Můžete například měřit čas strávený hledáním nástrojů nebo čas strávený vyklízením prostoru pro práci. Ujistěte se, že tato zlepšení jsou zdokumentována a podložena daty a analýzou, protože to posílí vaše argumenty pro investice.

Termín 5S je zkratkou pěti japonských slov: seiri, seiton, seisou, seiketsu a shitsuke. Těchto pět slov se do češtiny často překládá jako: třídění, uvádění do pořádku, lesk, standardizace a udržování. Jsou možné i jiné překlady do češtiny.

Třídění je prvním krokem 5S. Odkazuje na praxi procházení všech položek na pracovišti a ponechání si pouze toho, co je skutečně potřeba. Položky, které převyšují požadavky, by měly být buď uloženy mimo pracoviště, nebo vyřazeny. Hlavní myšlenkou třídění je vyčistit prostor od rušivých vlivů a soustředit se na to, co na pracovišti zůstane. To povede k menšímu nepořádku a ztrátě času, uvolnění místa a vytvoření přehlednějšího pracoviště.

Některé strategie používané při třídění jsou:

• Prohlédněte všechny předměty na pracovišti a poté určete, co je nezbytné k výkonu práce. Ponechte si jen to, co je nezbytné, a odstraňte vše ostatní.
• Odstraňte předměty, které jsou nepoužitelné, rozbité, zastaralé, nadbytečné nebo příležitostně používané.
• Definujte standardy pro vyřazení nepotřebných předmětů a pro likvidaci odpadu.
• Nezapomeňte na počítačové soubory a e-maily. Archivujte nebo odstraňte soubory, které již nejsou potřeba.

Co odstranit?

Velmi častým nástrojem používaným ve fázi třídění je technika Red Tag. Jedná se o nástroj označování, který slouží ke zvýraznění toho, co je v dané oblasti nezbytné. Cílem je zjistit, zda si někdo myslí, že je daná položka nezbytná a v jakém množství. Položky se červeně označují po omezenou dobu, během níž se vyhodnocuje jejich využití. Po týdnu nebo dvou by se měly položky, které se nepoužívají nebo jsou z dané oblasti staženy, přemístit nebo se jich zbavit, což má za následek méně rušivé pracoviště.

Červený štítek je nástroj pro označování používaný ve fázi třídění programu 5S

Třídění a uspořádání

Uspořádáním se rozumí praxe uspořádání požadovaných položek tak, aby je každý mohl snadno najít a mít k nim přístup. Určuje, kde a jak mají být uspořádány položky k provedení práce. Po odstranění všech nepotřebných položek se vraťte k ponechaným položkám a uspořádejte je tak, abyste snadno našli to, co je potřeba. Na první pohled by mělo být zřejmé, že některá položka není na svém určeném místě. To povede ke zlepšení pracovních postupů a snížení množství zbytečně stráveného času a pohybu.

Některé strategie používané v této fázi jsou:

• Změňte uzavřený systém skladování na otevřený.
• Přiřaďte pozice pro všechna zařízení, nástroje, díly a materiál.
• Uspořádejte položky v modulárních skříních, zásobnících, zásuvkách, policích a regálech.
• Používejte barevné kódování k přiřazení nástrojů pro různá oddělení.
• Označovat skříně, úložné boxy, police a regály.
• Vyznačovat a označovat úložné prostory, stohovací prostory a umístění bezpečnostního vybavení.
• Zřetelně označte minimální a maximální stavy, abyste na první pohled přesně viděli, kolik skladových položek zbývá.

Zřetelně označte minimální a maximální stavy

Následuje fáze Shining. Cílem Shining je vytvoření čistého pracoviště bez odpadků, špíny a prachu. To umožní snadnou identifikaci abnormalit, jako je opakované znečištění a únik oleje, dříve než se problém zhorší. Shining také pomáhá vytvořit vlastnictví pracovního prostoru, takže je bezpečnější a příjemnější pro práci.

Některé strategie používané při shiningu jsou:

• Odstranit všechny formy nečistot, znečištění a nepořádku.
• Důkladně čistěte, utírejte prach, leštěte a zametejte.
• Vyčistěte všechny nástroje a zařízení.
• Identifikujte a odstraňte příčiny znečištění.
• Identifikujte skladovací prostory pro likvidaci odpadu a pravidelně je čistěte.
• Vytvořte rozvrh služeb a přidělte odpovědnosti.
• Nezapomínejte na počítače, nábytek, skříně, úložné boxy, pracovní místa a výstavní tabule.

Rozdělte pracoviště na zóny a přidělte lidi, kteří budou mít každou zónu na starosti

Udržování čistoty a pořádku na pracovišti je skutečnou výzvou a lze ho dosáhnout pouze tehdy, jsou-li stanoveny a dodržovány normy. Standardizace znamená dělat vždy správné věci správně. Je to komunikace a udržování standardů a očekávání na celém pracovišti. Jakmile se dozvíte více, aktualizujte a upravujte své standardy tak, aby byly postupy 5S jednodušší a snazší.

Některé ze strategií používaných při standardizaci jsou:

• Vytvořte postupy a harmonogramy, abyste zajistili důslednost provádění prvních tří postupů “S”.
• Vypracujte pracovní strukturu, která bude podporovat nové postupy.
• Ujistěte se, že každý zná své povinnosti při provádění třídění, organizování a úklidu.
• Používejte fotografie a vizuální kontroly, které pomohou udržet vše tak, jak má být.
• Pravidelně kontrolujte stav implementace 5S pomocí kontrolních listů.
• Používejte kontrolní listy čištění/mazání strojů.

Kontrolní listy čištění/mazání strojů

Po zavedení prvních čtyř fází se nyní musíte zaměřit na Udržení dosaženého. Udržování je disciplinované uplatňování prvních čtyř postupů “S”, aby byl program 5S úspěšný. Je to zdaleka nejobtížněji proveditelná část. Mnoho společností po pokusu o zavedení 5S zjistilo, že mají nepřehledné špinavé prostory.

5S má tendenci selhávat, když chybí odpovědnost shora a když se na něj vedení trvale nezaměřuje. Vedení se musí zapojit a osobně angažovat, aby zajistilo úspěch programů. Musí vytvořit kulturu, v níž se očekává dokonalost 5S a nic menšího se netoleruje. Aby bylo zajištěno úspěšné pokračování programu, musí existovat řádné plánování, školení, monitorování a formální systém odpovědnosti.

Udržení je efektivní souhra lidí, procesů a systémů

Některé ze strategií zavedených pro udržení zisků zahrnují:

• Používejte plakáty a značky 5S, které připomínají výhody.
• Zajistěte, aby se všichni zapojili a nesli odpovědnost.
• Udělejte z něj součást bezpečnosti a ochrany zdraví.
• Udělejte z něj součást každodenní porady Gemba.
• Zajistěte, aby byly dodržovány všechny definované standardy.
• Sdělujte výsledky auditů.
• Sledujte výsledky prostřednictvím vhodných metrik a analýz.
• Ocenit a ocenit úsilí a úspěchy.

Jak zavést 5S

Nejlepším přístupem je začít s pilotní pracovní oblastí a použít ji jako model pro zbytek společnosti. Začněte s tím, co je nejjednodušší, nebo najděte problém, při jehož řešení hraje 5S klíčovou roli.

Následující kroky popisují, jak zavést 5S v jedné oblasti:

• Založte tým 5S a jmenujte vedoucího týmu pro tuto oblast.
• Pozorujte oblast a zhodnoťte současnou situaci.
• Shromážděte údaje a pořiďte fotografie “před”.
• Společně s týmem uspořádejte brainstorming s cílem určit příležitosti ke zlepšení.
• Vytvořte plán zlepšování, který podrobně popisuje činnosti, odpovědnosti a časové rámce.
• Provádějte plán zlepšování dané oblasti. Každému “S” věnujte náležitý čas.
• Auditujte oblast a pořiďte fotografie “po”.
• Vypracujte a realizujte plán kontroly k udržení zlepšení.
• Jakmile vytvoříte dobrý příklad a prokážete úspěch, můžete vytvořit plán postupu po jednotlivých oblastech.

Postup a účinnost programu by se měly pravidelně vyhodnocovat. Toho lze dosáhnout pomocí kontrolního seznamu pro audit 5S, který pomůže zajistit dodržování standardů 5S. Umožní pozorovateli lépe řešit nedostatky v dodržování předpisů a poskytne příležitost k neustálému zlepšování. Je důležité, aby se těchto přezkumů účastnil také vrcholový management a nadřízení. Efektivní audit by měl být rovněž zakončen seznamem opatření ke zlepšení.

Výsledky auditu lze sdílet pomocí informačních tabulí

.