Založili jste malou firmu, abyste dosáhli zisku. Nyní, když se vám to podařilo, možná chcete svůj provoz ještě více rozšířit. V roce 2017 uvedlo 40 % malých podniků, že zlepšení zkušeností se zákazníky a jejich udržení je jejich hlavní strategií pro zvýšení růstu příjmů. I když se to může zdát překvapivé, správný proces pohledávek dokáže obojí.

Co je proces pohledávek

Jistě jste už někdy půjčili peníze kamarádovi jako “dlužím ti” (IOU). V podnikání jde v podstatě o pohledávky. Jsou to peníze, které dlužíte své firmě a které zákazníci již utratili, a to na úvěr.

Většinou tyto transakce IOU probíhají hladce, ale bez správných kroků v procesu pohledávek (AR proces) se mohou rychle zvrtnout.

Níže jsou uvedeny kroky v procesu pohledávek, které mohou vaší firmě pomoci k úspěchu:

Kroky v procesu pohledávek

Zavedení úvěrové praxe jako součásti procesu AR

Prodlužování úvěru je rizikové. Abyste si zajistili co nejvyšší šanci na splacení, měli byste zavést systém kontroly úvěru jako součást procesu pohledávek. To vám umožní prověřit bonitu každého zákazníka předtím, než si od vás půjčí. Můžete tak vyřadit zákazníky, kteří vám pravděpodobně nezaplatí balík. Je to tak jednoduché, jako nenabízet úvěr zákazníkům se špatnou bonitou, a je to důležitá součást hladce probíhajícího procesu AR.

Pro úspěšné zavedení úvěrových podmínek budete muset splnit několik úkolů. Mezi první kroky v procesu pohledávek patří např:

• Rozhodnutí o výši úvěru, který chcete poskytnout jednotlivým zákazníkům
• Volba doby splatnosti pro vaše zákazníky
• Rozhodnutí o tom, zda chcete nabízet slevy za předčasnou platbu a jaké by byly tyto podmínky. budou
• Vybrání sankcí za pozdní platby, které od zákazníků obdržíte
• Zjištění dalších podmínek specifických pro váš malý podnik, které chcete zahrnout

Po stanovení základních úvěrových podmínek, budete také chtít zvážit:

• Jak dlouho je váš zákazník u vašeho podniku. Možná budete chtít novým zákazníkům nabídnout kratší lhůty splatnosti a starším zákazníkům nabídnout delší lhůty. Odměňování zákazníků, kteří u vás zůstali, delšími platebními podmínkami může ještě více zvýšit loajalitu ke značce.
• Historie plateb vašich zákazníků. U zákazníků, kteří vždy platili včas, můžete být flexibilnější. Řekněme například, že zákazník – který vždy platil včas – požaduje delší platební podmínky. Protože nikdy nezmeškal žádnou platbu, můžete jeho požadavek zvážit.
• Vaše konkurence. Pokud konkurence ve vašem oboru posílá faktury se splatností do 20 dnů, možná budete chtít postupovat stejně. Nebo, pokud si to můžete dovolit, zvažte, zda zákazníkům nenabídnout delší dobu splatnosti. To vám může poskytnout konkurenční výhodu.
• Váš peněžní tok. V některých případech vám zkrácení lhůt umožní získat peníze rychleji zpět. To může pomoci zvýšit váš peněžní tok.

Ačkoli tyto úvahy mohou znít skvěle, možná vás vzadu v hlavě pálí jiná otázka:

Postupujte podle následujících kroků, abyste zkontrolovali úvěrové skóre svého zákazníka:

1. Získejte od svého zákazníka podepsané oprávnění k provedení kontroly úvěruschopnosti.
2. Ujistěte se, že máte jeho celé zákonné jméno, datum narození a číslo sociálního pojištění.
3. Používejte online formuláře žádostí společností Equifax, Experian a TransUnion.

Fakturace zákazníkům a obchodní proces pohledávek

Způsob, jakým nakládáte s fakturami, může vašemu procesu pohledávek buď pomoci, nebo ho zbrzdit, a vše se odvíjí od komunikace. Komunikace je klíčová v každém vztahu. To se týká i vztahu, který máte se svými zákazníky. Vaše faktura slouží jako primární komunikační platforma mezi vámi a vaším zákazníkem. Tato faktura jim přímo sděluje vaše požadavky na transakci. Přitom mějte na paměti, že vaše faktura není právním dokumentem.

V rámci procesu AR by každá vaše faktura měla obsahovat popis prodaných produktů nebo služeb. Měli byste také uvést cenu těchto výrobků nebo služeb a datum splatnosti platby. Poté, co budete mít tyto součásti, budete chtít své faktury dále vylepšovat tím, že:

• Zajistíte, aby byly informace co nejpřehlednější. Chcete se vyhnout matoucím formulacím nebo jazyku.
• Ujistěte se, že jsou vaše informace úplné. Překontrolujte, zda jste nezapomněli na důležité části faktury.
• Ujistěte se, že nemáte nejasné platební podmínky. Věnujte pozornost platebním podmínkám na faktuře. Jakékoli nejasnosti v této oblasti mohou způsobit, že vás zákazníci osloví s dotazy. Čím častěji se tak stane, tím více opožděných plateb obdržíte.
• Používání správného druhu číslování. Zavedení systému číslování faktur je nezbytné. Chcete mít možnost snadno sledovat své faktury. Každá faktura by měla mít jedinečné číslo, které umožní její snadnější sledování a identifikaci.
• Častá kontrola faktur. Vždy kontrolujte, zda na fakturách nejsou problémy s gramatikou nebo výpočty. Přesnost je nutností.
• Dbejte na to, abyste prováděli následné kontroly. Chtějte se ujistit, že budete provádět následné kontroly ve správnou dobu. Nemusíte své zákazníky obtěžovat, ale pokud se opozdí s platbou, nebojte se poslat kontrolní dopis nebo zavolat.
• Používejte software pro fakturaci nebo online fakturaci. Software vám pomůže vytvářet konzistentní a přesné faktury pro každou transakci. Například program QuickBooks vám může usnadnit vystavování faktur.

Sledování pohledávek

Nenecháte přece zákazníka odejít z vaší malé firmy bez zaplacení, že? Ztráta přehledu o pohledávkách je v podstatě taková. Přicházíte o platby.

Jak napovídá termín “pohledávky”, mít přehled o svých účtech je důležitou součástí obchodního procesu pohledávek. U faktur, které ještě nebyly uhrazeny, budete chtít vyplnit knihu pohledávek. Jedná se o seznam faktur, které jsou splatné, s celkovou částkou v dolní části. Celková částka by měla souhlasit s celkovou výší pohledávek vykázaných v rozvaze.

K evidenci pohledávek můžete použít také software. Například program QuickBooks má možnost vytvářet přehledy o stárnutí pohledávek. Tyto přehledy ukazují, kdy je faktura po splatnosti a jaká je její výše. Existuje také řada dalších účetních a účetních aplikací, do kterých se můžete podívat. Mezi oblíbené patří FreeAgent, Nutcache a Sage Business Cloud Accounting.

Pokud nejste připraveni investovat do účetních nebo účetních aplikací, můžete také použít určité šablony pro sledování. Dobrou volbou je například tabulka pro sledování faktur z aplikace Microsoft Excel.

Účtování pohledávek

Vaše pohledávky jsou nezbytnou součástí vašich finančních výkazů. To znamená, že je budete muset správně evidovat a účtovat v rámci procesu pohledávek. . Za tímto účelem budete chtít zajistit, abyste pohledávky doložili prostřednictvím faktur – ty by měly popisovat zboží nebo služby, které jste zákazníkovi poskytli, částku, kterou vám dluží, a termín, kdy je třeba tuto částku uhradit.

Při účtování pohledávek je třeba zvážit dva způsoby účtování. Jsou to:

1. Účtování na peněžním základě. Při tomto způsobu účtování se vaše příjmy považují za příjmy v okamžiku přijetí hotovosti. Vaše výdaje jsou považovány za náklady v okamžiku, kdy je zaplatíte. Při účtování na hotovostní bázi sledujete své pohledávky odděleně od příjmů. Vaše příjmy jsou zaznamenány až po obdržení hotovosti.
2. Účetnictví založené na akruálním principu. Při tomto typu účetnictví se vaše příjmy považují za výnosy v okamžiku uskutečnění prodeje. Podobně jsou vaše výdaje považovány za náklady v okamžiku, kdy vznikne náklad. V tomto systému se evidují vaše pohledávky. Existuje riziko, že vám zákazník nezaplatí. Pokud nezaplatí, můžete později tyto ztráty zaúčtovat do nákladů.

Vývoj procesu účtování pohledávek

Vaše pohledávky můžete dokumentovat ručně v šablonách nebo jiným preferovaným způsobem. Budete muset ručně vytvořit zboží nebo služby, které jste zákazníkovi poskytli, částku, kterou vám dluží, a kdy je třeba tuto částku

• Každá faktura
• Každá prodejní objednávka
• Každé potvrzení zákazníka
• Všechny přepravní doklady

Čím více zákazníků získáte, tím více může být tento proces neorganizovaný. Tato dezorganizace pak může narušit celkové příjmy vaší malé firmy. Když jsou vaše příjmy narušeny, může být růst vašeho malého podniku zbrzděn.

Místo toho, abyste pokračovali v této ruční cestě pro váš proces pohledávek, můžete zvážit použití účetních programů. Na tyto programy můžete přejít postupně, nebo je můžete zavést okamžitě.

Mezi další nástroje, které můžete použít, patří:

• Wave. Jedná se o cloudový účetní program, který byl navržen pro dodavatele a firmy s méně než 10 zaměstnanci. Wave je kompatibilní s operačními systémy Mac, Windows a Linux.
• Invoice Ninja. Jedná se o účetní program určený pro svobodná povolání a online podnikatele. Je 100% bezplatný a hostovaný v cloudu, takže k němu můžete přistupovat odkudkoli.
• FreshBooks. Jedná se o účetní program, který ve 120 zemích používá více než 500 000 uživatelů. Mějte na paměti, že tento program není zdarma, ale můžete se s ním seznámit pomocí 30denní zkušební verze.
• Zoho Books. Jedná se o cloudový účetní software, který se zaměřuje na fakturaci a je skvělý pro malé firmy. Je užitečný zejména pro malé podniky, které vlastní a provozuje jedna osoba.
• Xero. Tento účetní software vám pomůže s fakturací a sledováním. Zvládá také mzdy, bankovní spojení, odsouhlasení bankovních účtů a další funkce.

Optimalizace procesu pohledávek

Proces pohledávek pomáhá udržovat efektivní chod vaší malé firmy. Budete ho však chtít pravidelně optimalizovat, abyste ho udrželi v rychlosti.

Chcete-li úspěšně optimalizovat svůj proces pohledávek, budete chtít zjistit, co funguje a co ne. Na základě toho můžete provést úpravy, které nabídnou řešení všech zjištěných problémů. To vám pomůže ušetřit peníze a vyhnout se utrpěným ztrátám. Pomůže vám to také snížit zadlužení a časem zvýšit růst.

Chcete-li optimalizovat svůj proces AR, zvažte následující kroky:

1. S každým zákazníkem včas prodiskutujte platební podmínky.
2. Včas používejte elektronické platby.
3. Udržujte údaje o zákaznících přesné a aktuální.
4. Vždy hledejte způsoby, jak zlepšit a zkvalitnit proces inkasa. Jedním ze způsobů je používání elektronické fakturace.

Jsou vaši zákazníci motivováni k rychlejšímu placení?”

Motivování zákazníků k placení vaší firmě je jedním z nejdůležitějších kroků procesu vymáhání pohledávek. Vaši zákazníci mají spoustu účtů, které musí zaplatit. Poskytnout jim trochu motivace k rychlejšímu zaplacení faktury nebude na škodu.

Níže uvádíme několik tipů, jak motivovat své zákazníky k rychlejšímu placení:

• Přidejte poplatek z prodlení. Riziko poplatku z prodlení povzbudí vaše zákazníky, aby zaplatili co nejdříve a neriskovali promeškání termínu splatnosti.
• Nabídněte odměny za včasné zaplacení. Ty jsou často řešeny přímo na faktuře. Pokud například nabízíte 2% slevu za zaplacení do 20 dnů místo 30, napište “2/20 netto 30.”
• Používejte úvěrové zásady. Můžete zavést zásady, které zakazují přijmout objednávku od zákazníka, pokud překročil svůj úvěrový limit. Můžete také zavést zásady, které zakazují odesílání zboží, pokud má zákazník nějaké faktury po splatnosti. Tyto zásady mohou zákazníky motivovat k tomu, aby své platby dodržovali.”

Jak rychleji vymáhat pohledávky

Podniky, zejména malé podniky, jako je ten váš, se neustále mění a vyvíjejí podle potřeb trhu. To znamená, že i když váš proces vymáhání pohledávek právě teď probíhá hladce, pravděpodobně existují způsoby, jak ho můžete zlepšit.

Některé způsoby, jak zlepšit část vašeho obchodního procesu vymáhání pohledávek, zahrnují:

• Použití softwaru. Různé účetní softwary mohou generovat přehledy o stárnutí pohledávek. Ty vám umožní vidět stav plateb jednotlivých zákazníků. Účetní software vás také upozorní, pokud jsou faktury po splatnosti.
• Odesílání faktur ihned. Nechcete ztrácet čas rozesíláním faktur svým zákazníkům. Čím dříve fakturu obdrží, tím rychleji vám mohou zaslat platbu.
• Sledování plateb. Nemusíte své zákazníky obtěžovat, ale pokud se opozdí, může být následná kontrola na místě.
• Používání elektronických plateb. Jejich včasné nastavení může vytvořit efektivnější systém plateb. Čím snadněji vám zákazníci zaplatí, tím rychleji vám je pošlou. Mezi možnosti elektronických plateb patří PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay a další.
• Zvažte platební plány. Ty mohou být dobrou volbou pro zákazníky, kteří se opozdí s placením toho, co dluží.
• Najmutí právníka pro vymáhání pohledávek. Pokud se opožděné platby stávají pro vaši malou firmu běžnou záležitostí, zvažte najmutí inkasního právníka. Tito advokáti vám mohou pomoci s vymáháním plateb, vyřizováním dokumentů a v případě potřeby vás mohou zastupovat i u soudu.
• Přijímání záloh předem. To může být užitečná strategie, která pomůže zajistit, aby vaše malá firma dostala zaplaceno. Ve skutečnosti to většina malých maloobchodních podniků již dělá. Například když si koupíte zboží na Amazonu nebo v jiném internetovém obchodě, váš účet se zatíží mnohem dříve, než zboží obdržíte.

Při vyhodnocování svého obchodního procesu pro zpracování pohledávek se pozorně podívejte na svůj celkový postup. Stačí několik jednoduchých úprav, které zlepší efektivitu vašeho malého podniku. Odtud můžete pokračovat v optimalizaci procesu pohledávek a povzbuzovat své zákazníky k rychlejšímu placení. Nezapomeňte, že čím rychleji vaši zákazníci zaplatí, tím rychleji můžete vymáhat své pohledávky. To z dlouhodobého hlediska vede k většímu finančnímu růstu.