Většinou se rozdíl mezi pojmy Cost a Expense ignoruje a používají se zaměnitelně. Z účetního hlediska je však rozdíl významný a jako účetní je dobré, když tyto dva pojmy od sebe oddělíme, aby docházelo k menšímu zmatení a jasnějšímu sdělování finančních informací.

Náklad lze definovat jako peněžní hodnotu užitku (nebo prospěchu), který má být teprve získán ze zdrojů použitých podnikem k dosažení výnosů.
Zjednodušeně řečeno je to užitek, který očekáváme, že v budoucnu získáme z aktiva (aktiv) použitím tohoto aktiva (aktiv) pro podnikatelské účely nebo prodejem tohoto aktiva v transakci za obvyklých podmínek.

Výdaje lze definovat jako peněžní hodnotu užitku, který již zanikl z důvodu použití zdrojů v podnikatelské činnosti směřující k dosažení příjmů.
Zjednodušeně řečeno je to peněžní částka užitku spotřebovaného v aktivu (aktivech). V podstatě se tedy jedná o protihodnotu, kterou jsme zaplatili při vytváření výnosů.

Někteří studenti mohou být stále zmateni vztahem nákladů a výdajů. Pochopíme to na příkladu.

Podnik koupil jeden nejnovější stroj v hodnotě 100 000 Kč. Předpokládá se, že bude užitečný po dobu příštích pěti let a bude sloužit ke zpracování surovin na hotové výrobky.

Cena aktiva v příkladu je 100 000, což je v podstatě peněžní vyjádření celkového užitku, který má, tj. spočítali jsme celkový užitek, který nám může poskytnout v peněžní formě, a to je celková částka užitku, kterou očekáváme, že získáme v příštích pěti letech. Budeme-li nyní toto aktivum používat, pak každý rok vyprší užitek v hodnotě 20 000 (100 000 / 5) a na konci prvního roku jeho používání nám z celkového užitku v aktivu zůstane pouze 80 000. To znamená, že na konci prvního roku užívání aktiva nám zůstane pouze 80 000.

Takže v podstatě Výdaj je částka nákladů, která již vypršela, a Náklad je částka nákladů, která ještě nevypršela.

Z téhož důvodu budeme ve Výkazu o finanční situaci (Rozvaze) vykazovat pouze 80 000, protože to je užitek v tomto aktivu, který nám zůstane na další čtyři roky. A 20 000 převedeme do Výkazu zisku a ztráty jako náklad, který započteme proti výnosům, které organizace dosáhla, abychom vypočítali skutečně dosažené výnosy.

Z výše uvedené diskuse můžeme pochopit, jak důležité je provést porovnání nákladů a výdajů, protože náklady se vykazují v SoFP jako hodnota aktiv, zatímco výdaje se vykazují ve Výkazu zisku a ztráty. A pochopili jsme, že tyto pojmy mají své účetní důsledky a rozdíly v účetních postupech.