Pokračujeme v našem školení SAP MM a v tomto kurzu se seznámíte s jedním z nejzákladnějších procesů v oblasti nákupu a v modulu SAP MM: SAP Procure to Pay Process (Proces od nákupu k platbě). Tento proces je také známý jako proces externího nákupu.

Proces SAP Procure to Pay je nutný, když potřebujeme pro naši společnost nakoupit materiál/služby od externího dodavatele. Tento proces zahrnuje všechny obchodní úkoly počínaje nákupní poptávkou (PR) a konče platbou dodavateli.

Události, které určují začátek tohoto procesu, souvisejí s:

• Plánováním požadavků na materiál (MRP) ze skladového hospodářství pro zajištění minimálního množství materiálu a nástrojů ve skladu.
• Materiály, nástroje, externí zdroje, plány služeb údržby závodu, aby bylo možné pořídit všechny zdroje potřebné k řádnému řízení údržby závodu.
• Další potřeby nákupu pocházející z oddělení společnosti.

Pro zahájení procesu je nutné vytvořit požadavek na nákup (PR), dokument, který umožňuje lidem pracujícím v různých odděleních společnosti specifikovat zboží nebo zdroje, které je třeba nakoupit. Proces končí zaúčtováním platby dodavateli. Zde je grafický přehled procesu externího nákupu v systému SAP:

Přehled procesu SAP Procure to Pay

Oddělení nákupu může uspokojit nákupní požadavky jiných oddělení společnosti vystavením:

• Nákupní objednávky: v tomto případě je nejprve nutný proces RFQ (Request for Quotation).
• Otevřená smlouva: v tomto případě je kromě procesu RFQ nákupní úkol dokončen prostřednictvím nákupní objednávky odkazující na otevřenou smlouvu.

Proces RFQ provádí oddělení nákupu vždy před vystavením smlouvy. Obvykle je konečným cílem této fáze výběr dodavatele z několika z nich, a to ve vztahu ke zboží nebo službám, které mají být nakoupeny.

Příjemka zboží umožňuje skladu oddělení, které nákupy objednalo, potvrdit přijaté množství zboží, zatímco Zápis služby umožňuje potvrdit přijetí služeb. Oba úkoly se provádějí pouze ve vztahu k objednávce/objednávce na uvolnění zakázky.

Následující dílčí proces, jehož název je Zpracování faktury, obsahuje úkoly pro přiřazení faktury k objednávce na uvolnění zakázky nebo k objednávce na uvolnění zakázky. Obsahuje také úlohy potřebné ke kontrole údajů na faktuře s údaji v Contract Release Order nebo Purchase Order, jako je množství a hodnoty podle jednotlivých položek.

Poslední úloha souvisí s evidencí platby dodavatele.

Transakce v procesu SAP Procure to Pay

Proces SAP Procure to Pay využívá následující transakce a dokumenty v systému SAP ERP.

Nákupní požadavek

Nákupní požadavek je interní dokument, který se vystavuje/vytváří vždy, když je požadováno zboží (skladové/neskladové) a/nebo služby. K použití bude k dispozici několik typů dokladů. Systém SAP automaticky kontroluje různé parametry, jako je dostupnost rozpočtu, a vyžaduje pracovní postup schvalování požadavku především na základě jeho hodnoty a interního delegování pravomocí, jakož i dalších technických parametrů (jako je kategorie položky nebo nákupní skupina). Požadavek vytvořený v systému lze v případě potřeby také revidovat.

Jak vyvolat tuto transakci

• Kód transakce SAP: ME51N
• Nabídka: V případě, že neznáte svého dodavatele a potřebujete nabídky od několika dodavatelů na materiál/službu, je nutné provést tuto transakci: Logistika -> Řízení materiálu -> Nákup -> Požadavek na nákup -> Vytvořit

Poptávka na cenovou nabídku (RFQ)

RFQ je nutná, pokud neznáte svého dodavatele a potřebujete nabídky od několika dodavatelů na materiál/službu. Jedná se o kompletní soubor procesů, které se spustí po obdržení nákupní poptávky. Položky poptávky mohou být seskupeny do jednoho procesu RFQ. Po obdržení nabídek od dodavatelů vedete záznamy v systému SAP, čímž se dokument RFQ změní na nabídku.

Jak tuto transakci vyvolat

• Kód transakce SAP: ME41
• Nabídka: Nákup -> RFQ/Quotation -> Request for Quotation -> Create

Otevřená smlouva

Otevřená smlouva je rámcová dohoda s dodavatelem na danou dobu platnosti s dohodnutým ceníkem. S odkazem na stejnou smlouvu lze generovat více příkazů k uvolnění smlouvy, dokud nevyprší její platnost nebo není k dispozici nevyplacená hodnota.

Jak vyvolat tuto transakci

• Kód transakce SAP: ME31K
• Nabídka: Logistika -> Řízení materiálu -> Nákup -> Rámcová smlouva -> Smlouva -> Vytvořit

Objednávka

Objednávka je dohodnutý oficiální dokument od zákazníka k prodejci pro záměr zákazníka koupit nebo odebrat jeden/více materiálů s dohodnutými cenami, dodacími lhůtami/termíny dodání, množstvím a specifikacemi. Automaticky se vytváří rozpočtový závazek. Lze předvídat tolerance pro zboží a neplánované služby.

Jak tuto transakci vyvolat

• Kód transakce SAP: ME21N
• Nabídka: Logistika -> Materiálové hospodářství -> Nákup -> Objednávka -> Vytvořit -.> ME21N – Známý dodavatel/zásobovací závod

Objednávka na uvolnění zakázky

Objednávka na uvolnění zakázky je dohodnutý oficiální dokument od zákazníka pro dodavatele týkající se záměru zákazníka koupit nebo odebrat jeden/více materiálů s dohodnutými cenami, dodacími lhůtami/termíny dodání, množstvím a specifikacemi a je vytvořen s odkazem na otevřenou smlouvu. Rozpočtový závazek je vytvořen automaticky. Lze předvídat tolerance pro zboží a neplánované služby.

Jak vyvolat tuto transakci

• Kód transakce SAP: ME21N
• Nabídka: Logistika -> Řízení materiálu -> Nákup -> Objednávka -> Vytvořit ME21N – Známý dodavatel/zásobovací závod

Příjem zboží

Příjem zboží je krok v nákupním cyklu, kdy je skutečné zboží objednané prostřednictvím objednávky na nákup/objednávky na uvolnění zboží přijato do společnosti a je zkontrolováno, zda odpovídá požadované kvalitě/množství. Pokud kvalita zboží splňuje požadovaná kritéria, je v systému SAP zaúčtována transakce Příjem zboží s odkazem na Objednávku nákupu / Objednávku uvolnění smlouvy. Tato transakce má dvojí účinek, neboť mění skladové množství (u zadaného materiálu) a současně je také předán zápis do modulu financí pro zaúčtování zásob na vrub závazků vůči dodavateli.

Jak tuto transakci vyvolat

• Kód transakce SAP: MIGO
• Nabídka: MIGO

Zápis služby

Zápis služby potvrzuje, že požadované služby z objednávky/objednávky na uvolnění smlouvy byly skutečně dodány/poskytnuty. Na listu pro zadání služby se zadává potvrzení s požadovanými parametry, které je následně směrováno prostřednictvím pracovního postupu na požadované úrovně pro potvrzení a konečné schválení.

Jak tuto transakci vyvolat

• Kód transakce SAP: ML81N
• Nabídka: ML81N Udržovat

Obsluha faktur

Proces je spuštěn vždy, když má být do systému SAP zadána faktura dodavatele přijatá za nákupy. Původně zadaná faktura se považuje za fakturu ve stavu “Zaparkováno”, což znamená, že nebyl proveden žádný finanční zápis ani zaúčtování a údaje o faktuře existují v systému pro evidenci a další schvalování. V této fázi se ve standardním systému SAP spustí “třícestná kontrola”, při níž se automaticky kontroluje správnost ceny/množství přijaté faktury oproti referenční objednávce a dokladu o příjmu zboží. Případné zjištěné nesrovnalosti zde mohou být upraveny o odchylky a sporné částky. Fakturu lze uvést do stavu blokování k úhradě. Po schválení faktury prostřednictvím definovaného pracovního postupu v systému SAP lze fakturu skutečně zaúčtovat. To obvykle provádí odpovědná osoba v oddělení účetních závazků společnosti. Tento proces obvykle překrývá společné funkce v modulech MM a FI.

Jak tuto transakci vyvolat

• Kód transakce SAP: MIRO/MIR7
• Nabídka: MIRO/MIR7 Zadejte fakturu

Platba

Pokud je faktura schválena prostřednictvím workflow, je posledním krokem v nákupním cyklu platba dodavateli. To se provádí zadáním transakce v systému SAP nazvané “Automatické provedení platby”, která se obvykle spouští pravidelně na základě platebních podmínek / termínů splatnosti uvedených v objednávce. Výsledkem platebního běhu může být šek vytištěný prostřednictvím systému SAP pro určené dodavatele nebo mohou být výsledky platebního běhu exportovány do externích systémů pro portál internetového bankovnictví, jehož prostřednictvím jsou platby dodavateli převedeny elektronicky.

–

Líbil se vám tento výukový program SAP MM? Máte nějaké dotazy nebo připomínky? Rádi si vyslechneme vaše názory v komentářích níže. Velmi by nám to pomohlo a doufáme, že se tím budeme moci zabývat při zlepšování našich bezplatných výukových kurzů SAP MM.