Pište výkonně: Vyhněte se zbytečným slovům a frázím
Od Judy Vorfeldové
“Lehkomyslní spisovatelé a nedbalí řečníci používají mnoho slov tam, kde by jich stačilo málo,” říká Owl Editing. “Přitom pro všechna slova je jejich vyjádření jen ochuzené; více slov nemusí nutně znamenat větší význam.”
Vydáváte zpravodaj, máte webové stránky nebo píšete články či recenze? Pokud ano, už teď se snažíte dobře publikovat. Pokud si však nejste jisti, zda se vám to daří, zde je několik rad, které by vám mohly pomoci.
Špatná slova mohou oslabit věty a myšlenky
Snažte se, aby vaše věty byly ostré a jasné. Těsnopis. Mnoho slov a slovních spojení je velmi, velmi zbytečných. Opravdu. Ve skutečnosti někdy slova a fráze věty oslabují.
Příklad slov, kterým se vyhněte, když se snažíte psát pevně: no, upřímně, vlastně, upřímně, popravdě, opravdu, docela, tak, velmi, trochu, zdá se, naprosto, prakticky, v podstatě a spíše.
Někdy jsme v pokušení používat slabá nebo zbytečná slova a fráze ve snaze znít přátelsky nebo neformálně. A někdy je to v pořádku. Záleží na posluchačích.
Tady je několik frází, které stojí za to (většinou) vynechat: “
Podívejte se na výše uvedené fráze: “myslím, že”, “tak nějak”, “podle mého názoru”, “netřeba říkat” a “bezpochyby”. Jakou mají hodnotu? Často jsou to zbytečné výplně a jejich používání (při psaní nebo mluvení) může být formou prokrastinace. Přejděte k věci!”
Když už jsme řekli, že slova oslabují, jsou chvíle, kdy musíte použít diplomacii, a možná budete muset použít slova jako “zdá se”, “zdá se” a “poněkud”. Opět záleží na kontextu. (Některé podniky mohou říci: “Zdá se, že ve vašich účetních záznamech je chyba” místo “Zaplať účet, ty mrtvý neplatiči!” nebo “Objevili jsme nějaké nesrovnalosti v našem účetnictví” místo “Připravte se na návštěvu velké poroty.”)
Zbytečná slova &Fráze
V obchodní korespondenci, článcích a dalších písemných dokumentech používejte nadbytečné fráze střídmě (nebo je vynechejte). Zde je několik takových, které lidé pravidelně používají:
- 12 midnight (půlnoc)
- 12 noon (poledne)
- Absolutely essential (nezbytné)
- Added bonus (bonus)
- Both of them (oba)
.
- Křišťálově čistý (čistý)
- Konečný výsledek (výsledek)
- Přesně stejný (přesný nebo stejný)
- Menší počet (méně)
- Konečný výsledek (výsledek)
- Bezúplatný dar-away or free gift (rozdávání nebo dar)
- Inasmuch as (jelikož, protože)
- Příběh (historie bude většinou fungovat)
- Bod v čase (bod, čas nebo tehdy)
- Není pochyb o tom, že (co třeba “jasně”?)
- Do té doby (dokud)
Udělejte své odstavce zajímavé
Nejenže musíme psát jasně a pevně, ale také musíme odstavce udělat zajímavé. Pokud je to možné, vyhněte se všem krátkým větám nebo všem dlouhým větám v odstavci. Obměňujte je. (Právě jsem to udělal v tomto odstavci).
Není nutné to dělat u každého odstavce, ale taková struktura pomáhá čtenáři postupovat dál. A obrovským odstavcům se vyhýbejte jako moru. V obchodním světě lidé dlouhé odstavce často přeskakují. Máme mnoho možností, jak své dokumenty udělat pro zaneprázdněné lidi zajímavými: například odrážky, čísla, odsazení, tučné písmo a kurzívu, spolu s nadpisy a podnadpisy, které mohou být v kontrastním písmu a různé velikosti.
Snažte se, aby se všechny vaše dokumenty staly drobnými uměleckými díly. Ať účinně předávají sdělení, aniž by čtenář ztrácel čas. Vyvažujte sdělení na stránce. Velké zadání? Ne, zvládnete to!”
Tady jsou tři stránky s tipy, které vám pomohou, aby každé slovo mělo váhu:
.