Por Katherine Schwartz
Especialista en generación de demanda
SpaceIQ

A simple vista, el mantenimiento de instalaciones parece un concepto autónomo. Pero, ¿cómo es un régimen de mantenimiento de instalaciones? ¿Qué propósito tiene en el esquema mayor de las operaciones de la empresa?

El mantenimiento de las instalaciones va más allá de arreglar puertas rotas o estar al día con el mantenimiento de la climatización. Es una supervisión acumulativa y completa de todo lo que hace que un edificio funcione día a día. Tiene en cuenta todos los elementos de las instalaciones, se ocupa de la delegación de funciones, implica al personal interno y externo, y aprovecha las instalaciones en los planes operativos estratégicos. Decir que el mantenimiento de las instalaciones toca todos los elementos de un negocio no es una exageración, y subestimar su importancia es un gran error.

Eche un vistazo a lo que implica el mantenimiento de las instalaciones y lo inclusivo y completo que es este aspecto del éxito empresarial.

Tipos de mantenimiento de edificios

¿Cuáles son los ejemplos de mantenimiento de instalaciones? Normalmente, las tareas de las instalaciones se dividen en diferentes categorías en función de la frecuencia y la gravedad, teniendo en cuenta aspectos como el coste, la complejidad y si los artesanos internos o los proveedores asumirán la tarea. Para la mayoría de las instalaciones, los diferentes tipos de mantenimiento de edificios se dividen en lo siguiente:

• Planes de mantenimiento programado de las instalaciones: Elementos que se pueden planificar con antelación y poner en el calendario.
• Mantenimiento no programado: Problemas que ocurren fuera del mantenimiento planificado.
• Mantenimiento de emergencia: Problemas no programados que requieren atención oportuna.
• Mejoras de capital: Modificaciones complejas y de alto coste que quedan fuera de la rutina.

Depende de los gestores de las instalaciones categorizar el mantenimiento y actuar adecuadamente. Por ejemplo, el mantenimiento de los jardines durante los meses de verano puede estar programado todos los martes y sábados, mientras que una bombilla fundida puede aparecer como un ticket de soporte archivado como mantenimiento no programado.

Los elementos de mantenimiento de emergencia suelen ser aquellos que suponen un riesgo para la salud o un peligro para las personas si no se resuelven: el deshielo de las escaleras de entrada durante el invierno. Las mejoras de capital suelen requerir la colaboración de otras partes interesadas y de los comités de supervisión del presupuesto.

Servicios duros frente a servicios blandos

Los distintos tipos de mantenimiento de edificios tienen una prioridad diferente, normalmente dependiendo de si son servicios duros o blandos. Ya hemos hablado anteriormente de los servicios de mantenimiento de instalaciones duros y blandos. He aquí un rápido resumen:

• Los servicios duros tienen que ver con el edificio en sí (HVAC, fontanería, electricidad)
• Los servicios blandos afectan a las operaciones y a las personas (conserjería, gestión de residuos, decoración)

Aunque ambos son importantes, los servicios duros suelen tener prioridad sobre los blandos porque se consideran vitales y emergentes. Los costes asociados a los servicios duros tienden a aumentar cuanto más tiempo estén sin resolver.

¿Quién hace el trabajo?

¿Cómo se mantiene una instalación? Es una buena pregunta, especialmente a medida que las instalaciones se hacen más grandes y complejas. En el caso de las empresas pequeñas, un equipo interno puede ser capaz de llevar a cabo la mayor parte del mantenimiento básico; sin embargo, a medida que las empresas crecen, necesitarán apoyarse en más personas y en conjuntos de habilidades más amplios para mantener un edificio a la altura.

Los responsables de las instalaciones dirigen las iniciativas de mantenimiento de los edificios y son en gran medida responsables de delegar las tareas de mantenimiento. Se apoyan en diferentes grupos:

• Personal interno de las instalaciones: Encargado de las tareas de mantenimiento básicas y puntuales.
• Artesanos contratados: Encargados de tareas de mantenimiento complejas y urgentes.
• Proveedores autorizados (SLA): Encargados de tareas de mantenimiento rutinarias y continuas.

La delegación se produce de muchas maneras. Los tickets de soporte se utilizan a menudo como medio interno para asignar el trabajo de mantenimiento. Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) crean calendarios y ámbitos de trabajo que los proveedores externos deben cumplir. La mayoría de los gestores de instalaciones también cuentan con una red de artesanos contratados a los que pueden recurrir para obtener un servicio de confianza.

También existe el concepto de gestión integrada de instalaciones, que combina todo el trabajo de mantenimiento posible bajo el paraguas de un único proveedor, para racionalizar los costes y la rapidez.

Consideraciones sobre el mantenimiento de instalaciones

La última pregunta que hay que hacerse es… ¿por qué? Por qué es tan importante estar al día en el mantenimiento de las instalaciones y dedicar tan amplios recursos y atención a un edificio? ¿Merece la pena esta atención a los gastos generales?

Desde luego. Las instalaciones afectan a todas las partes de las operaciones de una empresa y son parte integrante de las iniciativas estratégicas que plantea. Sin un lugar de trabajo bien gestionado y mantenido, una empresa carece de un activo importante e incluso puede encontrarse con un gran obstáculo para el éxito. Un facility manager tiene efectivamente dos objetivos:

• Operativos: Crear un entorno seguro, accesible, cómodo y útil para los empleados, los visitantes y los clientes.
• Estratégico: Ayudar a la empresa a alcanzar amplios objetivos de ingresos e indicadores clave de rendimiento mediante una gestión consciente de los gastos generales.

El mantenimiento de las instalaciones es acumulativo. Cada tarea realizada se suma a unas instalaciones que funcionan bien, lo que allana el camino para que los empleados hagan su mejor trabajo, lo que permite que una empresa crezca y tenga éxito. No hay nada más importante que unos cimientos sólidos y bien mantenidos; para la mayoría de las empresas, esos cimientos son sus instalaciones.

Las instalaciones exigen un mantenimiento constante

El aspecto más impresionante del mantenimiento de las instalaciones es que está siempre presente. El mantenimiento de las instalaciones se realiza a diario y requiere un enfoque con visión de futuro para adelantarse a las nuevas necesidades. Aunque un gestor de instalaciones puede supervisar y coordinar el mantenimiento de las instalaciones, se necesita todo un equipo para ejecutar las tareas en todos los niveles.

La ironía del buen mantenimiento de las instalaciones es que, si se hace bien, a menudo pasa desapercibido. Cuando todo funciona como debería, sin fricciones ni obstáculos, los empleados, los visitantes y cualquier otra persona que interactúe con las instalaciones tendrán una experiencia perfecta. Es una recompensa que bien merece la inversión de tiempo, energía y capital.

Siga leyendo: Familiarícese con un plan de mantenimiento de instalaciones