Wenn Sie beim Versand Kosten sparen wollen, sollten Sie einen Blick auf den Inbound-Versand werfen. Je nach Branche und Größe des Unternehmens kann ein Unternehmen mehr als 40 % seines jährlichen Frachtbudgets für den eingehenden Versand ausgeben, so die Aberdeen Group, ein Forschungsunternehmen in Boston. Ein effizienteres Programm für eingehende Frachtsendungen kann Verzögerungen minimieren, Geld sparen und sogar Verwirrung vermeiden.

75 % der von der Aberdeen Group befragten Unternehmen geben an, dass das Management eingehender Frachtsendungen ein wichtiger Schwerpunkt ist. Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit jährlichen Kosten von über 18 Mio. USD für eingehende Frachtsendungen berichtete, dass es Rechnungen von mehr als 100 Spediteuren bezahlte – obwohl es mit fünf Spediteuren Vorzugsbedingungen ausgehandelt und deren Verwendung bei jedem Auftrag festgelegt hatte.

Logistik- und Lieferkettenunternehmen stehen vor drei wesentlichen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Oberhand über die Ausgaben für eingehende Frachtsendungen zu gewinnen.

3 Herausforderungen im Bereich des eingehenden Versands, die Logistikverantwortliche angehen müssen

Mangelnde Transparenz

Logistikverantwortliche werden von Betriebs-, Verkaufs-, Planungs-, Einkaufs- und Buchhaltungsgruppen ständig um genauere und zeitnahe Informationen über eingehende Sendungen gebeten. Um herauszufinden, was unterwegs ist, wo es sich befindet, wann es ankommen wird und wie viel es kosten wird, müssen heute Informationen aus internen Unterlagen, Websites von Spediteuren und Telefonanrufen zusammengesucht werden – ein zeitraubender, ineffizienter Prozess. Und das für eine einzige Sendung. Die Erstellung eines umfassenden Berichts kann Stunden oder Tage in Anspruch nehmen.

Darüber hinaus müssen sich Transportmanager, die sich bei der Verfolgung der Fracht auf überwiegend manuelle Prozesse verlassen, mit der Antwort “es kommt, wenn es kommt” zufrieden geben. Dieser Mangel an Vorhersehbarkeit hat Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und führt zu überschüssigen Lagerbeständen, Absatzhindernissen und Abweichungen in der Leistung der Lieferkette des Unternehmens. In den meisten Unternehmen bedeutet der Mangel an zuverlässigen, leicht zugänglichen Echtzeitdaten, dass sie sich an die Lieferanten wenden müssen, um Einzelheiten zur Lieferung zu erfahren (Name des Spediteurs, Nummer der Sendungsverfolgung oder des Frachtbriefs usw.). Dies ist ein ineffizienter und arbeitsintensiver Prozess und letztlich eine kostspielige Art und Weise, mit eingehenden Sendungen umzugehen.

Mangel an Kontrolle

Die meisten Unternehmen haben sorgfältig optimierte Pläne und Leitfäden entwickelt, in denen festgelegt ist, wie Benutzer und Lieferanten Material versenden sollen. Sie haben jedoch kaum Kontrolle darüber, ob diese Leitfäden befolgt werden, obwohl sie die Frachtkosten bezahlen. Sie müssen sich darauf verlassen, dass ihre Lieferanten und Mitarbeiter die Routing-Anweisungen und -Richtlinien befolgen, ohne dass sie die Möglichkeit haben, diese optimierten Pläne durchzusetzen.

Bei den Ausgaben für den ausgehenden Versand ist dies weniger problematisch, da die Unternehmen in der Regel eine direkte Kontrolle über ihre ausgehende Fracht haben. Die meisten Bestellbedingungen sind jedoch “Ex Works” (EXW), bei denen der Käufer die Kosten für den eingehenden Versand bezahlt und das Risiko für die Lieferung der Waren übernimmt.

In diesem Szenario ist der Käufer davon abhängig, dass der Lieferant die gelieferten Routing-Anweisungen befolgt. Leider halten sich die Lieferanten nicht konsequent an die Versandanweisungen, da sie sich darauf konzentrieren, täglich Produkte an Hunderte von Kunden zu versenden.

Wenn sich ein Lieferant nicht an die Versandanweisungen hält (z. B. Auswahl des Spediteurs, Auswahl der Serviceebene, Identifizierung der Kontonummer, besondere Anweisungen, Benachrichtigungen usw.), trägt das einkaufende Unternehmen die zusätzlichen Frachtkosten sowie die Kosten, die sich aus Verzögerungen beim Erhalt der gekauften Artikel, Unterbrechungen der Lieferkette und mangelnder Transparenz der Sendung ergeben. Diese Kosten können in der Regel nicht bis auf die Produktebene zurückverfolgt werden, um eine genaue Berechnung der Warenkosten (COGS) zu ermöglichen.

Außerdem hat der Einkäufer, sobald die Artikel unterwegs sind, keine Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, sei es als Reaktion auf externe Ereignisse wie ein Wetterereignis oder die Notwendigkeit, eine Sendung für verschiedene Lieferziele aufzuteilen.

Es kann Wochen oder Monate dauern, bis die erhöhten Kosten sichtbar werden, da die Rechnungen für den eingehenden Versand eingegeben und bezahlt werden müssen, bevor die Finanzabteilung einen Ausgabenbericht erstellen kann. Selbst dann kennt man nur die Gesamtkosten. Um die Daten detaillierter aufzuschlüsseln, muss man den Papierkram manuell durchgehen, sich bei mehreren Versandportalen anmelden und die Informationen auf verschiedene Weise zusammenstellen, um das Problem zu analysieren. Solange also keine spezifische Frage auftaucht oder jemand ein Projekt zur Analyse der Ausgaben für eingehenden Versand durchführt, bleiben die wahren Kosten des eingehenden Versands unbekannt.

Steigende Frachtkosten

Nach Angaben der Aberdeen Research Group verzeichneten die befragten Unternehmen im Durchschnitt einen Anstieg von 14.5 % bei den Lkw-Tarifen, 11,5 % bei den LTL- und Schiffstarifen und 15,1 % bei den internationalen Luftfrachttarifen in den letzten zwei Jahren.

Es liegt auf der Hand, dass die externen Frachttarife außerhalb des Einflussbereichs des Logistikmanagers liegen. Das bedeutet jedoch, dass ein sorgfältiges Management des Ökosystems der eingehenden Sendungen von größerer Bedeutung ist. Neben der oben erwähnten Verbesserung der Transparenz und Kontrolle sind Logistikmanager gezwungen, nach anderen Einsparmöglichkeiten Ausschau zu halten:

• Reduzierung des Personalbestands
• Verkleinerung des Budgets für IT-Dienste
• Verstärkung der Zentralisierung des Versands

Allerdings können solche Änderungen das Problem nur noch verschärfen. Wie also können Versandmanager die externen Kosten mit weniger internen Ressourcen kontrollieren?

• Führen Sie eine gründliche Frachtdatenanalyse durch, um festzustellen, wo Geld verloren gegangen ist, damit Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen
• Implementieren Sie ein robustes Transportmanagementsystem
• Arbeiten Sie mit einem Logistikdienstleister zusammen, der Ihnen dabei helfen kann, ein maßgeschneidertes Programm für den Inbound-Versand und die Routenplanung zu entwickeln, und arbeiten Sie dabei eng mit Ihren Lieferanten zusammen

Es ist klar, dass die Verwaltung des Inbound-Versands eine Herausforderung darstellt. Glücklicherweise gibt es jetzt praktische, verwaltete Dienste, die es Unternehmen ermöglichen, Prozesse zu verwalten, die Transparenz zu erhöhen und die Kontrolle über ihre Kosten für eingehende Sendungen zu gewinnen. Eine komplette Managed-Service-Lösung kombiniert Fachwissen über komplexe Logistik mit einem On-Demand-System für das Logistikmanagement. Bei der Auswahl eines Anbieters oder beim Aufbau eines eigenen Programms für die Verwaltung eingehender Frachtsendungen müssen Sie jedoch wissen, wonach Sie suchen, wenn es um automatisierte Werkzeuge, Systeme und integrierte Dienstleistungen geht.