Eine Neueinstellung ist immer ein Risiko. Es besteht die Sorge, dass ein neuer Mitarbeiter nicht so gut passt oder nicht so qualifiziert für die Stelle ist wie erwartet. Schlimmer noch, der neue Mitarbeiter könnte ein erhebliches Sicherheits- oder Haftungsrisiko darstellen. Eine schlechte Einstellungsentscheidung kann einen Arbeitgeber für lange Zeit ärgern. Das Chaos einer einzigen Fehlbesetzung aufzuräumen, kann ablenkend, zeitraubend und kostspielig sein. Ganz zu schweigen von der Zeit und den Kosten, die mit der Suche und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Eine ordnungsgemäße Überprüfung eines Mitarbeiters im Voraus kann einem Arbeitgeber Ärger, Zeit und erhebliche Kosten ersparen.

Es gibt keine Garantie dafür, dass ein Kandidat sich bewährt. Es ist schwierig, anhand einer Bewerbung, eines Anschreibens, eines Lebenslaufs und eines kurzen Gesprächs festzustellen, ob ein Bewerber “der Richtige” ist. Referenzen geben nur selten Aufschluss, da frühere Arbeitgeber in der Regel nur das Datum der Beschäftigung, die Position und die Aufgaben des Bewerbers bestätigen. Infolgedessen nutzen Arbeitgeber vor der Einstellung Hintergrundüberprüfungen, einschließlich der Durchsuchung von Strafregistern, als alternative Informationsquelle für die Überprüfung von Bewerbern.

Hintergrundüberprüfungen haben sich als einfache und kostengünstige Möglichkeit erwiesen, Bewerber kennenzulernen, Probleme zu vermeiden, bevor sie entstehen, und das mit einer Neueinstellung verbundene Risiko zu minimieren. Für einige Stellen (z. B. Anwälte, Schulpersonal und Krankenschwestern) können Hintergrundüberprüfungen sogar vorgeschrieben sein. Darüber hinaus führen einige Arbeitgeber Hintergrundüberprüfungen bei bestehenden Mitarbeitern durch, um zu entscheiden, ob diese weiterbeschäftigt, befördert oder versetzt werden sollen. Folglich ist die Überprüfung von Bewerbern und Mitarbeitern alltäglich geworden.

Aber die Tatsache, dass “jeder es tut”, rechtfertigt nicht, blindlings Hintergrundüberprüfungen bei allen Stellenbewerbern oder derzeitigen Mitarbeitern durchzuführen. Die unsachgemäße Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung kann rechtliche Folgen haben. Bevor Sie also einen aktuellen oder potenziellen Mitarbeiter überprüfen, sollten Sie sich mit den geltenden Gesetzen vertraut machen.

Federal FCRA

Arbeitgeber, die Mitarbeiter oder potenzielle Mitarbeiter überprüfen, müssen die Anforderungen des Fair Credit Reporting Act (FCRA) beachten. Es gibt Unternehmen, die sich auf die
Durchführung von Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern spezialisiert haben. In der Regel ist es ratsam, sich an eines dieser Unternehmen zu wenden, wenn Sie eine Hintergrundüberprüfung benötigen. Sie haben Erfahrung mit der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen, können leicht auf geeignete Such- und Informationsquellen zugreifen und sind mit Informationen vertraut, die Arbeitgeber vermeiden sollten. Außerdem bergen interne Hintergrundüberprüfungen das Risiko von Diskriminierungsklagen.

Wenn Sie jedoch eine Person oder eine Agentur außerhalb Ihres Unternehmens beauftragen, kommen die Anforderungen des FCRA ins Spiel, die nicht gelten, wenn Sie eine Hintergrundüberprüfung intern durchführen. Mit anderen Worten, wenn ein interner Angestellter
die Hintergrundprüfung durchführt, gilt das FCRA nicht.

Das FCRA gilt insbesondere, wenn Arbeitgeber “Verbraucherberichte” oder “investigative Verbraucherberichte” von einer “Verbraucherberatungsstelle” erhalten. Die Federal Trade Commission (FTC), die für die Durchsetzung des FCRA zuständig ist, legt den Begriff “consumer reporting agency” weit aus. Nach Ansicht der FTC gelten Anwaltskanzleien und Stellenvermittlungsagenturen, die Informationen sammeln, zusammenstellen oder auswerten (selbst wenn es sich um öffentliche Informationen handelt)
und diese dann einem Arbeitgeber im Austausch für eine Leistung zur Verfügung stellen, als Verbraucherberatungsstellen.

“Verbraucherberichte” und “investigative Verbraucherberichte” umfassen Berichte, die von einer Verbraucherberatungsstelle über den “Charakter, den allgemeinen Ruf, die persönlichen Eigenschaften oder die Lebensweise” einer Person eingeholt wurden.
Dazu gehören Berichte über das Fahrverhalten,
die Kreditwürdigkeit, das Strafregister und den beruflichen Werdegang der Person. Beachten Sie, dass Aufzeichnungen über den Militärdienst nach dem Privacy Act von 1974 im Allgemeinen als vertraulich gelten und nur unter bestimmten Umständen freigegeben werden dürfen.

Um einen Verbraucherbericht oder einen investigativen Verbraucherbericht von einer Verbraucherauskunftei ordnungsgemäß zu erhalten und zu verwenden, muss ein Arbeitgeber den Angestellten oder Bewerber darüber informieren, dass eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchgeführt werden soll. Bevor die Überprüfung durchgeführt werden kann, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine angemessene schriftliche Erlaubnis zum Erhalt des Berichts erteilen. Eine “angemessene Erlaubnis” setzt voraus, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein klares,
auffälliges und schriftliches Auskunftsformular zur Verfügung stellt, das von anderen potenziell ablenkenden Inhalten völlig getrennt ist. Der Arbeitnehmer muss dann dem Arbeitgeber die schriftliche Genehmigung erteilen, einen Bericht einzuholen, bevor der Arbeitgeber dies tut.

Wenn der Arbeitgeber beschließt, nachteilige Maßnahmen gegen einen Bewerber oder Arbeitnehmer zu ergreifen, die zumindest teilweise auf Informationen in einem Verbraucherbericht beruhen, muss er zusätzliche Anforderungen erfüllen. Insbesondere muss der Arbeitgeber
dem Bewerber oder Arbeitnehmer eine Kopie des Berichts und eine Beschreibung seiner Rechte, wie sie von der FTC aufgezählt werden, zukommen lassen. Die FTC hat zu diesem Zweck ein “Formular zur Offenlegung vor einer nachteiligen Maßnahme” erstellt. Der Arbeitgeber sollte dem Bewerber oder Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Behebung von Mängeln einräumen und den Arbeitnehmer dann informieren, wenn die Einstellungsentscheidung endgültig ist.

Das Bundesgesetz verlangt von den Arbeitgebern eine Bestätigung, dass sie das FCRA eingehalten haben, bevor Verbraucherauskunfteien Verbraucherberichte erstellen, vervollständigen oder an sie weitergeben dürfen. Daher sollten Sie
einer Verbraucherauskunftei die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung stellen, bevor Sie sie beauftragen, einen angeforderten Bericht zu erstellen. Außerdem sollten Sie sich von der Auskunftei zusichern lassen, dass sie sich bei der Durchführung der Untersuchung an das Gesetz halten wird
.

Es bestehen erhebliche Risiken bei Nichteinhaltung des FCRA. Arbeitgeber können mit Schadenersatz, Strafen und Anwaltsgebühren belegt werden, wenn sie ihren Verpflichtungen aus dem Gesetz nicht nachkommen.

Utah’s Employment Selection Procedures Act

Utah’s Employment Selection Procedures Act verbietet es einem Arbeitgeber, die Sozialversicherungsnummer, das Geburtsdatum oder die Führerscheinnummer eines Bewerbers anzufordern, es sei denn, die Anfrage gilt für alle Bewerber und wird vom Arbeitgeber verwendet, um eine dem FCRA unterliegende Kredithistorie zu erhalten oder um interne Aufzeichnungen zu überprüfen, um festzustellen, ob der Bewerber sich zuvor um eine Stelle beworben hat oder zuvor beschäftigt war. Arbeitgeber dürfen diese Informationen nur zu einem einzigen Zweck verwenden: um zu entscheiden, ob ein Bewerber eingestellt werden soll.

Arbeitgeber müssen eine spezifische Politik bezüglich der Aufbewahrung, der Verfügung, des Zugangs und der Vertraulichkeit von Informationen, die über Bewerber gesammelt wurden, aufrechterhalten und einem Bewerber die Möglichkeit geben, die Politik zu überprüfen, bevor er zustimmt, Informationen als Teil des Einstellungsverfahrens zu liefern. Arbeitgeber dürfen die über Bewerber gesammelten Informationen nicht länger als zwei Jahre aufbewahren.

Überprüfungen des strafrechtlichen Hintergrunds

In vielen Bundesstaaten, darunter Utah, ist es in fast allen Fällen legal, während des Bewerbungsverfahrens eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchzuführen. Nach dem FCRA müssen Sie den Bewerber oder Mitarbeiter darüber informieren, dass Sie Informationen über strafrechtliche
Verurteilungen bei Einstellungsentscheidungen verwenden könnten. Dies sollte in einem separaten Dokument geschehen, das einen auffälligen Hinweis enthält. Wenn Sie einen Bewerber nicht einstellen oder aufgrund von Informationen aus einem Strafregisterauszug nachteilige Maßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreifen, müssen Sie ihm den Bericht zeigen, der zu der nachteiligen Entscheidung oder Maßnahme geführt hat, und ihm Informationen zur Verfügung stellen, die es ihm ermöglichen, die Informationen, die er für falsch hält, zu korrigieren.

Wenn Sie sich nach strafrechtlichen Verurteilungen erkundigen, müssen Sie auch darauf achten, Diskriminierung gemäß Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes von 1964 zu vermeiden. Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) wird Ihnen in der Regel nicht erlauben, die Einstellung eines Bewerbers aufgrund einer früheren Verurteilung abzulehnen, es sei denn, Sie können nachweisen, dass die Entscheidung arbeitsplatzbezogen und mit der geschäftlichen Notwendigkeit vereinbar ist.

Bevor Sie entscheiden, ob Sie jemanden aufgrund einer strafrechtlichen Verurteilung einstellen, sollten Sie drei Faktoren berücksichtigen:

1. Die Art und Schwere der Straftat;
2. die Zeit, die seit der Straftat und/oder der Vollstreckung der Strafe vergangen ist; und
3. die Art der angestrebten Stelle.

Eine Verurteilung wegen Betrugs, Diebstahls oder Unterschlagung ist beispielsweise wahrscheinlich so eng mit der Steuerprüfung verbunden, dass die Ablehnung eines Bewerbers aufgrund einer solchen Verurteilung nicht gegen Titel VII verstößt.

Sie müssen einen Bewerber, der aufgrund einer strafrechtlichen Verurteilung vom Einstellungsverfahren ausgeschlossen wird, darüber informieren, damit er nachweisen kann, warum die strafrechtliche Verurteilung nicht berücksichtigt werden sollte. Denken Sie schließlich daran, dass eine Person, deren strafrechtliche Verurteilung nach dem Recht von Utah (oder dem Recht vieler anderer Staaten) getilgt wurde, rechtmäßig auf jede Anfrage so reagieren kann, als ob die strafrechtliche Verhaftung oder Verurteilung nicht stattgefunden hätte.

Medizinische Unterlagen

Generell sind medizinische Unterlagen vertraulich und können nicht im Rahmen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung eingeholt werden. Zumindest schreibt das FCRA vor, dass ein Arbeitgeber eine ausdrückliche Genehmigung zur Einholung von Krankenakten einholen muss. In vielen Bundesstaaten (z. B. in Kalifornien) sind Krankenakten streng vertraulich und können nicht Teil einer Zuverlässigkeitsüberprüfung sein. Daher sollten Sie Bewerber während des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens nicht nach Krankheiten oder Behinderungen fragen. In den meisten Fällen dürfen Sie Beschäftigungsentscheidungen nicht auf der Grundlage medizinischer Informationen treffen.

Außerdem beschränkt der Americans with Disabilities Act (ADA) die Anfragen auf Informationen, die sich auf die Fähigkeit des Bewerbers beziehen, die wesentlichen Arbeitsaufgaben zu erfüllen. Nach dem ADA darf ein Arbeitgeber nur dann behinderungsbezogene Fragen stellen oder eine körperliche oder medizinische Untersuchung eines Bewerbers verlangen, wenn er ein bedingtes Stellenangebot gemacht hat und wenn die Untersuchung für die Stelle relevant ist. Ein Arbeitgeber kann nur dann beschließen, die Person nicht einzustellen, wenn sie aufgrund einer Erkrankung nicht in der Lage ist, die wesentlichen Funktionen der Stelle mit oder ohne angemessene Vorkehrungen auszuführen.

Nach dem Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) darf ein Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten außer in sehr seltenen Fällen keine genetischen Informationen, einschließlich Informationen über die Familiengeschichte, von Bewerbern
oder Beschäftigten anfordern, verlangen oder erwerben. Nach den geltenden Vorschriften umfasst das Anfordern von Informationen auch die Durchführung von Internetrecherchen oder das Abhören von Gesprächen mit Dritten, die wahrscheinlich zum Erhalt von genetischen oder familiären Informationen führen. Darüber hinaus verbietet GINA die Verwendung genetischer Informationen, einschließlich Informationen zur Familienanamnese, wenn Entscheidungen getroffen werden, die sich auf die Bedingungen oder Privilegien eines Arbeitsverhältnisses auswirken oder zu nachteiligen Beschäftigungsmaßnahmen gegen einen Bewerber oder Mitarbeiter führen.

Unter bestimmten Umständen kann eine Hintergrundüberprüfung auch die Krankengeschichte der Arbeitnehmer umfassen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle geltenden Gesetze einhalten, wenn Sie solche Informationen einholen. Die Arbeitsunfallgeschichte einer Person ist in der Regel eine öffentliche Angelegenheit, aber Sie dürfen diese Informationen nicht dazu verwenden, einen Bewerber zu diskriminieren. Das ADA verbietet es Ihnen, sich in einer Bewerbung oder während eines Vorstellungsgesprächs nach der arbeitsmedizinischen Vorgeschichte eines Bewerbers zu erkundigen. Sie dürfen solche Fragen erst dann stellen und eine Hintergrundprüfung durchführen, wenn Sie ein bedingtes Stellenangebot gemacht haben.

Diskriminierende Verwendung von Hintergrundberichten

Wenn Sie Hintergrundinformationen verwenden, müssen Sie die Bundes- und Landesgesetze einhalten, die Bewerber und Arbeitnehmer vor Diskriminierung schützen sollen. Es ist illegal, den Hintergrund einer Person zu überprüfen
, wenn die Entscheidung darüber auf Rasse, Hautfarbe, ethnischer Zugehörigkeit, Alter (40 oder älter), Geschlecht, Religion, nationaler Herkunft oder genetischen Informationen (einschließlich der Familiengeschichte) beruht. So ist es beispielsweise diskriminierend, wenn nur Bewerber oder Angestellte einer bestimmten Rasse auf ihre kriminelle oder finanzielle Vergangenheit hin überprüft werden.

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