Viele Subunternehmer im Baugewerbe verlassen sich auf ein Netz von Freunden und Bekannten, wenn in der Hochsaison die Arbeit anrollt. Einen Cousin zu bitten, an einem Projekt mitzuarbeiten und in bar zu bezahlen, mag einfacher erscheinen als einen Scheck auszustellen oder zu prüfen, ob er als Angestellter in Frage kommt. Aber wenn die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) Ihr Unternehmen prüft und die Barzahlungen entdeckt, könnte dies die Nachzahlung von Lohnsteuern, aufgelaufenen Zinsen und einer Zivilstrafe bedeuten.

Eine Untersuchung des IRS in Pennsylvania ist ein gutes Beispiel dafür. In der Steueranklage wird behauptet, dass drei Männer Unternehmen betrieben haben, die ihren Mitarbeitern von 2006 bis 2012 Bargeld in Höhe von 7 Millionen US-Dollar gezahlt haben, ohne es ordnungsgemäß einzubehalten.

Arbeitgeber müssen Bundes- und Landessteuern einbehalten, die sich nach der Anzahl der Zulagen richten, die ein Arbeitnehmer im Formular W-4 aufführt. Darüber hinaus schreibt der Federal Insurance Contribution Act (FICA) die Einbehaltung bestimmter Prozentsätze für Sozialversicherung und Medicare vor. Der Arbeitgeber führt diese Treuhandzahlungen im Namen des Arbeitnehmers an die Steuerbehörde ab.

Die Männer aus Pennsylvania werden wegen Steuerhinterziehung und Verschwörung zu Geldstrafen von bis zu 250.000 Dollar und fünf Jahren Gefängnis verurteilt. Auf die Anklagen wegen falscher Steuererklärungen stehen eine ähnliche Geldstrafe und bis zu drei Jahre hinter Gittern. Darin sind noch nicht einmal die Steuernachzahlungen enthalten, die als Entschädigung geschuldet werden.

Das nächste Problem, das sich häufig aus dem Szenario ergibt, dass jemand nur gelegentlich für Sie arbeitet, ist die Frage, ob diese Person als Angestellter oder als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollte.

Das Ausmaß der Kontrolle über die Arbeit ist ein wichtiger Faktor

Die falsche Einstufung von Angestellten als unabhängige Auftragnehmer ist auch deshalb üblich, weil Unternehmen versuchen, ihre Gemeinkosten und Lohnkosten zu senken. Ein Unternehmen braucht keine Steuern einzubehalten oder unabhängigen Auftragnehmern Vergünstigungen zu gewähren.

Lowe’s hat kürzlich einen Vergleich in Höhe von rund 6,5 Millionen Dollar mit Arbeitnehmern geschlossen, die fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft wurden. Die Auftragnehmer, die für den Baumarktriesen Installationen vornahmen, behaupteten, sie seien in Wirklichkeit Angestellte. Lowe’s zwang die Installateure, den Kunden zu sagen, dass sie für Lowe’s arbeiteten. Außerdem mussten sie an Schulungen von Lowe’s teilnehmen und bei verschiedenen Aufträgen Hüte und Hemden mit dem Firmenlogo tragen. Das Maß an Kontrolle, das ausgeübt wurde, ähnelte eher dem eines Arbeitgebers und eines Arbeitnehmers.

Die IRS stellt auf ihrer Website drei Regeln des Common Law zur Verfügung. Dazu gehören:

• Verhaltenskontrolle – Wer entscheidet, wie und wann ein Projekt abgeschlossen wird? Es ist wahrscheinlicher, dass ein Auftragnehmer sein eigenes Werkzeug mitbringt, für die erforderlichen Lizenzen und die Arbeitsunfallversicherung aufkommt.
• Zahlungsmodalitäten – Hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, Geld zu verlieren? Hat er oder sie ein Angebot abgegeben? Ein Vertrag, der den Zeitpunkt der Zahlungen festlegt, kann auf ein Auftragsverhältnis hindeuten.
• Art des Arbeitsverhältnisses – Wie lange wird das Arbeitsverhältnis andauern und gibt es Sozialleistungen? Der Zugang zu einem Rentensparplan kann eher auf ein Angestelltenverhältnis hindeuten.

Es ist oft schwierig, zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer zu unterscheiden. Die IRS bietet mit ihrem Formular SS-8 Stellungnahmen an. Nach Einreichung des Antrags prüft die Behörde die Beschäftigungsumstände, um den Arbeitnehmerstatus zu bestimmen.

Die IRS bietet auch ein Programm namens Voluntary Classification Settlement Program für Steuerzahler an, die Arbeitnehmer falsch eingestuft haben. Es ermöglicht dem Arbeitgeber eine Neueinstufung der Arbeitnehmer und einen teilweisen Erlass der in der Vergangenheit geschuldeten Lohnsteuer.

Die Strafen für die Barzahlung oder falsche Einstufung von Arbeitnehmern sind äußerst schwerwiegend. Wenn Sie eine Mitteilung über eine Steuerprüfung erhalten oder sich bei der Einstellung neuer Arbeitnehmer beraten lassen möchten, kann Ihnen ein erfahrener Steueranwalt individuelle Beratung bieten.

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