Wir setzen unseren SAP MM Trainingskurs fort und dieses Tutorial bietet eine Einführung und einen detaillierten Überblick über einen der grundlegendsten Prozesse in der Beschaffung und im SAP MM Modul: SAP Procure to Pay Process. Dieser Prozess ist auch als externer Beschaffungsprozess bekannt.

Der SAP Procure to Pay Prozess wird benötigt, wenn wir Materialien/Dienstleistungen von einem externen Lieferanten für unser Unternehmen kaufen müssen. Dieser Prozess umfasst alle Geschäftsaufgaben, die mit einer Bestellanforderung (BAN) beginnen und mit der Zahlung an den Lieferanten enden.

Die Ereignisse, die den Beginn dieses Prozesses bestimmen, stehen im Zusammenhang mit:

• Materialbedarfsplanung (MRP) aus der Lagerverwaltung, um einen Mindestbestand an Material und Werkzeugen im Lager sicherzustellen.
• Beschaffungspläne für Materialien, Werkzeuge, externe Ressourcen und Dienstleistungen in der Instandhaltung, um alle Ressourcen zu beschaffen, die für eine ordnungsgemäße Instandhaltung benötigt werden.
• Sonstiger Beschaffungsbedarf aus den Abteilungen eines Unternehmens.

Um den Prozess zu starten, muss eine Bestellanforderung (BANF) erstellt werden, ein Dokument, das es den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens ermöglicht, die zu beschaffenden Waren oder Ressourcen anzugeben. Der Prozess endet, wenn die Zahlung an den Lieferanten gebucht wird. Hier ist eine grafische Übersicht über den externen Beschaffungsprozess in SAP:

Übersicht über den SAP Procure to Pay Prozess

Die Beschaffungsabteilung kann den Bedarf anderer Abteilungen eines Unternehmens decken, indem sie:

• eine Bestellung aufgibt: in diesem Fall ist zunächst ein RFQ (Request for Quotation) Prozess erforderlich.
• Offener Vertrag: In diesem Fall wird die Beschaffungsaufgabe zusätzlich zum RFQ-Verfahren durch eine Bestellung abgeschlossen, die sich auf den offenen Vertrag bezieht.

Das RFQ-Verfahren wird immer von der Beschaffungsabteilung durchgeführt, bevor ein Vertrag geschlossen wird. In der Regel besteht das Ziel dieser Phase darin, einen Lieferanten unter mehreren Anbietern für die zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen auszuwählen.

Mit einem Wareneingang kann das Lager der Abteilung, die die Einkäufe bestellt hat, die erhaltene Warenmenge bescheinigen, während mit einer Leistungserfassung die Abnahme von Dienstleistungen bestätigt werden kann. Beide Aufgaben werden nur in Verbindung mit einer Bestellung/Kontraktfreigabe durchgeführt.

Der folgende Unterprozess mit dem Namen Rechnungsbearbeitung enthält die Aufgaben zur Zuordnung der Rechnung zur Kontraktfreigabe oder Bestellung. Er enthält auch die Aufgaben, die erforderlich sind, um die Rechnungsdaten mit den Daten der Vertragsfreigabe oder der Bestellung abzugleichen, z. B. Menge und Werte für jede Position.

Die letzte Aufgabe bezieht sich auf die Erfassung der Zahlung eines Lieferanten.

Transaktionen im SAP Procure-to-Pay-Prozess

Der SAP Procure-to-Pay-Prozess verwendet die folgenden Transaktionen und Dokumente in SAP ERP.

Bestellanforderung

Die Bestellanforderung ist ein internes Dokument, das immer dann ausgegeben/erstellt wird, wenn Waren (Lager/Nichtlager) und/oder Dienstleistungen benötigt werden. Es gibt verschiedene Arten von Belegen, die verwendet werden können. Das SAP-System prüft automatisch verschiedene Parameter, wie z.B. die Verfügbarkeit des Budgets, und erfordert einen Genehmigungs-Workflow für die Bestellanforderung, der hauptsächlich auf ihrem Wert und der internen Delegation von Befugnissen sowie anderen technischen Parametern (wie z.B. Positionstyp oder Einkäufergruppe) basiert. Die im System erstellte Bestellanforderung kann bei Bedarf auch überarbeitet werden.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP Transaktionscode: ME51N
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Bestellanforderung -> Anlegen

Anforderung von Angeboten (RFQ)

RFQ wird benötigt, wenn Sie Ihren Lieferanten nicht kennen und Angebote von mehreren Lieferanten für ein Material/eine Dienstleistung benötigen. Sie ist der komplette Prozess, der nach Eingang einer Bestellanforderung ausgelöst wird. Die Bestellanforderungspositionen können im gleichen Anfrageprozess zusammengefasst werden. Sobald die Angebote von Ihren Lieferanten eingegangen sind, pflegen Sie die Datensätze im SAP-System und ändern so den RFQ-Beleg in ein Angebot.

Wie Sie diese Transaktion aufrufen

• SAP-Transaktionscode: ME41
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Anfrage/Angebot -> Angebotsanfrage -> Anlegen

Offener Kontrakt

Offener Kontrakt ist ein Rahmenvertrag mit dem Lieferanten für eine bestimmte Laufzeit mit vereinbarter Preisliste. Mit Bezug auf denselben Kontrakt können mehrere Kontraktabrufe generiert werden, bis er abgelaufen ist oder ein Restwert vorhanden ist.

Wie wird diese Transaktion aufgerufen

• SAP Transaktionscode: ME31K
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Rahmenvertrag -> Kontrakt -> Anlegen

Bestellung

Bestellung ist ein vereinbartes offizielles Dokument vom Kunden an den Lieferanten für die Absicht des Kunden, ein/mehrere Materialien mit vereinbarten Preisen zu kaufen oder zu erhalten, Vorlaufzeiten/Lieferterminen, Mengen und Spezifikationen. Die Budgetverpflichtung wird automatisch erstellt. Toleranzen für Waren und ungeplante Leistungen können vorgesehen werden.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP-Transaktionscode: ME21N
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Bestellung -> Anlegen -> ME21N – Lieferant/Lieferwerk bekannt

Kontraktabruf

Kontraktabruf ist ein vereinbartes offizielles Dokument vom Kunden an den Lieferanten über die Absicht des Kunden, ein/mehrere Materialien mit vereinbarten Preisen zu kaufen oder zu erhalten, Vorlaufzeiten/Liefertermine, Mengen und Spezifikationen und wird mit Bezug auf einen offenen Vertrag erstellt. Die Budgetverpflichtung wird automatisch erstellt. Toleranzen für Waren und ungeplante Leistungen können vorgesehen werden.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP Transaktionscode: ME21N
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Bestellung -> ME21N anlegen – Lieferant/Lieferwerk bekannt

Wareneingang

Der Wareneingang ist der Schritt im Beschaffungszyklus, bei dem die tatsächlich über eine Bestellung/Kontraktabruf bestellte Ware im Unternehmen eingeht und auf die geforderte Qualität/Menge geprüft wird. Entspricht die Qualität der Ware den geforderten Kriterien, wird im SAP-System eine Wareneingangstransaktion mit Bezug auf die Bestellung/den Kontraktabruf gebucht. Diese Transaktion hat den doppelten Effekt, dass die Bestandsmenge (für eingegebene Materialien) geändert wird und gleichzeitig eine Buchung im Finanzmodul erfolgt, um den Bestand mit den Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten zu verrechnen.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP Transaktionscode: MIGO
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Bestandsführung -> Warenbewegung -> MIGO

Leistungserfassung

Die Leistungserfassung bescheinigt, dass die angeforderten Leistungen aus der Bestellung/Kontraktabruf tatsächlich geliefert/erbracht worden sind. Auf dem Leistungserfassungsblatt wird eine Rückmeldung mit den erforderlichen Parametern erfasst, die dann über einen Workflow an die erforderlichen Ebenen zur Rückmeldung und zur endgültigen Genehmigung weitergeleitet wird.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP-Transaktionscode: ML81N
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Leistungserfassungsblatt -> ML81N Pflegen

Rechnungsbearbeitung

Der Vorgang wird immer dann ausgelöst, wenn eine für den Einkauf erhaltene Lieferantenrechnung im SAP-System erfasst werden soll. Die erfasste Rechnung befindet sich zunächst im Status “Vorerfasst”, was bedeutet, dass noch keine Finanzbuchung vorgenommen wurde und die Rechnungsdetails im System für die Aufzeichnung und weitere Genehmigungen vorhanden sind. In diesem Stadium wird eine “3-Wege-Prüfung” im SAP-Standardsystem ausgelöst, bei der die eingegangene Rechnung automatisch mit der Referenzbestellung und dem Wareneingangsbeleg auf die Richtigkeit von Preis und Menge geprüft wird. Jede hier festgestellte Diskrepanz kann um Abweichungen und strittige Beträge bereinigt werden. Die Rechnung kann auf den Status “zur Zahlung gesperrt” gesetzt werden. Sobald die Rechnung über den definierten Workflow im SAP-System genehmigt wurde, kann die Rechnung tatsächlich gebucht werden. Dies geschieht in der Regel durch die zuständige Person in der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Der Prozess überschneidet sich in der Regel mit gemeinsamen Funktionen in den Modulen MM und FI.

Aufruf dieser Transaktion

• SAP Transaction Code: MIRO/MIR7
• Menü: Logistik -> Materialwirtschaft -> Logistik Rechnungsprüfung -> MIRO/MIR7 Rechnung erfassen

Zahlung

Wenn die Rechnung über den Workflow genehmigt wird, ist der letzte Schritt im Einkaufszyklus die Zahlung an den Lieferanten. Dies geschieht durch die Eingabe einer Transaktion im SAP-System, die als “automatischer Zahlungslauf” bezeichnet wird und in der Regel regelmäßig auf der Grundlage der in der Bestellung genannten Zahlungsbedingungen/Fälligkeiten ausgelöst wird. Das Ergebnis des Zahlungslaufs kann ein Scheck sein, der über SAP für die vorgesehenen Lieferanten gedruckt wird, oder die Ergebnisse des Zahlungslaufs können in externe Systeme für ein Online-Banking-Portal exportiert werden, über das die Zahlungen an die Lieferanten elektronisch überwiesen werden.

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