Ich glaube wirklich, dass ich so ziemlich jeden Produktivitäts- und To-Do-Listen-Tipp, -Trick, -Hack und -App ausprobiert habe. Ich versuche, einen Tag mehr wie anderthalb Tage erscheinen zu lassen. In der Vergangenheit bin ich definitiv dem gesellschaftlichen Glauben verfallen, dass mehr besser ist. Aber egal, wie wir unsere Tage angehen, die Realität ist, dass wir nur 24 Stunden haben.

Anstatt also so viel wie möglich in einen Tag zu packen, glaube ich jetzt, dass besser besser ist. Das bedeutet oft, dass weniger besser ist. Wie kann man also weniger, aber besser machen und tatsächlich die Effizienz und Effektivität steigern?

Zeitblockierung einführen…

Was ist Calendar Time Blocking?

Zeitblockierung ist ein Prozess, bei dem Sie Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste nehmen und sie absichtlich für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Kalender einplanen.

Ihre To-Do-Liste ist so einfach wie das – nur eine Liste von Dingen. Selbst wenn Ihre Aufgabenliste nach Prioritäten geordnet ist, sind die Aufgaben nicht mit einer bestimmten Zeitspanne verbunden. Bei der Zeitblockierung werden Ihre Prioritäten in ein Kalenderformat gebracht. Schließlich…

• “Was geplant wird, wird erledigt.” – Daniel Pink

FastCompany¹ und Forbes² haben beide die Vorteile des Zeitblockierens angepriesen. Es gibt eine Reihe von Prinzipien, gegen die man sich durch Zeitblockierung schützen kann:

1. Zeigarnik-Effekt³: “Menschen erinnern sich an unerledigte oder unterbrochene Aufgaben besser als an erledigte Aufgaben” – Wenn Sie alles planen, müssen Sie nicht so viel geistige Kapazität aufwenden, um ständig an unerledigte Aufgaben zu denken.
2. Parkinsonsches Gesetz4: “Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die für ihre Erledigung verfügbare Zeit ausfüllt” – Das gilt auch hier. Wenn Sie Aufgaben planen, können Sie ihnen einen Anfangs- und Endzeitpunkt zuweisen, damit sie nicht ewig vor sich hin dümpeln.

Inspiration von den berühmtesten Meistern des Zeitblockierens

Hier ist Benjamin Franklins Tagesablauf aus seiner Autobiographie:

Sehen Sie sich 25 weitere Beispiele für tägliche Routinen berühmter kreativer Menschen an. Hier ist eine Vorschau:

7 Kalender Zeitblockierung Profi-Tipps

1. Identifizieren Sie Ihre Lebensrollen: Sie können nur eine bestimmte Anzahl von Lebensrollen haben, deshalb ist es wichtig, zu erkennen, wer Sie sind und wer nicht. Dabei kann Ihnen die Vier-Brenner-Theorie helfen. Sagen Sie zu so viel wie möglich “Nein”.

2. Definieren Sie, was wichtig ist: Sobald Sie Ihre Lebensrollen identifiziert haben, können Sie herausfinden, was für Sie und diese Rollen wichtig ist. Wenden Sie hier den Essentialismus an. “Was ist jetzt wichtig? Nach einem Moment des Nachdenkens wurde mir klar, dass ich erst herausfinden muss, was jetzt wichtig ist, bis ich weiß, was jetzt wichtig ist!” – Greg McKeown, Autor von Essentialism

3. Verstehen Sie Ihre Energie und wann es am besten ist, sie einzusetzen: Das neue Buch von Daniel Pink, When, ist eine ganz neue Kategorie von Selbsthilfebüchern (es ist kein How-to-Buch, sondern ein When-to-Buch). Meine Zusammenfassung von When finden Sie hier. Es geht darum, Ihren Tag nach Ihrem Typ, Ihren Aufgaben und Ihrer Zeit zu strukturieren.

4. Mit einer Aufgabe mehr erreichen: Es gibt immer mehr Untersuchungen, die zeigen, dass man durch Single-Tasking, tiefgreifende Arbeit und das Versetzen in einen Flow-Zustand viel produktiver sein kann.

5. Planen Sie Pausen ein und schaffen Sie Spielraum in Ihrem Zeitplan: Niemand kann sich produktiv von Aufgabe zu Aufgabe hangeln, ohne eine Pause oder eine Auszeit einzulegen. Daniel Pink spricht von der Kraft der erholsamen Pausen, und die Schaffung von Spielraum war eine meiner wichtigsten Erkenntnisse aus Erin Loechners Buch Chasing Slow.

6. Blockieren Sie am Wochenende die Zeit für die kommende Woche: Ich blocke Zeit, um Zeit zu blockieren! Am liebsten mache ich das am Sonntagabend, bevor ich ins Bett gehe.

7. Versuchen Sie es mit Google Calendar für Ihre Zeitblockierung: Hier ist ein Screenshot meines aktuellen Kalenders für einige Tage in dieser Woche (ohne persönliche Details). Ich habe Zeit für das Frühstück, die Arbeit am Morgen, das Training, das Mittagessen, die Arbeit am Nachmittag, das Abendessen, Aufgaben zu Hause, Anrufe bei meiner Familie, Treffen mit meiner Frau und meinen Hunden, Lesen, Bettfertigmachen, Schlafen, persönliche Termine, Termine zur Instandhaltung des Hauses und vieles mehr. Ich verwende verschiedene Farben, die mit der Art der Aufgabe (Schlafen, Essen, Arbeiten, Sport usw.) übereinstimmen.

Give Time Blocking a Try and Stick with It

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Ihren Tag oder Ihre Woche zeitlich zu blockieren, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie ziemlich schnell keinen Platz mehr im Kalender haben. Entweder das, oder Sie unterschätzen die Zeit, die Sie tatsächlich für eine Aufgabe benötigen.

Mit der Zeit werden Sie den Dreh raus haben, die Zeit genauer einschätzen und eine Routine aufbauen, die auf Beständigkeit beruht.

Die Zeiteinteilung ermöglicht es Ihnen auch zu erkennen, wo Sie Schwierigkeiten haben und im Laufe des Tages vom Kurs abweichen. In welchen Bereichen oder zu welchen Tageszeiten stellen Sie fest, dass Sie sich bei Facebook einloggen oder auf Shopping-Seiten gehen? Zeitblockierung gibt Ihnen eine neue Perspektive auf die Zeit und wie Sie sie nutzen, damit Sie die wichtigsten Dinge erledigen können.

“Zeitblockierung ist eine der besten Möglichkeiten, gute Absichten in die Tat umzusetzen.” – Paul Minors

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