Was ist eine Arbeitsanforderung?

Eine Arbeitsanforderung ist ein formelles Dokument (digital oder in Papierform), das Wartungsarbeiten beschreibt, die erledigt werden müssen. Eine Arbeitsanforderung ist die Identifizierung der benötigten Arbeit, die vom Kunden an die Instandhaltungsabteilung gerichtet wird.

Überblick

In der Instandhaltungsabteilung arbeiten Mitarbeiter, die für die Instandhaltung von Anlagen, Gelände, Ausrüstung, Fahrzeugen und anderen Vermögenswerten zuständig sind. Sie kümmern sich um die Instandhaltung von Immobilien und unterstützen damit eine Vielzahl von Kundenbedürfnissen. Diese Bedürfnisse können schnell zu den regulären, geplanten Arbeiten wie Routinereinigung und vorbeugende Wartung hinzukommen. Um alle Aufgaben zu verwalten und zu validieren, muss die Instandhaltung mit einem klaren Arbeitsablauf arbeiten.

5 Schlüsselelemente einer Arbeitsanforderung:

1. Anforderer: eine einzelne Person oder Abteilung
2. Problem: Dazu können undichte Wasserhähne, Tischlerarbeiten, Schneeräumung, Landschaftsbau, Erneuerung der Innenbeleuchtung, Werkzeugwechsel und Fahrzeugreparatur gehören
3. Priorität: niedrig, mittel oder hoch; Fälligkeitsdaten sollten angegeben werden, wenn sie bekannt sind
4. Standort: bestimmter Bereich in der Einrichtung und bestimmte Anlage, wenn es mehrere gibt
5. Budget: wichtig für Arbeitsplanung und Verhandlungen, Buchhaltungs- und Finanzunterlagen und Genehmigung durch die Geschäftsleitung

Je detaillierter eine Arbeitsanfrage, desto besser. Detaillierte Arbeitsanfragen helfen den Instandhaltungsleitern und Managern, eine Arbeitsanfrage schneller in einen Arbeitsauftrag umzuwandeln.

3 Arten von Arbeitsanfragen

Arbeitsanfragen können auf verschiedene Weise klassifiziert werden, abhängig von der Art der Branche, der Größe des Unternehmens und der Größe des Wartungsteams. Im Folgenden werden einige verschiedene Arten von Instandhaltungsaufträgen aufgeführt.

Nach Art des Anforderers

• Mieteranforderung: HVAC funktioniert nicht mehr, laufende Toilette, Reparatur von Trockenbauwänden
• Betreiberanforderung: Maschine funktioniert nicht mehr, hohe Ausschussraten, Flüssigkeitslecks
• Mitarbeiteranforderung: Umstellen von Möbeln, Auswechseln der Bürobeleuchtung, Teppichreparatur

Nach Art der Einrichtung

• Schulanforderung: Instandhaltung von Toiletten, Klassenzimmern, Labors
• Parkanforderung: Rasen, Landschaftsgestaltung, Reparatur von Schildern
• Industrieanforderung: Instandhaltung von Hochöfen, Kesseln, Lebensmittelförderern

Nach Art der Priorität

• Ermessenssache (wichtig, aber nicht zwingend): Anstrich von Büroräumen, Umstellen von Möbeln, Aufrüsten von Kabinen
• Nicht-diskretionär (obligatorisch)
  • Notfall (verbunden mit dem Schutz von Menschenleben oder der Verhinderung des Verlusts teurer Güter): Verschüttete Chemikalien, Stromausfälle, Eisbeseitigung auf Gehwegen
  • Dringlich (verbunden mit der Aktualität der erforderlichen Arbeiten): Wiederherstellung von heißem Wasser in einer Toilette, Reparatur von Klimaanlagen, laufende Urinale
  • Routinemäßig: Vorbeugende Wartungstätigkeiten, Routinereinigung, Rasenmähen
  • Nicht routinemäßig: Dazu gehören neben Notfällen und dringenden Arbeiten auch geplante Sonderprojekte

Beispiel für eine Arbeitsanforderung

Über die CMMS-Software von UpKeep reicht der Produktionsleiter von Lebensmittelverpacker ABC eine Arbeitsanforderung mit folgenden Details an sein Wartungsteam ein:

• Arbeitsanforderung Titel: Neue Verpackungslinie für Lebensmittel installieren
• Details: Es wurde eine neue Verpackungslinie mit 12 Paletten geliefert. Sie soll im gleichen Verarbeitungsraum wie 8 andere Linien installiert werden. Wir sind bei diesem Projekt einen Monat im Rückstand und benötigen zusätzliche Kapazitäten, um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen. Ziel ist es, die Montage eine Woche nach Erhalt dieser Anfrage abzuschließen. Das verbleibende Projektbudget beträgt 3.000 $.
• Priorität: Hoch

In diesem Beispiel steht der Produktionsleiter unter Druck, die neue Verpackungslinie des Unternehmens innerhalb einer Woche in Betrieb zu nehmen. Die Arbeitsanforderung wird an die Instandhaltung weitergeleitet mit dem Ziel, sie in einen Arbeitsauftrag umzuwandeln. Bestimmte Parameter sind in den Details enthalten, und diese müssen von der Instandhaltung berücksichtigt werden, bevor sie zum nächsten Schritt des Arbeitsablaufs übergeht.

Die Arbeitsanforderung ermöglicht es der Instandhaltungsabteilung, die folgenden Fragen zu stellen:

• Können wir die Arbeit innerhalb des geforderten Zeitrahmens ausführen?
• Haben wir intern die Ressourcen, um die Anforderung zu erfüllen?
• Wenn wir nicht über die internen Ressourcen verfügen, reicht das verbleibende Budget aus, um die Kosten für die Fremdvergabe zu decken?
• Haben wir die Montageanweisungen?
• Wenn wir die Arbeiten nicht in der geforderten Zeit ausführen können, wann können wir es dann tun?

In diesem Szenario kann die Art der Anfrage als nicht routinemäßige Anfrage betrachtet werden, da es sich um ein Sonderprojekt handelt. Dennoch ist es wahrscheinlich, dass die Arbeitsanfrage in einen Arbeitsauftrag umgewandelt wird und die restlichen Schritte des Arbeitsablaufs folgen.

Wie Arbeitsanfragen die Instandhaltung verbessern

Anstatt alles in einen Arbeitsauftrag umzuwandeln, dienen Arbeitsanfragen als “Regler” zwischen gewünschter Arbeit und zugewiesener Arbeit. Alles muss durch einen Filter laufen, sei es der Vorgesetzte, der Manager oder jemand anderes. Das verbessert die Prioritätensetzung und die Organisation.

In unserem Beispiel mit dem Lebensmittelverpacker ABC besteht der spezifische Nutzen für die Instandhaltung darin, dass die Erwartungen im Detailteil des Arbeitsauftrags klar formuliert werden. Dies geschieht in Form des Grundes für die Dringlichkeit, des gewünschten Fertigstellungstermins und des zugewiesenen Budgets. Wenn alle Parameter erfüllt werden können, genehmigt die zugewiesene Wartungsperson die Arbeitsanfrage und wandelt sie in einen Arbeitsauftrag um. Wenn nicht alle Parameter erfüllt werden können, muss die zugewiesene Instandhaltungsperson mit dem Anforderer kommunizieren, was machbar ist.