Wollen Sie wissen, was Vertraulichkeit in der Personalabteilung wirklich bedeutet? Online-Personalverantwortliche erhalten häufig E-Mails von Mitarbeitern, in denen es heißt: “Ich hatte ein Problem, also bin ich zur Personalabteilung gegangen. Ich habe es der Personalabteilung erzählt, und die hat es meinem Chef erzählt, und jetzt ist mein Chef sauer auf mich. Ist die Personalabteilung nicht verpflichtet, alles vertraulich zu behandeln?”
Wenn die Personalabteilung tätig werden muss
Es ist leicht nachzuvollziehen, warum die Leute denken, dass die Personalabteilung nicht vertraulich ist. Die Personalabteilung hat mit vielen Informationen zu tun, die vertraulich sein sollten. Sie kümmern sich beispielsweise um die Krankenversicherung (obwohl sie nicht den HIPAA-Bestimmungen unterliegen, außer in Fällen, in denen Unternehmen selbst versichert sind), sie kümmern sich um die Gehälter und sie kümmern sich um die Disziplinierung der Mitarbeiter.
Ein Arbeitgeber würde jede Person aus der Personalabteilung entlassen, die Informationen über eines dieser Themen ohne Genehmigung und einen guten Grund weitergibt. Aber was ist mit anderen Bereichen, die ein Mitarbeiter an die Personalabteilung herantragen könnte?
Es gibt Dinge, bei denen die Mitarbeiter der Personalabteilung handeln müssen, und das bedeutet, dass sie Ihre Informationen nicht vertraulich behandeln können. Schockiert? Das muss es nicht sein. Hier sind einige der Angelegenheiten, bei denen die Personalabteilung tätig werden muss.
Klagen wegen sexueller Belästigung
Wenn Sie eine Beschwerde darüber einreichen, dass Ihr Chef, ein Mitarbeiter oder sogar ein Lieferant Sie sexuell belästigt hat, muss die Personalabteilung handeln. Wenn sie Ihre Beschwerde ignoriert, macht sie das Unternehmen rechtlich gesehen für die Handlungen des Belästigers haftbar. Das gilt selbst dann, wenn Sie sagen: “Ich möchte nicht, dass Sie etwas unternehmen, ich möchte nur, dass Sie sich dessen bewusst sind”. Rechtlich gesehen muss die Personalabteilung handeln, sonst könnte es als Unterlassung gewertet werden.
Wie viele Personen involviert werden, hängt von der Art der Forderung des Mitarbeiters ab. Wenn Sie z. B. behaupten, dass Jim auf seinem Computer Pornos anschaut und Sie sich dabei unwohl fühlen, dann kann sich die Personalabteilung leicht um das Problem kümmern. Er oder sie kann den Hörer abnehmen, die IT-Abteilung anrufen und sie bitten, sich Jims Computerverlauf anzusehen. In ein paar Minuten kann die Personalabteilung Jim auffliegen lassen, und niemand muss erfahren, dass Sie sich überhaupt beschwert haben.
Aber was ist, wenn Ihre Beschwerde darin besteht, dass Jim sich Ihnen gegenüber unangemessen verhalten hat? Die Personalabteilung muss das untersuchen, und dazu müssen sie mit den Leuten sprechen. Sie werden mit Jim sprechen. Sie werden mit anderen potenziellen Zeugen sprechen, und nachdem sie die Informationen gesammelt haben, werden sie eine Entscheidung treffen, in der Regel in Zusammenarbeit mit einem Anwalt für Arbeitsrecht.
Viele Leute denken, dass eine Beschwerde ausreicht, um die Personalabteilung zu veranlassen, die Person zu bestrafen, aber das ist nicht der Fall. Das Unternehmen sollte immer eine gründliche Untersuchung durchführen und dabei eine neutrale Position einnehmen. Das bedeutet, dass sie nicht automatisch davon ausgehen, dass Sie ein Opfer sind.
Das ist gut so. Du willst, dass sie die Wahrheit herausfinden. Denken Sie daran: So wie Sie jemanden beschuldigen können, kann auch jemand anderes Sie beschuldigen. Sie möchten doch nicht, dass die Personalabteilung Ihrem Ankläger einfach glaubt und Maßnahmen ergreift, ohne eine unparteiische und gründliche Untersuchung durchzuführen, oder?
Die Personalabteilung bemüht sich zwar nach Kräften, so wenig Personen wie möglich in diese Art von Untersuchung einzubeziehen, aber es ist unmöglich, sie völlig geheim zu halten. Einige Personen werden davon erfahren müssen.
Andere Diskriminierungsklagen
Wenn Sie behaupten, dass Ihr Chef Sie aufgrund Ihrer Rasse schlecht behandelt, wird die Personalabteilung eine Untersuchung durchführen, ähnlich wie bei einer Klage wegen sexueller Belästigung. Es ist unmöglich, dies völlig geheim zu halten. Aber was ist, wenn Sie behaupten, dass Sie aufgrund Ihrer Rasse schlechter bezahlt werden?
Manchmal kann die Personalabteilung eine Klage wegen rassistischer oder geschlechtsspezifischer Lohndiskriminierung untersuchen, indem sie einfach in ihrer Datenbank nachschaut. So können sie feststellen, dass Ihr Gehalt mit dem aller anderen Mitarbeiter auf Ihrem Niveau und mit Ihrer Erfahrung übereinstimmt, also keine Lohndiskriminierung vorliegt. Der Fall ist abgeschlossen, niemand muss es erfahren.
Aber was ist, wenn Sie nur wissen, dass Sie, obwohl Ihr Gehalt dem Ihrer Kollegen entspricht, nicht die Aufgaben erhalten, die Sie auf eine Beförderung vorbereiten? Dann müssen Sie Ihren Fall vortragen, und die Personalabteilung wird eine Untersuchung durchführen – und auch hier werden die Leute, einschließlich Ihres Vorgesetzten, davon erfahren.
Allgemeine Beschwerden
Hier kann die Situation etwas unklar werden. Sie denken vielleicht, dass Ihr Personalverantwortlicher nur ein Sondierungsgremium ist, aber dann geht er direkt zu Ihrem Vorgesetzten und berichtet, was Sie gesagt haben. Was ist da gerade passiert? Zuallererst sollte Ihnen Ihr Personalverantwortlicher sehr deutlich machen, was er außerhalb der Besprechung unter vier Augen mit Ihnen teilen wird und was nicht.
Sie sollten auch Ihre Erwartungen deutlich machen. Sagen Sie zum Beispiel: “Ich hätte gerne ein paar Tipps, wie ich mit meinem Chef besser auskommen kann, aber ich möchte nicht, dass Sie mit ihm sprechen. Ist das in Ordnung?” Sie sollten ja oder nein sagen, und dann können Sie fortfahren, aber mit dem vollen Verständnis, dass Ihr Personalverantwortlicher zugestimmt hat, nicht zu Ihrem Chef zu gehen, um Bericht zu erstatten.
Denken Sie daran, wenn eines der Probleme, mit denen Sie kämpfen, damit zu tun hat, dass Ihr Vorgesetzter gegen das Gesetz verstößt (sexuelle Belästigung, Diebstahl, Wertpapierbetrug), muss der Personalverantwortliche handeln. Selbst wenn sie Ihnen zu Beginn des Gesprächs gesagt haben, dass sie das nicht tun würden, kann die Art Ihrer Beschwerden dazu führen, dass sie eingreifen müssen.
Wenn Sie sich darüber beschweren, dass Ihr Kollege immer zu spät kommt und nie bestraft wird, was soll die Personalabteilung dann tun? Wollen Sie, dass sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen? Mit Ihrem Mitarbeiter sprechen? Sich einfach anhören, was Sie zu sagen haben? Entscheiden Sie, was Sie wollen, bevor Sie hingehen.
Denken Sie daran, dass ein Personalverantwortlicher nicht dasselbe ist wie Ihr Gewerkschaftsvertreter. Sie sind da, um dem Unternehmen zu helfen. Sicherlich ist der beste Weg, dem Unternehmen zu helfen, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gut behandelt werden, aber das bedeutet manchmal, mit Ihrer Beschwerde zu einem Manager zu gehen oder Ihre Beschwerde zu ignorieren.
Grundsätzlich ist es nicht Ihr Problem, dass Ihr Kollege zu spät kommt, es sei denn, es beeinträchtigt Ihre Arbeitsbelastung. Ihr Personalleiter könnte Sie daran erinnern. Wenn Sie sich zu sehr über Dinge beschweren, die nicht Ihr Problem sind, könnten Sie Ihren Personalleiter dazu veranlassen, zu Ihrem Chef zu gehen und ihn wissen zu lassen, dass Sie ein problematischer Mitarbeiter sind. Vertrauen Sie darauf, dass dies kein Ruf ist, den Sie erlangen wollen.
Allgemeiner Rat
Ihr Personalleiter wird Ihr Gehalt vor Ihren Kollegen geheim halten (es sei denn, Sie arbeiten in einem Büro, in dem die Gehälter öffentlich sind), sollte Ihre medizinischen Probleme vertraulich behandeln und sein Bestes tun, um heikle Situationen so eng wie möglich zu halten – und nur diejenigen, die es wissen müssen, davon in Kenntnis zu setzen.
Aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Personalleiter wie Ihr Priester oder Ihr Anwalt handelt. Sie werden das Unternehmen schützen. Sie sind nicht wirklich verpflichtet, etwas anderes als medizinische Informationen geheim zu halten (wenn Ihr Unternehmen dem HIPAA unterliegt).
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