Sie haben Ihr kleines Unternehmen gegründet, um Gewinne zu erzielen. Jetzt, wo Sie das getan haben, möchten Sie Ihren Betrieb vielleicht noch weiter ausbauen. Im Jahr 2017 gaben 40 % der kleinen Unternehmen an, dass die Verbesserung der Kundenerfahrung und -bindung ihre wichtigste Strategie zur Steigerung des Umsatzwachstums war. Es mag überraschen, aber der richtige Prozess der Debitorenbuchhaltung kann beides leisten.

Was ist der Prozess der Debitorenbuchhaltung

Sie haben wahrscheinlich schon einmal einem Freund Geld geliehen, als “Ich schulde dir” (IOU). Im Geschäftsleben ist dies im Wesentlichen das, was Forderungen sind. Es handelt sich dabei um Geld, das Ihrem Unternehmen geschuldet wird und das Ihre Kunden bereits auf Kredit ausgegeben haben.

Meistens verlaufen diese IOU-Transaktionen reibungslos, aber ohne die richtigen Schritte im Debitorenprozess (AR-Prozess) können sie schnell unübersichtlich werden.

Hier sind die Schritte im Debitorenprozess, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen können:

Schritte im Debitorenprozess

Einrichten von Kreditpraktiken als Teil Ihres Debitorenprozesses

Die Vergabe von Krediten ist riskant. Um sicherzustellen, dass Sie die besten Chancen auf eine Rückzahlung haben, sollten Sie ein Kreditprüfungssystem als Teil Ihres Debitorenprozesses einrichten. Auf diese Weise können Sie die Kreditwürdigkeit jedes Kunden prüfen, bevor er einen Kredit bei Ihnen aufnimmt. So können Sie Kunden aussortieren, die wahrscheinlich nicht zahlen werden. Es ist ganz einfach, Kunden mit schlechter Bonität keinen Kredit zu gewähren, und es ist ein entscheidender Teil eines reibungslos ablaufenden Debitorenprozesses.

Um Ihre Kreditbedingungen erfolgreich festzulegen, müssen Sie einige Aufgaben erfüllen. Einige der ersten Schritte im Debitorenprozess sind:

• Entscheidung über die Höhe des Kredits, den Sie jedem Kunden gewähren wollen
• Auswahl des Zahlungsziels für Ihre Kunden
• Entscheidung, ob Sie Skonti anbieten wollen und wie diese Bedingungen aussehen würden
• Wählen Sie eine Strafe für verspätete Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden erhalten
• Bestimmen Sie alle anderen Bedingungen, die für Ihr kleines Unternehmen spezifisch sind und die Sie einbeziehen möchten

Wenn Sie Ihre grundlegenden Kreditbedingungen festgelegt haben, sollten Sie auch berücksichtigen:

• Wie lange Ihr Kunde schon bei Ihrem Unternehmen ist. Möglicherweise möchten Sie neuen Kunden kürzere Zahlungsfristen und älteren Kunden längere Fristen einräumen. Wenn Sie Kunden, die Ihnen treu geblieben sind, mit längeren Zahlungsfristen belohnen, kann dies die Markentreue noch weiter erhöhen.
• Das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Bei Kunden, die immer pünktlich gezahlt haben, sollten Sie vielleicht flexibler sein. Nehmen wir an, ein Kunde, der immer pünktlich gezahlt hat, bittet um längere Zahlungsfristen. Da er noch nie eine Zahlung versäumt hat, sollten Sie seiner Bitte nachkommen.
• Ihre Wettbewerber. Wenn Ihre Konkurrenten in Ihrer Branche Rechnungen mit einem Zahlungsziel von 20 Tagen versenden, sollten Sie dies ebenfalls tun. Wenn Sie es sich leisten können, sollten Sie Ihren Kunden eine längere Zahlungsfrist einräumen. Dies kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Ihr Cashflow. In bestimmten Fällen können Sie durch eine Verkürzung der Zahlungsfristen Ihr Geld schneller zurückbekommen. Das kann Ihren Cashflow erhöhen.

Auch wenn diese Überlegungen gut klingen, brennt Ihnen vielleicht eine andere Frage unter den Nägeln: Wie prüft man die Kreditwürdigkeit eines Kunden?

Befolgen Sie diese Schritte, um die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden zu prüfen:

1. Holen Sie eine unterzeichnete Vollmacht Ihres Kunden ein, um eine Kreditwürdigkeitsprüfung durchzuführen.
2. Vergewissern Sie sich, dass Sie seinen vollständigen Namen, sein Geburtsdatum und seine Sozialversicherungsnummer haben.
3. Nutzen Sie die Online-Formulare von Equifax, Experian und TransUnion.

Fakturierung von Kunden und der Geschäftsprozess der Debitorenbuchhaltung

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Rechnungen bearbeiten, kann Ihre Debitorenbuchhaltung entweder fördern oder hemmen, und alles hängt von der Kommunikation ab. Kommunikation ist in jeder Beziehung der Schlüssel. Das gilt auch für die Beziehung zu Ihren Kunden. Ihre Rechnung dient als primäre Kommunikationsplattform zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Mit dieser Rechnung teilen Sie dem Kunden Ihre Transaktionsanforderungen direkt mit. Denken Sie jedoch daran, dass Ihre Rechnung kein Rechtsdokument ist.

Als Teil Ihres AR-Prozesses sollte jede Rechnung, die Sie erstellen, Ihre verkauften Produkte oder Dienstleistungen auflisten. Sie sollten auch die Kosten für diese Produkte oder Dienstleistungen sowie das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Nachdem Sie diese Komponenten haben, sollten Sie Ihre Rechnungen weiter verbessern, indem Sie:

• sicherstellen, dass Ihre Informationen so klar wie möglich sind. Vermeiden Sie verwirrende Formulierungen oder Ausdrücke.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben vollständig sind. Überprüfe, ob du keine wichtigen Teile der Rechnung vergessen hast.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie keine unklaren Zahlungsbedingungen haben. Achten Sie auf die Zahlungsbedingungen in Ihrer Rechnung. Jede Unklarheit kann dazu führen, dass sich Kunden mit Fragen an Sie wenden. Je häufiger dies geschieht, desto mehr verzögerte Zahlungen erhalten Sie.
• Verwenden Sie die richtige Art der Nummerierung. Die Einrichtung eines Rechnungsnummerierungssystems ist unerlässlich. Sie wollen Ihre Rechnungen leicht nachverfolgen können. Jede Rechnung sollte eine eindeutige Nummer haben, damit sie leichter verfolgt und identifiziert werden kann.
• Überprüfen Sie Ihre Rechnungen regelmäßig. Überprüfen Sie Ihre Rechnungen stets auf grammatikalische oder rechnerische Fehler. Genauigkeit ist ein Muss.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nachfassen. Achten Sie darauf, dass Sie zu den richtigen Zeitpunkten nachfassen. Sie müssen Ihre Kunden nicht schikanieren, aber wenn sie mit einer Zahlung im Verzug sind, sollten Sie sich nicht scheuen, eine Nachfassaktion zu versenden oder anzurufen.
• Verwenden Sie Software für die Rechnungsstellung oder Online-Rechnungsstellung. Software kann Ihnen helfen, konsistente und genaue Rechnungen für jede Transaktion zu erstellen. QuickBooks zum Beispiel kann Ihnen die Rechnungsstellung erleichtern.

Überwachung der Außenstände

Sie würden doch nicht zulassen, dass ein Kunde Ihr kleines Unternehmen verlässt, ohne zu bezahlen, oder? Wenn Sie den Überblick über Ihre Außenstände verlieren, ist genau das der Fall. Sie lassen sich Zahlungen entgehen.

Wie der Begriff “Debitorenbuchhaltung” schon sagt, ist es ein wichtiger Teil des Geschäftsprozesses der Debitorenbuchhaltung, den Überblick über Ihre Konten zu behalten. Für Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, sollten Sie ein Debitorenbuch ausfüllen. Dies ist eine Liste der fälligen Rechnungen mit einem Gesamtbetrag am Ende. Der Gesamtbetrag sollte mit dem Gesamtbetrag der in Ihrer Bilanz ausgewiesenen Forderungen übereinstimmen.

Sie können auch eine Software verwenden, um Ihre Forderungen im Auge zu behalten. QuickBooks bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Fälligkeitsberichte zu erstellen. Diese Berichte zeigen Ihnen, wann eine Rechnung überfällig ist und wie hoch die Zahlung ist. Es gibt auch eine Reihe anderer Buchhaltungs- und Buchführungsprogramme, die Sie sich ansehen können. Zu den beliebtesten gehören FreeAgent, Nutcache und Sage Business Cloud Accounting.

Wenn Sie nicht bereit sind, in Buchhaltungs- oder Buchführungsanwendungen zu investieren, können Sie auch bestimmte Vorlagen für die Nachverfolgung verwenden. Zum Beispiel ist das Tabellenkalkulationsprogramm für Rechnungen von Microsoft Excel eine gute Option.

Rechnungslegung für Forderungen

Ihre Forderungen sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Jahresabschlüsse. Das bedeutet, dass Sie sie im Rahmen Ihrer Debitorenbuchhaltung korrekt erfassen und verbuchen müssen. . Dazu müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Forderungen durch Ihre Rechnungen dokumentieren, in denen die Waren oder Dienstleistungen, die Sie dem Kunden geliefert haben, der Betrag, der Ihnen geschuldet wird, und der Zeitpunkt, zu dem dieser Betrag gezahlt werden muss, beschrieben sind.

Es gibt zwei Buchhaltungsmethoden, die Sie bei der Verbuchung Ihrer Forderungen berücksichtigen sollten. Sie sind:

1. Kassenbuchführung. Bei dieser Art der Buchführung gelten Ihre Einnahmen als Erträge, wenn Sie Bargeld erhalten. Ihre Ausgaben gelten als Ausgaben, wenn Sie sie bezahlen. Bei der Kassenbuchführung werden Ihre Forderungen getrennt von den Einnahmen erfasst. Ihre Einnahmen werden erst dann verbucht, wenn das Geld eingegangen ist.
2. Periodengerechte Buchführung. Bei dieser Art der Buchführung gelten Ihre Einnahmen als Erträge, wenn der Verkauf erfolgt ist. Gleichermaßen werden Ihre Ausgaben als Aufwendungen betrachtet, wenn Kosten entstehen. Ihre Forderungen werden nach diesem System verbucht. Es besteht das Risiko, dass der Kunde nicht zahlt. Wenn er nicht zahlt, können Sie diese Verluste später als Aufwand verbuchen.

Die Entwicklung der Debitorenbuchhaltung

Ihre Debitorenbuchhaltung kann von Hand in Vorlagen oder anderen bevorzugten Methoden dokumentiert werden. Sie müssen die Waren oder Dienstleistungen, die Sie dem Kunden erbracht haben, den Betrag, der Ihnen geschuldet wird, und den Zeitpunkt, zu dem dieser Betrag fällig wird, manuell erfassen

• Jede Rechnung
• Jeder Kundenauftrag
• Jede Kundenbestätigung
• Alle Versanddokumente

Je mehr Kunden Sie gewinnen, desto unordentlicher kann dies werden. Diese Unordnung kann dann die Gesamteinnahmen Ihres Kleinunternehmens beeinträchtigen. Wenn Ihre Einnahmen gestört werden, kann das Wachstum Ihres Kleinunternehmens gebremst werden.

Anstatt diesen manuellen Weg für Ihre Debitorenbuchhaltung zu beschreiten, sollten Sie den Einsatz von Buchhaltungsprogrammen in Betracht ziehen. Sie können schrittweise auf diese Programme umsteigen oder sie sofort einsetzen.

Andere Tools, die Sie verwenden können, sind:

• Wave. Dies ist ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm, das für Auftragnehmer und Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern entwickelt wurde. Wave ist mit Mac-, Windows- und Linux-Betriebssystemen kompatibel.
• Invoice Ninja. Dies ist ein Buchhaltungsprogramm, das für Freiberufler und Online-Unternehmer entwickelt wurde. Es ist zu 100 % kostenlos und wird in der Cloud gehostet, sodass Sie überall darauf zugreifen können.
• FreshBooks. Dies ist ein Buchhaltungsprogramm, das in 120 Ländern von über 500.000 Nutzern verwendet wird. Denken Sie daran, dass dieses Programm nicht kostenlos ist, aber Sie können sich mit einer 30-tägigen Testversion vertraut machen.
• Zoho Books. Dies ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich auf die Rechnungsstellung konzentriert und sich hervorragend für kleine Unternehmen eignet. Sie ist besonders nützlich für kleine Unternehmen, die von einer Person geführt werden.
• Xero. Diese Buchhaltungssoftware kann Ihnen bei der Rechnungsstellung und -verfolgung helfen. Sie übernimmt auch die Gehaltsabrechnung, Bankverbindungen, Bankabstimmung und vieles mehr.

Optimierung der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung trägt dazu bei, dass Ihr kleines Unternehmen effizient arbeitet. Sie sollten ihn jedoch regelmäßig optimieren, um ihn auf dem neuesten Stand zu halten.

Um Ihren Debitorenprozess erfolgreich zu optimieren, müssen Sie feststellen, was funktioniert und was nicht. Von dort aus können Sie Anpassungen vornehmen, die Lösungen für alle festgestellten Probleme bieten. So können Sie Geld sparen und Verluste vermeiden. Außerdem können Sie auf diese Weise Schulden abbauen und Ihr Wachstum steigern.

Um Ihren AR-Prozess zu optimieren, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Besprechen Sie die Zahlungsbedingungen frühzeitig mit jedem Kunden.
2. Setzen Sie elektronische Zahlungen frühzeitig ein.
3. Halten Sie Ihre Kundendaten genau und auf dem neuesten Stand.
4. Suchen Sie stets nach Möglichkeiten, Ihren Inkassoprozess zu erweitern und zu verbessern. Eine Möglichkeit dazu ist die elektronische Rechnungsstellung.

Sind Ihre Kunden motiviert, schneller zu zahlen?

Die Motivation Ihrer Kunden, Ihr Unternehmen zu bezahlen, ist einer der wichtigsten Schritte im Debitorenprozess. Ihre Kunden haben eine Menge Rechnungen zu bezahlen. Es kann nicht schaden, sie ein wenig zu motivieren, Ihre Rechnung schneller zu bezahlen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Kunden motivieren können, schneller zu zahlen:

• Fügen Sie eine Verzugsgebühr hinzu. Das Risiko einer Säumnisgebühr ermutigt Ihre Kunden, so schnell wie möglich zu zahlen und nicht das Risiko einzugehen, das Fälligkeitsdatum zu verpassen.
• Bieten Sie Belohnungen für frühzeitiges Zahlen an. Diese werden oft direkt auf der Rechnung angesprochen. Wenn Sie z. B. 2 % Skonto für die Zahlung innerhalb von 20 statt 30 Tagen anbieten, schreiben Sie “2/20 netto 30”.
• Verwenden Sie Kreditrichtlinien. Sie können Richtlinien aufstellen, die es verbieten, eine Bestellung von einem Kunden anzunehmen, wenn dieser sein Kreditlimit überschritten hat. Sie können auch eine Richtlinie einführen, die den Versand von Artikeln verbietet, wenn ein Kunde überfällige Rechnungen hat. Diese Richtlinien können Kunden dazu ermutigen, ihre Zahlungen auf dem Laufenden zu halten.

Wie man Forderungen schneller eintreibt

Unternehmen, insbesondere kleine Unternehmen wie das Ihre, verändern sich ständig und passen sich ihrem Markt an. Das bedeutet, dass es, selbst wenn Ihr Debitorenprozess im Moment reibungslos verläuft, wahrscheinlich Möglichkeiten gibt, ihn zu verbessern.

Einige Möglichkeiten zur Verbesserung des Inkassoteils Ihres Geschäftsprozesses für Forderungen sind:

• Verwendung von Software. Verschiedene Buchhaltungssoftware kann Fälligkeitsberichte für Forderungen erstellen. Diese ermöglichen es Ihnen, den Zahlungsstatus jedes Kunden zu sehen. Ihre Buchhaltungssoftware warnt Sie auch, wenn Rechnungen überfällig sind.
• Schicken Sie Ihre Rechnungen sofort raus. Sie wollen keine Zeit mit dem Versenden von Rechnungen an Ihre Kunden verlieren. Je eher sie die Rechnung erhalten, desto schneller können sie die Zahlung an Sie überweisen.
• Nachverfolgung der Zahlungen. Sie brauchen Ihre Kunden nicht zu schikanieren, aber wenn sie in Verzug sind, kann eine Nachverfolgung angebracht sein.
• Elektronische Zahlungen verwenden. Wenn Sie diese frühzeitig einrichten, können Sie ein effizienteres Zahlungssystem schaffen. Je einfacher es für Kunden ist, Sie zu bezahlen, desto schneller werden sie das Geld überweisen. Zu den elektronischen Zahlungsoptionen gehören PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay und andere.
• Erwägen Sie Zahlungspläne. Diese können eine gute Option für Kunden sein, die ihre Schulden erst spät begleichen.
• Beauftragen Sie einen Inkassoanwalt. Wenn Ihr kleines Unternehmen häufig in Zahlungsverzug gerät, sollten Sie die Einschaltung eines Inkassoanwalts in Betracht ziehen. Diese Anwälte können Ihnen helfen, Zahlungen einzutreiben, den Papierkram zu erledigen und Sie bei Bedarf sogar vor Gericht zu vertreten.
• Anzahlungen im Voraus akzeptieren. Dies kann eine nützliche Strategie sein, um sicherzustellen, dass Ihr Kleinunternehmen bezahlt wird. Die meisten kleinen Einzelhandelsunternehmen tun dies bereits. Wenn Sie z. B. einen Artikel bei Amazon oder einem anderen Online-Shop kaufen, wird Ihr Konto belastet, lange bevor Sie den Artikel erhalten.

Wenn Sie Ihren Geschäftsprozess für die Bearbeitung von Außenständen bewerten, sehen Sie sich Ihr Gesamtverfahren genau an. Es sind nur einige einfache Anpassungen erforderlich, um die Effizienz Ihres kleinen Unternehmens zu verbessern. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Debitorenbuchhaltung weiter optimieren und Ihre Kunden zur schnelleren Bezahlung anregen. Denken Sie daran: Je schneller Ihre Kunden zahlen, desto schneller können Sie Ihre Forderungen eintreiben. Dies führt auf lange Sicht zu mehr finanziellem Wachstum.