Si vous cherchez à économiser sur les coûts d’expédition, jetez un œil à l’expédition entrante. Selon l’industrie et la taille de l’entreprise, une entreprise peut dépenser plus de 40 % de son budget annuel de fret pour l’expédition entrante, selon l’Aberdeen Group, un cabinet de recherche de Boston. Un programme de fret entrant plus efficace peut minimiser les retards, économiser de l’argent et même réduire la confusion.

75% des entreprises interrogées par l’Aberdeen Group indiquent que la gestion du fret entrant est un point d’attention clé. Dans un exemple, une entreprise dont les coûts de fret entrant s’élèvent à plus de 18 millions de dollars par an a déclaré payer les factures de plus de 100 transporteurs – bien qu’elle ait négocié des conditions préférentielles avec cinq transporteurs et stipulé leur utilisation sur chaque commande.

Les organisations de logistique et de chaîne d’approvisionnement sont confrontées à trois défis principaux lorsqu’il s’agit de prendre le dessus sur les dépenses de fret entrant.

3 défis d’expédition entrante que les cadres de la logistique doivent relever

Le manque de visibilité

Les cadres de la logistique se voient constamment demander par les groupes d’opérations, de ventes, de planification, d’achats et de comptabilité des informations plus précises et opportunes sur les expéditions entrantes. Aujourd’hui, pour identifier ce qui est en transit, où il se trouve, quand il arrivera et combien il coûtera, il faut rassembler des informations provenant de documents internes, de sites Web de transporteurs et d’appels téléphoniques – un processus long et inefficace. Et ce, pour un seul envoi. Un rapport complet peut prendre des heures ou des jours à préparer.

En outre, les gestionnaires de transport qui doivent s’appuyer sur des processus essentiellement manuels pour suivre et tracer le fret, se retrouvent à répondre “ça arrive quand ça arrive”. Ce manque de prévisibilité a des effets d’entraînement dans toute l’entreprise, entraînant des stocks excédentaires, des obstacles à la vente et des écarts dans les performances de l’entreprise sur sa chaîne d’approvisionnement. Dans la plupart des entreprises, le manque de données fiables, facilement accessibles et en temps réel signifie qu’elles doivent contacter les fournisseurs pour obtenir des détails sur les expéditions (nom du transporteur, numéro de suivi du transporteur ou connaissement, etc.) Il s’agit d’un processus inefficace et à forte intensité de main-d’œuvre et, au final, d’une façon coûteuse de traiter les expéditions entrantes.

Manque de contrôle

La plupart des entreprises ont élaboré des plans et des guides d’acheminement soigneusement optimisés qui précisent comment les utilisateurs et les fournisseurs doivent expédier le matériel. Cependant, elles ont peu de contrôle sur le respect de ces guides, même si elles paient les frais de transport. Ils doivent compter sur leurs fournisseurs et leurs employés pour exécuter les instructions et les guides d’acheminement, sans aucun moyen de faire respecter ces plans optimisés.

Ce problème est moins important pour les dépenses d’expédition sortantes, car les entreprises ont généralement un contrôle direct sur leur fret sortant. Mais la plupart des termes des bons de commande sont “Ex Works’ (EXW), où l’acheteur paie les frais d’expédition entrants et assume le risque de la livraison des marchandises.

L’acheteur, dans ce scénario, dépend du fournisseur pour suivre les instructions d’acheminement fournies. Malheureusement, les fournisseurs ne suivent pas systématiquement les instructions d’acheminement, car ils se concentrent sur l’expédition de produits à des centaines de clients sur une base quotidienne.

L’essentiel est que lorsqu’un fournisseur ne respecte pas la demande d’expédition (par exemple, la sélection du transporteur, la sélection du niveau de service, l’identification du numéro de compte, les instructions spéciales, les notifications, etc.), l’entreprise acheteuse supporte les frais de transport supplémentaires, ainsi que les coûts résultant des retards dans la réception des articles achetés, des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et du manque de visibilité sur l’expédition. Des coûts qui ne peuvent généralement pas être suivis jusqu’au niveau du produit pour des calculs précis du coût des marchandises (COGS).

En outre, une fois que les articles sont en route, l’acheteur n’a aucun moyen de faire des changements, que ce soit en réaction à des événements externes tels qu’un événement météorologique, ou la nécessité de diviser une expédition pour des destinations de livraison distinctes.

Il peut s’écouler des semaines ou des mois avant que les coûts accrus soient visibles parce que les factures pour l’expédition entrante doivent être saisies et payées avant que les finances puissent générer un rapport de dépenses. Même alors, on ne connaît que le coût total. Pour décomposer les données de manière plus détaillée, il faut passer en revue les documents manuellement, se connecter aux portails d’expédition de plusieurs transporteurs et compiler les informations de diverses manières pour analyser le problème. Ainsi, à moins qu’une question spécifique ne se pose ou que quelqu’un ne fasse un projet d’analyse des dépenses d’expédition entrante, les coûts réels de l’expédition entrante restent inconnus.

Hausse des coûts de fret

Selon l’Aberdeen Research Group, en moyenne, les entreprises interrogées ont connu une augmentation de 14.5 % des tarifs de transport par camion, une augmentation de 11,5 % des tarifs de transport par lots et par bateau, et une augmentation de 15,1 % des tarifs aériens internationaux au cours des deux dernières années.

Il est clair que les tarifs d’expédition externes échappent au contrôle du gestionnaire logistique. Mais cela signifie qu’une gestion minutieuse de l’écosystème d’expédition entrant revêt une plus grande importance. En plus d’accroître la visibilité et le contrôle comme nous l’avons vu plus haut, les responsables de la logistique sont obligés de se tourner vers d’autres domaines d’économies :

• Réductions de la taille du personnel
• Réduction du budget des services informatiques
• Augmenter la centralisation de l’expédition

Cependant, de tels changements peuvent ne faire qu’exacerber le problème. Alors, comment les responsables de l’expédition peuvent-ils contrôler les coûts externes avec moins de ressources internes ?

• Réaliser une analyse approfondie des données de fret pour voir où l’argent a été perdu, afin de savoir où se concentrer
• Mettre en place un système de gestion du transport robuste
• Travailler avec un fournisseur de services logistiques qui peut aider à développer un programme d’expédition et de routage entrant personnalisé, en travaillant un par un avec vos fournisseurs

Il est clair que la gestion de l’expédition entrante est un défi. Heureusement, il existe désormais des services gérés pratiques qui permettent aux entreprises de gérer les processus, d’accroître la visibilité et de maîtriser leurs coûts d’expédition entrante. Une solution complète de services gérés combine une expertise en matière de logistique complexe et un système de gestion logistique à la demande. Mais vous devez savoir ce que vous recherchez en matière d’outils automatisés, de systèmes et de services intégrés lorsque vous choisissez un fournisseur ou que vous construisez un programme de gestion du fret entrant en interne.