Le Food and Nutrition Service (FNS) de l’USDA administre le programme par le biais de subventions aux États. Dans la plupart des États, le programme est administré par son agence éducative désignée, comme le département de la santé de New York. Dans certains États, le programme est administré par une autre agence, telle que le département de la santé, de la famille et/ou des services sociaux de l’État. À la discrétion du gouverneur de l’État, différentes agences peuvent administrer les composantes de garde d’enfants et de garde d’adultes du programme, comme le Wildwood C.A.C.F.P. au Colorado. Dans l’État de Virginie, le programme est directement administré par le Food and Nutrition Service Mid-Atlantic Regional Office (MARO).

L’aide fédérale réelle fournie aux États et à leurs agences désignées prend la forme d’un remboursement en espèces des repas servis, et de tout autre don de l’USDA pour fournir ces repas. Les fonds du programme sont fournis aux États par le biais de lettres de crédit émises dans le cadre du système de gestion financière de l’agence FNS. Les États, à leur tour, utilisent les fonds pour rembourser les institutions pour les coûts des opérations réelles (par exemple, la fourniture de repas), ainsi que pour soutenir les dépenses administratives de l’État. En règle générale, le droit d’un État à un remboursement en espèces de l’USDA est calculé en déterminant d’abord le nombre de repas servis (par catégorie et par type), puis en multipliant le montant du service par un taux de paiement par unité, également appelé “taux de remboursement”. Le “type” de repas fait référence au type de service de repas pour lequel l’institution demande un remboursement, comme les petits déjeuners, les déjeuners, les collations, les suppléments et les dîners servis. La “catégorie” fait référence au type de besoin économique de l’enfant ou de l’adulte à qui un repas est servi, qui peut être catégorisé en repas “payants”, “à prix réduit” ou “gratuits”.

Les garderies d’enfants, les garderies d’adultes et les centres de jour en dehors des heures de classe peuvent demander un tarif unique pour couvrir les frais de scolarité, les repas et tous les autres services de garde afin de récupérer certains coûts ; cependant, la grande majorité de ces centres exploitent des programmes non payants (gratuits). Néanmoins, tous les établissements doivent déterminer l’admissibilité des enfants et des adultes inscrits dans ces centres (par exemple, les personnes à faible revenu, les personnes souffrant d’un handicap mental ou physique, etc.) à des repas gratuits ou à prix réduit, car ces déterminations d’admissibilité affectent les taux de remboursement des repas servis aux participants. Les enfants sans abri résidant dans un refuge pour sans-abri participant sont considérés comme éligibles pour les repas servis par ce refuge. Il est interdit aux programmes parascolaires à risque, aux refuges d’urgence et aux garderies familiales de facturer séparément les repas.