Une nouvelle embauche est toujours un risque. On craint qu’un nouvel employé ne corresponde pas ou ne soit pas aussi qualifié que prévu pour le poste. Pire, la nouvelle embauche pourrait représenter un risque important en matière de sécurité ou de responsabilité. Une mauvaise décision d’embauche peut vexer un employeur pendant longtemps. Le fait de devoir nettoyer les dégâts causés par une seule mauvaise embauche peut être une source de distraction, de perte de temps et d’argent. Et c’est sans parler du temps et des frais associés à la recherche et à la formation d’un remplaçant. Le fait de vérifier correctement un employé à l’avance peut épargner à un employeur des ennuis, du temps et des dépenses importantes.

Il n’y a aucun moyen de garantir qu’un candidat fonctionnera. Il est difficile de déterminer si un candidat est ” le bon ” à partir d’une demande, d’une lettre de présentation, d’un curriculum vitae et d’un bref entretien. Les références apportent rarement beaucoup d’informations, car les anciens employeurs se contentent généralement de confirmer les dates d’emploi, le poste et les fonctions du candidat. Par conséquent, les employeurs utilisent les vérifications des antécédents avant l’embauche, y compris les recherches
dans les casiers judiciaires, comme une source alternative pour les informations nécessaires à l’examen des candidats.

Les vérifications des antécédents se sont avérées être un moyen facile et rentable de connaître les candidats, de prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent et de minimiser le risque associé à une nouvelle embauche. La vérification des antécédents peut en fait être exigée pour certains postes (par exemple, les avocats, le personnel scolaire et les infirmières). En outre, certains employeurs vérifient les antécédents des employés existants afin de déterminer s’il convient de les garder, de les promouvoir ou de les réaffecter. Par conséquent, la vérification des antécédents des candidats et des employés est devenue monnaie courante.

Mais le fait que “tout le monde le fait” ne justifie pas de vérifier aveuglément les antécédents de tous les candidats à un emploi ou des employés actuels. Il y a des conséquences juridiques à effectuer une vérification des antécédents de manière inappropriée. Par conséquent, avant de procéder à une vérification des antécédents d’un employé actuel ou potentiel, vous devez vous familiariser avec les lois applicables.

Federal FCRA

Les employeurs qui procèdent à des vérifications des antécédents des employés ou des employés potentiels doivent être conscients des exigences imposées par la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Il existe des entreprises spécialisées dans la vérification des antécédents des employés. En général, il est judicieux de faire appel à l’une de ces sociétés lorsque vous avez besoin d’une vérification des antécédents. Elles ont l’expérience de la vérification des antécédents, peuvent facilement accéder aux ressources de recherche et d’information appropriées et connaissent les informations que les employeurs doivent éviter. En outre, les vérifications d’antécédents en interne comportent le risque de plaintes pour discrimination.

Cependant, le recours à une personne ou à une agence extérieure à votre entreprise fait entrer en jeu les exigences de la FCRA, qui ne s’applique pas lorsque vous effectuez une vérification d’antécédents en interne. En d’autres termes, si un employé interne
effectue la vérification des antécédents, le FCRA ne s’applique pas.

Plus précisément, le FCRA s’applique lorsque les employeurs obtiennent des “rapports sur les consommateurs” ou des “rapports d’enquête sur les consommateurs” auprès d’une “agence de renseignements sur les consommateurs”. La Federal Trade Commission (FTC), qui est chargée de faire appliquer
la FCRA, interprète le terme “agence de renseignements sur les consommateurs” de manière large. Selon la FTC, les cabinets d’avocats et les agences de sélection d’emploi qui recueillent, rassemblent ou évaluent des informations (même s’il s’agit d’informations publiques)
puis les fournissent à un employeur en échange d’un avantage sont considérés comme des agences de renseignements sur les consommateurs.

Les “rapports sur les consommateurs” et les “rapports d’enquête sur les consommateurs” comprennent les rapports obtenus d’une agence de renseignements sur les consommateurs concernant “le caractère, la réputation générale, les caractéristiques personnelles ou le mode de vie d’une personne”
Cela comprendrait les rapports liés aux dossiers de conduite de la personne,
aux antécédents de crédit, aux casiers judiciaires et aux antécédents professionnels. Notez que les dossiers du service militaire sont généralement considérés comme confidentiels en vertu de la loi sur la protection de la vie privée de 1974 et ne peuvent être divulgués que dans des circonstances limitées.

Pour obtenir et utiliser correctement un rapport sur le consommateur ou un rapport d’enquête sur le consommateur provenant d’une agence de renseignements sur le consommateur, un employeur doit informer l’employé ou le candidat qu’une vérification des antécédents sera
effectuée. Avant que la vérification puisse être effectuée, l’employé doit fournir à l’employeur une autorisation écrite adéquate pour obtenir le rapport. Une “autorisation adéquate” exige que l’employeur fournisse à l’employé un formulaire de divulgation clair, visible et écrit, totalement séparé de tout autre contenu potentiellement distrayant. L’employé doit ensuite donner à l’employeur l’autorisation écrite d’obtenir un rapport avant que l’employeur ne le fasse.

Si l’employeur décide de prendre une mesure défavorable à l’encontre d’un candidat ou d’un employé en se basant, au moins en partie, sur les informations contenues dans un rapport de consommateur, il doit se conformer à des exigences supplémentaires. Plus précisément, l’employeur doit
donner au candidat ou à l’employé une copie du rapport et une description de ses droits tels qu’énumérés par la FTC. La FTC a créé un “formulaire de divulgation de l’action préjudiciable” à cet effet. L’employeur doit accorder au candidat ou à l’employé un délai raisonnable pour corriger
les déficiences, puis informer l’employé lorsque la décision d’embauche est définitive.

La loi fédérale exige que les employeurs certifient qu’ils se sont conformés à la FCRA avant que les agences de renseignements sur les consommateurs puissent effectuer, compléter ou leur fournir des rapports sur les consommateurs. Par conséquent, vous devriez fournir
une agence de renseignements sur les consommateurs avec la documentation appropriée avant de la retenir pour effectuer un rapport demandé. Vous devriez également obtenir l’assurance de l’agence de renseignements sur les consommateurs qu’elle se conformera à la loi
lorsqu’elle mènera l’enquête.

Le non-respect de la FCRA comporte des risques importants. Les employeurs peuvent être frappés de dommages-intérêts, de pénalités et de frais d’avocat s’ils ne respectent pas leurs obligations en vertu de la loi.

La loi sur les procédures de sélection d’emploi de l’Utah

La loi sur les procédures de sélection d’emploi de l’Utah interdit à un employeur de demander le numéro de sécurité sociale, la date de naissance ou le numéro de permis de conduire d’un candidat à l’emploi, sauf si la demande s’applique à tous les candidats et sera utilisée par l’employeur pour obtenir un historique de crédit soumis à la FCRA ou pour examiner les dossiers internes afin de déterminer si le candidat a déjà postulé à un emploi ou a déjà été employé. Les employeurs ne peuvent utiliser ces informations qu’à une seule fin : déterminer s’il faut embaucher un candidat à un emploi.

Les employeurs doivent maintenir une politique spécifique concernant la conservation, la disposition, l’accès et la confidentialité des informations recueillies sur les candidats à un emploi et permettre à un candidat d’examiner la politique avant d’accepter de fournir des informations dans le cadre du processus d’embauche. Les employeurs ne peuvent pas conserver les informations recueillies sur les candidats à l’emploi pendant plus de deux ans.

Vérification des antécédents criminels

Dans de nombreux États, dont l’Utah, il est légal de procéder à une vérification des antécédents criminels pendant le processus de candidature dans presque tous les cas. En vertu de la FCRA, vous devez informer le candidat ou l’employé que vous pourriez utiliser des informations sur les condamnations criminelles
dans le cadre des décisions d’embauche. Cela doit être fait dans un document séparé qui fournit un avis bien visible. Si vous n’embauchez pas un candidat ou prenez une mesure défavorable à l’encontre d’un employé
en raison des informations contenues dans un rapport sur les antécédents criminels, vous devez lui montrer le rapport qui a conduit à la décision ou à la mesure défavorable et lui fournir des informations lui permettant de corriger les informations qu’elle juge incorrectes.

Si vous vous renseignez sur les condamnations pénales, vous devez également veiller à éviter toute discrimination en vertu du titre VII de la loi sur les droits civils de 1964. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) ne vous
permet généralement pas de refuser d’embaucher un candidat en raison d’une condamnation passée, à moins que vous ne puissiez démontrer que la décision est liée à l’emploi et conforme à la nécessité commerciale.

Vous devez tenir compte de trois facteurs avant de déterminer si vous devez embaucher quelqu’un à la lumière d’une condamnation pénale :

1. La nature et la gravité de l’infraction;
2. Le temps qui s’est écoulé depuis l’infraction et/ou l’achèvement de la peine ; et
3. La nature de l’emploi recherché.

Par exemple, une condamnation pour fraude, vol ou détournement de fonds est probablement suffisamment liée à l’audit fiscal pour que le refus d’embaucher un candidat sur la base d’une de ces condamnations n’enfreigne pas le Titre VII.

Vous devez fournir un avis à un candidat écarté du processus d’embauche en raison d’une condamnation pénale pour lui permettre de démontrer pourquoi cette condamnation pénale ne devrait pas être prise en compte. Enfin, n’oubliez pas qu’une personne dont la condamnation pénale a été effacée en vertu de la loi de l’Utah (ou de la loi de nombreux autres États) peut légalement répondre à toute demande de renseignements comme si l’arrestation ou la condamnation pénale n’avait pas eu lieu.

Dossiers médicaux

Généralement, les dossiers médicaux sont confidentiels et ne peuvent être obtenus dans le cadre d’une vérification des antécédents. À tout le moins, la FCRA exige qu’un employeur obtienne une permission spécifique pour obtenir des dossiers médicaux. Dans de nombreux États (comme la Californie), les dossiers médicaux sont strictement confidentiels et ne peuvent pas faire partie d’une vérification des antécédents. Par conséquent, vous ne devez pas interroger les candidats sur leur état de santé ou leur handicap au cours de la procédure de candidature et d’embauche. Dans la plupart des cas, vous ne devez pas prendre de décision d’embauche sur la base d’informations médicales.

De plus, l’Americans with Disabilities Act (ADA) limite les demandes de renseignements aux informations liées à la capacité du candidat à effectuer les tâches essentielles du poste. En vertu de l’ADA, un employeur peut poser des questions liées à un handicap ou exiger un examen physique ou médical d’un candidat uniquement après avoir fait une offre d’emploi conditionnelle et lorsque l’enquête est pertinente pour le poste. Un employeur ne peut décider de ne pas embaucher la personne que si elle est incapable d’exécuter les fonctions essentielles du poste en raison d’un problème médical avec ou sans aménagement raisonnable.

En vertu de la loi sur la non-discrimination en matière d’information génétique (GINA), un employeur comptant 15 employés ou plus ne doit pas demander, exiger ou acheter l’information génétique, y compris l’information sur les antécédents familiaux, de tout candidat
ou employé, sauf dans de très rares cas. Notamment, selon les règlements applicables, la demande d’informations comprend la réalisation de recherches sur Internet ou l’écoute de conversations de tiers qui sont susceptibles d’aboutir à l’obtention d’informations génétiques ou familiales. En outre, GINA interdit l’utilisation d’informations génétiques, y compris les informations sur les antécédents familiaux, lors de la prise de toute décision affectant les termes, conditions ou privilèges de l’emploi ou entraînant toute mesure défavorable à l’emploi d’un candidat ou d’un employé.

Dans certaines circonstances, une vérification des antécédents peut inclure les antécédents d’indemnisation des travailleurs. Vous devez vous assurer que vous vous conformez à toutes les lois applicables si vous recherchez de telles informations. Les antécédents d’une personne en matière d’indemnisation des accidents du travail sont généralement du domaine public, mais vous ne pouvez pas utiliser ces informations pour discriminer un candidat à un emploi. L’ADA vous interdit de vous renseigner sur les antécédents d’un candidat en matière d’accidents du travail dans une demande d’emploi ou au cours d’un entretien. Vous pouvez poser de telles questions et effectuer une vérification des antécédents en matière d’indemnisation des accidents du travail uniquement après avoir fait une offre d’emploi conditionnelle.

Utilisation discriminatoire des rapports d’antécédents

Si vous utilisez les informations de vérification des antécédents, vous devez vous conformer aux lois fédérales et étatiques qui sont conçues pour protéger les candidats à l’emploi et les employés contre la discrimination. Il est illégal de vérifier les antécédents d’une personne
si la décision de le faire est fondée sur sa race, sa couleur, son origine ethnique, son âge (40 ans ou plus), son sexe, sa religion, son origine nationale ou ses informations génétiques (y compris ses antécédents familiaux). Par exemple, effectuer des vérifications des antécédents criminels ou financiers uniquement sur les candidats ou les employés d’une certaine race est discriminatoire.

Vous pouvez contacter l’auteur à [email protected] ou 801-323-5933.