En comblant le fossé entre l’équipe de mise en œuvre et les utilisateurs finaux, les super utilisateurs sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion d’entreprise comme Microsoft Dynamics GP ou Dynamics 365. Comme ils sont en fin de compte responsables de l’adoption de la solution au sein de votre organisation, leur rôle est crucial pour garantir que le système répond aux attentes de la direction et des utilisateurs finaux, et que les problèmes potentiels sont identifiés et corrigés avant le lancement.
Le rôle du super utilisateur
Les super utilisateurs sont les ressources désignées au sein de votre organisation qui apprendront comment le nouveau système fonctionne et transféreront ces connaissances aux utilisateurs finaux. Ils deviendront vos experts internes sur le système et sa mise en œuvre. Au fur et à mesure qu’ils se familiarisent avec la solution, ils seront sollicités pour les tests et le dépannage, ainsi que pour l’identification des erreurs et des flux de travail inefficaces. Ils aideront également l’équipe de mise en œuvre à apporter des corrections avant le lancement de la solution et donneront leur approbation finale pour la livraison.
A ce titre, les super utilisateurs doivent avoir une bonne maîtrise de la situation actuelle et des objectifs du projet. Ils doivent avoir un niveau de compétences techniques suffisamment élevé pour naviguer dans le nouveau système, apprendre son fonctionnement et l’enseigner aux autres après avoir reçu une formation de l’équipe de mise en œuvre. Ces ressources doivent donc comprendre parfaitement les processus et les flux de travail de la nouvelle solution. Le taux d’adoption par les utilisateurs dépend fortement d’elles, car les autres employés apprendront à utiliser les fonctionnalités du nouveau système et à en tirer le meilleur parti grâce aux super utilisateurs.
Qu’est-ce qui fait un bon super utilisateur ?
Lorsque vous choisissez vos super utilisateurs, vous devez rechercher des ressources ayant de bonnes compétences en communication et en enseignement. Puisqu’ils influenceront grandement l’acceptation ou le rejet final de la solution par l’équipe, le leadership est également très important, car les utilisateurs finaux peuvent souvent résister au changement ou avoir du mal à apprendre une nouvelle technologie.
De plus, les super utilisateurs ont besoin du savoir-faire technique requis non seulement pour identifier correctement les problèmes et les bogues, mais aussi pour communiquer leur importance à l’équipe de mise en œuvre afin qu’elle puisse les corriger par ordre de priorité. Ils doivent également être en mesure d’aborder tout problème, toute demande ou toute préoccupation non technique de l’équipe et de les transmettre aux gestionnaires appropriés ou au fournisseur.
En bref, les super utilisateurs sont essentiels à tout projet de mise en œuvre, car ils jouent un rôle déterminant dans l’identification des problèmes et leur résolution, ainsi que dans le maintien des canaux de communication ouverts entre l’équipe de gestion du projet et les utilisateurs finaux. Ils veillent à ce que la solution réponde aux attentes lors de son lancement et à ce que les utilisateurs finaux comprennent comment l’utiliser et comment en tirer profit. La désignation de super utilisateurs dotés de bonnes compétences techniques, de leadership et d’une approche positive fera des merveilles pour assurer la réussite de votre projet de mise en œuvre.