Vous voulez savoir ce que signifie réellement la confidentialité en RH ? Les praticiens des ressources humaines en ligne reçoivent fréquemment des courriels d’employés qui disent : ” J’avais un problème, alors je suis allé voir les RH. Je l’ai dit aux RH, et ils l’ont dit à mon patron, et maintenant mon patron est en colère contre moi. Les RH ne sont-elles pas tenues de tout garder confidentiel ?”
Quand les RH doivent agir
Il est facile de voir comment les gens peuvent penser que les RH ne sont pas confidentielles. Les RH traitent beaucoup d’informations qui devraient être confidentielles. Par exemple, elles s’occupent de l’assurance maladie (bien que, elles ne soient pas soumises à la réglementation HIPAA, sauf dans les cas où les entreprises sont auto-assurées), elles s’occupent des salaires et elles s’occupent de la discipline des employés.
Un employeur licencierait toute personne des RH qui partagerait des informations sur l’un de ces sujets sans autorisation et sans raison valable. Mais qu’en est-il des autres domaines qu’un employé pourrait soumettre aux RH ?
Certaines choses sur lesquelles le personnel des RH doit agir, et cela signifie qu’il ne peut pas garder vos informations confidentielles. Choqué ? Ne le soyez pas. Eh bien, voici quelques-unes des questions sur lesquelles les RH doivent agir.
Demandes de harcèlement sexuel
Si vous déposez une plainte disant que votre patron, votre collègue ou même un vendeur vous a harcelé sexuellement, le service des RH doit agir. Légalement, s’ils ignorent votre plainte, ils rendent l’entreprise responsable des actions du harceleur. Cela est vrai même si vous dites : “Je ne veux pas que vous fassiez quoi que ce soit, je veux juste que vous soyez au courant”. Légalement, les RH doivent agir ou cela pourrait être considéré comme de la nonfaisance.
Le nombre de personnes qui seront impliquées dépend du type de réclamation faite par l’employé. Si par exemple, votre réclamation est que Jim regarde du porno sur son ordinateur et que cela vous met mal à l’aise, alors le responsable des RH peut facilement traiter le problème. Il ou elle peut prendre le téléphone, appeler le service informatique et lui demander de consulter l’historique de l’ordinateur de Jim. En quelques minutes, les RH peuvent arrêter Jim, et personne n’aura à savoir que vous vous êtes plainte en premier lieu.
Mais que se passe-t-il si votre plainte est que Jim vous a fait des avances inappropriées ? Les RH doivent enquêter sur ce point, et cela implique de parler avec des gens. Ils parleront à Jim. Ils parleront avec d’autres témoins potentiels, et après avoir recueilli les informations, ils prendront une décision, généralement en collaboration avec un avocat spécialisé en droit du travail.
Beaucoup de gens pensent qu’une réclamation est suffisante pour que les RH punissent la personne, mais ce n’est pas le cas. L’entreprise doit toujours mener une enquête approfondie et maintenir une position de neutralité pendant qu’elle le fait. Cela signifie qu’ils ne supposeront pas automatiquement que vous êtes une victime.
C’est une bonne chose. Vous voulez qu’ils arrivent à la vérité. Rappelez-vous, tout comme vous pouvez accuser quelqu’un d’autre, quelqu’un d’autre peut vous accuser. Vous ne voudriez pas que les RH croient simplement votre accusateur et prennent des mesures sans une enquête impartiale et approfondie, n’est-ce pas ?
Bien que les RH fassent tout leur possible pour que le moins de personnes possible soient impliquées dans ce type d’enquête, il est impossible de la garder complètement silencieuse. Certaines personnes devront en être informées.
Autres plaintes pour discrimination
Si vous prétendez que votre patron est méchant avec vous en raison de votre race, les RH mèneront une enquête un peu comme pour une plainte pour harcèlement sexuel. Il est impossible de garder cela complètement secret. Mais, que se passe-t-il si vous prétendez que votre salaire est inférieur en raison de votre race ?
Parfois, la personne des RH peut enquêter sur une plainte pour discrimination salariale fondée sur la race ou le sexe en consultant simplement sa base de données. Cela peut leur permettre de déterminer que non, votre salaire est conforme à celui de toutes les autres personnes de votre niveau et de votre expérience, il n’y a donc pas de discrimination salariale. Affaire classée, personne d’autre n’a à le savoir.
Mais, que se passe-t-il si vous savez simplement que, même si votre salaire est le même que celui de vos collègues, vous n’obtenez pas les missions qui vous prépareraient à une promotion ? Alors, vous devrez faire valoir vos arguments, puis les RH mèneront une enquête – et là encore, les gens, y compris votre responsable, seront au courant.
Plaintes générales
C’est ici que la situation peut devenir sommaire. Vous pouvez penser que votre personne des RH n’est qu’une caisse de résonance, mais elle va directement voir votre manager et rapporte ce que vous avez dit. Que vient-il de se passer ? Tout d’abord, votre personne RH doit vous faire comprendre très clairement ce qu’elle partagera et ne partagera pas en dehors de votre réunion à huis clos.
Vous devez également préciser vos attentes. Par exemple, dites : “J’aimerais avoir des conseils pour mieux m’entendre avec mon patron, mais je ne voudrais pas que vous lui parliez. Est-ce que cela vous convient ?” Ils devraient répondre par oui ou par non, et vous pouvez alors poursuivre, mais en comprenant parfaitement que votre responsable RH a accepté de ne pas aller voir votre patron pour lui faire un rapport.
N’oubliez pas que si l’un des problèmes que vous combattez avec eux a trait au fait que votre responsable enfreint la loi (harcèlement sexuel, vol, fraude boursière), le responsable RH doit agir. Même s’ils vous ont dit au début de la réunion qu’ils ne le feraient pas, la nature de vos plaintes peut les amener à devoir intervenir.
Si votre plainte est que votre collègue est toujours en retard et n’est jamais puni, que voulez-vous au juste que la personne des RH fasse à ce sujet ? Voulez-vous qu’il parle à votre manager ? Qu’il parle à votre collègue ? Qu’il se contente d’écouter vos récriminations ? Décidez du résultat que vous voulez avant d’y aller.
N’oubliez pas qu’une personne des RH n’est pas la même chose que votre représentant syndical. Ils sont là pour aider l’entreprise. Bien sûr, la meilleure façon d’aider l’entreprise est de s’assurer que les employés sont bien traités, mais cela signifie parfois aller voir un gestionnaire avec votre plainte, ou ignorer votre plainte.
En fait, ce n’est pas votre problème que votre collègue arrive en retard, sauf si cela a un impact sur votre charge de travail. Votre responsable RH peut vous le rappeler. Si vous vous plaignez trop de choses qui ne sont pas votre problème, vous pouvez motiver votre responsable RH à aller voir votre patron pour lui faire savoir que vous êtes un employé à problèmes. Croyez que ce n’est pas une réputation que vous voulez atteindre.
Conseils généraux
Votre gestionnaire des RH ne divulguera pas votre salaire à vos collègues (à moins que vous ne travailliez dans un bureau où les salaires sont publics), devrait garder vos problèmes médicaux confidentiels et faire de son mieux pour garder les situations délicates aussi proches que possible – avec seulement ceux qui doivent savoir – sachant.
Mais, vous ne devriez pas compter sur votre gestionnaire des RH pour agir comme votre prêtre ou votre avocat. Ils protégeront l’entreprise. Ils ne sont pas vraiment tenus de taire autre chose que les informations médicales (si votre entreprise est soumise à la loi HIPAA).
Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties quant à leur exactitude et leur légalité. Le site est lu par un public mondial et les lois et règlements sur l’emploi varient d’un état à l’autre et d’un pays à l’autre. Veuillez solliciter une assistance juridique ou l’aide de ressources gouvernementales nationales, fédérales ou internationales, afin de vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes dans votre pays. Ces informations sont fournies à titre d’orientation, d’idées et d’assistance.