Vous avez lancé votre petite entreprise pour faire des bénéfices. Maintenant que vous l’avez fait, vous souhaitez peut-être développer encore plus votre activité. En 2017, 40 % des petites entreprises ont déclaré que l’amélioration de l’expérience et de la fidélisation des clients était leur principale stratégie pour augmenter la croissance des revenus. Bien que cela puisse sembler surprenant, le bon processus de comptes débiteurs peut faire les deux.

Qu’est-ce que le processus de comptes débiteurs

Vous avez probablement déjà prêté de l’argent à un ami sous forme de ” je te dois ” (IOU). En affaires, c’est essentiellement ce que sont les comptes débiteurs. Il s’agit d’argent dû à votre entreprise que les clients ont déjà dépensé, à crédit.

La plupart du temps, ces transactions de reconnaissance de dette se déroulent sans problème, mais, sans les bonnes étapes du processus des comptes clients (processus AR), elles peuvent rapidement devenir désordonnées.

Voici les étapes du processus des comptes clients qui peuvent aider votre entreprise à réussir :

Étapes du processus des comptes clients

Établir des pratiques de crédit dans le cadre de votre processus des comptes clients

Étendre le crédit est risqué. Pour vous assurer que vous avez les meilleures chances d’être remboursé, vous voudrez établir un système de vérification du crédit dans le cadre de votre processus de comptes clients. Cela vous permettra d’examiner la solvabilité de chaque client avant qu’il ne vous emprunte de l’argent. Vous pourrez alors éliminer les clients qui ne sont pas susceptibles de vous payer. C’est aussi simple que de ne pas offrir de crédit aux clients ayant un mauvais crédit, et c’est un élément essentiel d’un processus de comptes clients qui fonctionne bien.

Pour établir vos conditions de crédit avec succès, vous devrez accomplir quelques tâches. Voici quelques-unes des premières étapes du processus des comptes débiteurs :

• Décider du montant du crédit que vous voulez accorder à chaque client
• Choisir la période de paiement pour vos clients
• Décider si vous voulez offrir des escomptes pour paiement anticipé et quelles seraient ces conditions. être
• Choisir une pénalité pour les paiements en retard que vous recevez des clients
• Identifier toute autre condition spécifique à votre petite entreprise que vous voulez inclure

Une fois que vous avez établi vos conditions de crédit de base, vous voudrez également considérer :

• La durée d’ancienneté de votre client dans votre entreprise. Vous pouvez offrir aux nouveaux clients des délais de paiement plus courts et aux clients plus anciens des délais plus longs. Récompenser les clients qui vous ont soutenu avec des délais de paiement plus longs peut augmenter encore plus la fidélité à la marque.
• L’historique de paiement de vos clients. Pour les clients qui ont toujours payé à temps, vous pouvez vouloir être plus flexible. Par exemple, disons qu’un client – qui a toujours payé à temps – demande des délais de paiement plus longs. Comme il n’a jamais manqué un paiement, vous pouvez envisager sa demande.
• Vos concurrents. Si les concurrents de votre secteur d’activité envoient des factures qui sont dues dans les 20 jours, vous pourriez vouloir faire de même. Ou, si vous pouvez vous le permettre, envisagez d’offrir une période plus longue aux clients pour payer. Cela peut vous donner un avantage concurrentiel.
• Votre trésorerie. Dans certains cas, la réduction de vos conditions vous permettra de récupérer de l’argent plus rapidement. Cela peut contribuer à augmenter votre flux de trésorerie.

Bien que ces considérations puissent sembler excellentes, une autre question peut brûler au fond de votre esprit : Comment vérifier le crédit de votre client ?

Suivez ces étapes pour vérifier le score de crédit de votre client :

1. Obtenir une autorisation signée de votre client pour effectuer une vérification de crédit.
2. S’assurer que vous avez son nom légal complet, sa date de naissance et son numéro de sécurité sociale.
3. Utilisez Equifax, Experian et TransUnion pour soumettre des formulaires de demande en ligne.

Facturation des clients et processus commercial des comptes clients

La façon dont vous traitez vos factures peut soit aider, soit inhiber votre processus de comptes clients, et tout se résume à la communication. La communication est essentielle dans toute relation. Cela inclut la relation que vous avez avec vos clients. Votre facture est la principale plate-forme de communication entre vous et votre client. Cette facture leur communique directement les exigences de votre transaction. Cela dit, n’oubliez pas que votre facture n’est pas un document juridique.

Dans le cadre de votre processus d’AR, chaque facture que vous produisez doit décrire vos produits ou services vendus. Vous devriez également inclure le coût de ces produits ou services, ainsi que la date d’échéance du paiement. Après avoir obtenu ces éléments, vous voudrez continuer à améliorer vos factures en :

• S’assurant que vos informations sont aussi claires que possible. Vous voulez éviter les formulations ou le langage qui prêtent à confusion.
• S’assurant que vos informations sont complètes. Vérifiez que vous n’avez pas oublié des parties importantes de la facture.
• S’assurer que vous n’avez pas de conditions de paiement peu claires. Faites attention à vos conditions de paiement sur votre facture. Toute confusion à ce sujet peut amener les clients à vous contacter pour poser des questions. Plus cela se produit, plus vous recevez de paiements retardés.
• Utiliser le bon type de numérotation. L’établissement d’un système de numérotation des factures est essentiel. Vous voulez être en mesure de suivre vos factures facilement. Chaque facture doit avoir un numéro unique pour permettre un suivi et une identification plus faciles.
• Examiner vos factures fréquemment. Vérifiez toujours vos factures pour des problèmes de grammaire ou de calculs. L’exactitude est un must.
• S’assurer que vous faites un suivi. Vous voulez vous assurer que vous faites le suivi aux bons moments. Vous n’avez pas besoin de harceler vos clients, mais s’ils sont en retard sur un paiement, n’ayez pas peur d’envoyer un suivi ou de passer un appel.
• Utiliser un logiciel pour la facturation ou la facturation en ligne. Les logiciels peuvent vous aider à établir des factures cohérentes et précises pour chaque transaction. Par exemple, QuickBooks peut vous aider à faciliter la facturation.

Suivre les comptes clients

Vous ne laisseriez pas un client quitter votre petite entreprise sans payer, n’est-ce pas ? Perdre le suivi de vos comptes clients, c’est essentiellement cela. Vous manquez des paiements.

Comme le suggère le terme “comptes clients”, rester au courant de vos comptes est une partie importante du processus commercial des comptes clients. Pour les factures qui n’ont pas encore été payées, vous devrez remplir un registre des comptes clients. Il s’agit d’une liste de factures dues avec un montant total en bas. Le total doit correspondre au total des comptes débiteurs indiqué sur votre bilan.

Vous pouvez également utiliser un logiciel pour suivre vos créances. Par exemple, QuickBooks a l’option de produire des rapports de vieillissement. Ces rapports vous montrent quand une facture est en retard et à combien s’élève le paiement. Il existe également une variété d’autres applications de comptabilité et de tenue de livres que vous pouvez examiner. Parmi les plus populaires, citons FreeAgent, Nutcache et Sage Business Cloud Accounting.

Si vous n’êtes pas prêt à investir dans des applications de comptabilité ou de tenue de livres, vous pouvez également utiliser certains modèles de suivi. Par exemple, la feuille de calcul de suivi des factures de Microsoft Excel est une bonne option.

Comptabilité des comptes débiteurs

Vos comptes débiteurs sont des composantes essentielles de vos états financiers. Cela signifie que vous devrez les enregistrer et les comptabiliser correctement dans votre processus de comptabilité clients. . Pour ce faire, vous devrez vous assurer de documenter vos comptes débiteurs au moyen de vos factures – qui devraient décrire les biens ou les services que vous avez fournis au client, le montant qui vous est dû et le moment où ce montant doit être payé.

Il existe deux méthodes de comptabilité à considérer pour comptabiliser vos comptes débiteurs. Elles sont :

1. La comptabilité de caisse. Dans ce type de comptabilité, vos recettes sont considérées comme des recettes lorsque vous recevez des espèces. Vos dépenses sont considérées comme des dépenses lorsque vous les payez. Pour la comptabilité de caisse, vous suivez vos comptes débiteurs séparément des recettes. Votre revenu n’est pas enregistré jusqu’à ce que l’argent soit reçu.
2. Comptabilité d’exercice. Dans ce type de comptabilité, vos recettes sont considérées comme des recettes lorsque la vente est réalisée. De même, vos dépenses sont considérées comme des dépenses lorsqu’un coût est encouru. Vos comptes débiteurs sont enregistrés dans ce système. Il existe un risque que le client ne vous paie pas. S’il ne paie pas, plus tard vous pourrez imputer ces pertes aux dépenses.

L’évolution du processus des comptes clients

Vos comptes clients peuvent être documentés à la main dans des modèles ou d’autres méthodes préférées. Vous devrez créer manuellement les biens ou les services que vous avez fournis au client, le montant qui vous est dû et quand ce montant doit être

• Chaque facture
• Chaque commande de vente
• Chaque accusé de réception du client
• Tous les documents d’expédition

Plus vous gagnez de clients, plus cela peut devenir désorganisé. Cette désorganisation peut alors perturber le revenu global de votre petite entreprise. Lorsque vos revenus sont perturbés, la croissance de votre petite entreprise peut être freinée.

Au lieu de poursuivre cette voie manuelle pour votre processus de comptes clients, vous pouvez envisager d’utiliser des programmes de comptabilité. Vous pouvez passer progressivement à ces programmes, ou vous pouvez les mettre en œuvre immédiatement.

Les autres outils que vous pouvez utiliser comprennent :

• Wave. Il s’agit d’un programme de comptabilité basé sur le cloud qui a été conçu pour les entrepreneurs et les entreprises de moins de 10 employés. Wave est compatible avec les systèmes d’exploitation Mac, Windows et Linux.
• Invoice Ninja. C’est un programme de comptabilité conçu pour les freelances et les entrepreneurs en ligne. Il est 100% gratuit et hébergé sur le cloud, il est donc accessible partout.
• FreshBooks. C’est un programme de comptabilité qui est utilisé dans 120 pays par plus de 500 000 utilisateurs. Gardez à l’esprit que ce programme n’est pas gratuit mais vous pouvez vous familiariser avec un essai de 30 jours.
• Zoho Books . Il s’agit d’un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui se concentre sur la facturation, et qui est excellent pour les petites entreprises. Il est particulièrement utile pour les petites entreprises qui sont détenues et exploitées par une seule personne.
• Xero. Ce logiciel de comptabilité peut vous aider avec la facturation et le suivi. Il fait également la paie, les connexions bancaires, le rapprochement bancaire, et plus encore.

Optimisation de votre processus de comptes clients

Votre processus de comptes clients aide à maintenir le fonctionnement efficace de votre petite entreprise. Cependant, vous voudrez l’optimiser périodiquement pour le garder à niveau.

Pour réussir à optimiser votre processus de comptes clients, vous voudrez identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. À partir de là, vous pouvez apporter des ajustements qui offrent des solutions à tous les problèmes identifiés. Cela vous aidera à économiser de l’argent et à éviter de subir des pertes. Cela vous aidera également à réduire la dette et à augmenter la croissance au fil du temps.

Pour optimiser votre processus d’AR, considérez ces étapes :

1. Discutez des modalités de paiement dès le début avec chaque client.
2. Utilisez les paiements électroniques dès le début du processus.
3. Gardez vos données sur les clients exactes et à jour.
4. Recherchez toujours des moyens d’améliorer et de renforcer votre processus de recouvrement. Une façon de le faire est d’utiliser la facturation électronique.

Vos clients sont-ils motivés pour payer plus rapidement ?

Motiver vos clients à payer votre entreprise est l’une des étapes les plus importantes du processus des comptes clients. Vos clients ont beaucoup de factures à payer. Leur fournir un peu de motivation pour payer votre facture plus rapidement ne va pas faire de mal.

Voici quelques conseils pour motiver vos clients à payer plus rapidement :

• Ajouter des frais de retard. Le risque d’une pénalité de retard encourage vos clients à payer le plus tôt possible et à ne pas prendre le risque de manquer la date d’échéance.
• Offrez des récompenses pour un paiement anticipé. Celles-ci sont souvent abordées directement sur la facture. Par exemple, si vous offrez une remise de 2 % pour un paiement en 20 jours au lieu de 30, vous écrirez ” 2/20 net 30. “
• Utilisez des politiques de crédit. Vous pouvez mettre en place des politiques qui interdisent de prendre une commande d’un client s’il a dépassé sa limite de crédit. Vous pouvez également mettre en place une politique qui interdit l’expédition d’articles si un client a des factures en souffrance. Ces politiques peuvent encourager les clients à rester à jour dans leurs paiements.

Comment recouvrer les créances plus rapidement

Les entreprises, en particulier les petites entreprises comme la vôtre, sont toujours en train de changer et d’évoluer pour s’adapter à leur marché. Cela signifie que même si votre processus de comptes débiteurs se déroule sans problème en ce moment, il y a probablement des façons de l’améliorer.

Certaines façons d’améliorer la pièce de recouvrement de votre processus d’affaires des comptes débiteurs comprennent :

• Utiliser un logiciel. Différents logiciels de comptabilité peuvent générer des rapports de vieillissement des comptes clients. Ceux-ci vous permettent de voir le statut de paiement de chaque client. Votre logiciel de comptabilité vous alertera également si des factures sont en retard.
• Envoyer vos factures tout de suite. Vous ne voulez pas perdre de temps à envoyer les factures à vos clients. Plus vite ils reçoivent la facture, plus vite ils peuvent vous faire parvenir le paiement.
• Suivi des paiements. Vous n’avez pas besoin de harceler vos clients, mais s’ils sont en retard, un suivi peut être de mise.
• Utiliser les paiements électroniques. Les mettre en place tôt peut créer un système de paiement plus efficace. Plus il est facile pour les clients de vous payer, plus vite ils vous les enverront. Les options de paiement électronique comprennent PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, et plus encore.
• Envisager des plans de paiement. Ceux-ci peuvent être une bonne option pour les clients qui sont en retard pour payer ce qu’ils doivent.
• Engager un avocat de recouvrement. Si les retards de paiement deviennent courants pour votre petite entreprise, envisagez d’engager un avocat de recouvrement. Ces avocats peuvent vous aider à collecter les paiements, à gérer la paperasse et même à vous représenter au tribunal si nécessaire.
• Accepter des dépôts à l’avance. Cela peut être une stratégie utile pour vous assurer que votre petite entreprise est payée. En fait, la plupart des petites entreprises de détail le font déjà. Par exemple, lorsque vous achetez un article sur Amazon ou un autre magasin en ligne, votre compte est débité bien avant que vous ne receviez l’article.

Lorsque vous évaluez votre processus commercial de traitement des comptes clients, examinez de près votre procédure globale. Il suffit de quelques ajustements faciles pour améliorer l’efficacité de votre petite entreprise. À partir de là, vous pouvez continuer à optimiser votre processus de gestion des comptes clients et encourager vos clients à payer plus rapidement. N’oubliez pas que plus vite vos clients paient, plus vite vous pouvez recouvrer vos créances. Cela conduit à une plus grande croissance financière à long terme.