Nous poursuivons notre formation SAP MM et ce tutoriel vous propose une introduction et un aperçu détaillé de l’un des processus les plus fondamentaux de l’approvisionnement et du module SAP MM : Le processus SAP Procure to Pay. Ce processus est également connu sous le nom de processus d’approvisionnement externe.

Le processus SAP Procure to Pay est nécessaire lorsque nous devons acheter des matériaux/services auprès d’un fournisseur externe pour notre entreprise. Ce processus comprend toutes les tâches commerciales à partir d’une demande d’achat (PR) et se termine par le paiement au fournisseur.

Les événements qui déterminent le début de ce processus sont liés à :

• La planification des besoins en matériel (MRP) de la gestion des entrepôts pour assurer des quantités minimales de stock de matériel et d’outils dans l’entrepôt.
• Matériels de maintenance, outils, ressources externes, plans de services pour se procurer toutes les ressources nécessaires pour gérer la maintenance de manière appropriée.
• Autres besoins d’approvisionnement provenant des départements d’une entreprise.

Pour démarrer le processus, il est nécessaire de créer une demande d’achat (PR), un document qui permet aux personnes travaillant dans les différents départements d’une entreprise de spécifier les biens ou les ressources qui doivent être achetés. Le processus se termine lorsque le paiement au fournisseur est comptabilisé. Voici un aperçu graphique du processus d’approvisionnement externe dans SAP:

Vue d’ensemble du processus SAP Procure to Pay

Le service des achats peut satisfaire les besoins d’achat des autres services d’une entreprise en émettant :

• Un bon de commande : dans ce cas, un processus RFQ (Request for Quotation) est d’abord nécessaire.
• Un contrat ouvert : dans ce cas, en plus du processus RFQ, la tâche d’achat est finalisée par le biais du bon de commande référencé au contrat ouvert.

Le processus RFQ est toujours effectué par le département des achats avant d’émettre un contrat. Généralement, l’objectif final de cette phase est de sélectionner un fournisseur parmi plusieurs d’entre eux, par rapport aux biens ou aux services à acheter.

Une réception de marchandises permet à l’entrepôt du département qui a commandé les achats de certifier la quantité reçue de marchandises tandis qu’une entrée de service leur permet de certifier la réception des services. Ces deux tâches ne sont exécutées qu’en relation avec un bon de commande/d’émission de contrat.

Le sous-processus suivant, dont le nom est Traitement des factures, contient les tâches permettant de faire correspondre la facture à l’émission de contrat ou au bon de commande. Il contient également les tâches nécessaires pour vérifier les données de la facture par rapport aux données de l’ordre de lancement du contrat ou de l’ordre d’achat, telles que la quantité et les valeurs par chaque position.

La dernière tâche est liée à l’enregistrement du paiement d’un fournisseur.

Transactions dans le processus SAP Procure to Pay

Le processus SAP Procure to Pay utilise les transactions et les documents suivants dans SAP ERP.

Demande d’achat

La demande d’achat est un document interne qui est émis/créé chaque fois que les biens (stock/non stock) et/ou les services sont nécessaires. Plusieurs types de documents seront disponibles pour être utilisés. Le système SAP vérifie automatiquement divers paramètres tels que la disponibilité du budget et demande un workflow d’approbation pour la demande d’achat, principalement en fonction de sa valeur et de la délégation interne des pouvoirs, ainsi que d’autres paramètres techniques (tels que la catégorie d’article ou le groupe d’achat). La demande d’achat créée dans le système peut également être révisée si nécessaire.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ME51N
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Achats -> Demande d’achat -> Créer

Demande de devis (RFQ)

La RFQ est nécessaire lorsque vous ne connaissez pas votre fournisseur et que vous avez besoin de devis de plusieurs fournisseurs pour un matériel/service. C’est l’ensemble complet de processus qui est déclenché une fois qu’une demande d’achat a été reçue. Les postes de la demande d’achat peuvent être regroupés dans le même processus de demande d’offre. Une fois que les devis sont reçus de vos fournisseurs, vous maintenez les enregistrements dans le système SAP changeant ainsi le document RFQ en devis.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ME41
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Achats -> RFQ/Quotation -> Demande de devis -> Créer

Open Contract

Un contrat ouvert est un accord général avec le fournisseur pour une période de validité donnée avec une liste de prix convenue. En référence au même contrat, de multiples ordres de validation de contrat peuvent être générés jusqu’à ce qu’il soit expiré ou que la valeur en suspens soit disponible.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ME31K
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Achats -> Contrat-cadre -> Contrat ->.> Créer

Commande

La commande est un document officiel convenu entre le client et le vendeur pour l’intention du client d’acheter ou de recevoir un/multiple matériel avec des prix convenus, délais/dates de livraison, quantités et spécifications convenus. L’engagement budgétaire est automatiquement créé. Les tolérances pour les marchandises et les services non planifiés peuvent être prévues.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ME21N
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Achats -> Bon de commande -> Créer -.> ME21N – Vendeur/usine fournisseur connu(e)

Bon de commande

Le bon de commande est un document officiel convenu entre le client et le fournisseur concernant l’intention du client d’acheter ou de recevoir un/multiple matériel à des prix convenus, délais/dates de livraison, quantités et spécifications convenus et il est créé en référence à un contrat ouvert. L’engagement budgétaire est automatiquement créé. Des tolérances pour les biens et les services non planifiés peuvent être prévues.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ME21N
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Achats -> Bon de commande -.> Create ME21N – Vendor/Supplying Plant Known

Goods Receipt

Goods Receipt est l’étape du cycle d’approvisionnement où les marchandises réelles commandées via un Purchase Order/Contract Release Order sont reçues par l’entreprise et où elles sont vérifiées pour la qualité/quantité requise. Si la qualité des marchandises répond aux critères requis, une transaction de réception de marchandises est enregistrée dans le système SAP en référence au bon de commande/ordre de lancement de contrat. Cette transaction a le double effet de changer la quantité de stock (pour les matériaux entrés) et en même temps l’entrée dans le module financier est également passée pour le débit du stock contre les dettes au fournisseur.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : MIGO
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Gestion des stocks -> Mouvement des marchandises -> MIGO

Service Entry

L’entrée de service certifie que les services demandés à partir du bon de commande/ordre de lancement du contrat ont été effectivement livrés/prestés. Une confirmation avec les paramètres requis est saisie sur la feuille de saisie des services qui est ensuite acheminée via un workflow vers les niveaux requis pour la confirmation et l’approbation finale.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : ML81N
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Feuille de saisie des services -> ML81N Maintain

Invoice Handling

Le processus est déclenché chaque fois qu’une facture fournisseur reçue pour les achats doit être saisie dans le système SAP. La facture saisie initialement est considérée comme étant dans le statut “Parked”, ce qui signifie qu’aucune entrée ou écriture financière n’a été effectuée et que les détails de la facture existent dans le système pour l’enregistrement et les approbations ultérieures. À ce stade, un “contrôle à trois voies” est déclenché dans le système SAP standard, dans lequel la facture reçue est vérifiée automatiquement par rapport au bon de commande de référence et au document de réception des marchandises pour vérifier l’exactitude du prix/de la quantité. Toute divergence observée ici peut être ajustée pour tenir compte des écarts et des montants contestés. La facture peut être mise en statut de blocage pour paiement. Une fois que la facture est approuvée via le workflow défini dans le système SAP, elle peut être effectivement comptabilisée. Cette opération est généralement effectuée par la personne responsable du service comptabilité fournisseurs d’une entreprise. Le processus chevauche généralement les fonctionnalités communes des modules MM et FI.

Comment appeler cette transaction

• Code de transaction SAP : MIRO/MIR7
• Menu : Logistique -> Gestion du matériel -> Vérification des factures logistiques -> MIRO/MIR7 Saisir la facture

Payment

Si la facture est approuvée via le workflow, la dernière étape du cycle d’achat est le paiement au fournisseur. Cela se fait en saisissant une transaction dans le système SAP appelée “Cycle de paiement automatique”, qui est généralement déclenchée périodiquement sur la base des conditions de paiement / dates d’échéance telles que mentionnées dans le bon de commande. Le résultat du cycle de paiement peut être un chèque imprimé via SAP pour les fournisseurs prévus ou les résultats du cycle de paiement peuvent être exportés vers des systèmes externes pour le portail bancaire en ligne via lequel les paiements des fournisseurs sont transférés électroniquement.

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