Qu’est-ce qu’une demande de travail ?

Une demande de travail est un document formel (numérique ou papier) qui décrit les travaux de maintenance qui doivent être réalisés. Une demande de travail est l’identification du travail nécessaire, émise par le client au service de maintenance.

Overview

Le service de maintenance abrite des travailleurs compétents dans l’entretien des installations, des terrains, des équipements, des véhicules et d’autres actifs. Ils sont les gardiens de la propriété et, par conséquent, répondent à une variété de besoins des clients. Ces besoins peuvent rapidement s’ajouter aux travaux réguliers et programmés tels que le nettoyage de routine et l’entretien préventif. Afin de gérer et de valider toutes les tâches, la maintenance doit fonctionner avec un flux de travail clair.

5 éléments clés d’une demande de travail :

1. Demandeur : une personne individuelle ou un service
2. Enjeu : il peut s’agir de robinets qui fuient, de travaux de menuiserie, de déneigement, d’aménagement paysager, de renouvellement de l’éclairage intérieur, de changement d’outillage et de réparation de véhicules
3. Priorité : faible, moyenne ou élevée ; les dates d’échéance doivent être indiquées si elles sont connues
4. L’emplacement : zone spécifique dans l’installation et usine spécifique s’il y en a plusieurs
5. Budget : important pour la planification du travail et les négociations, les dossiers comptables et financiers, et l’approbation de la direction

Plus une demande de travail est détaillée, mieux c’est. Les demandes de travail détaillées aident les superviseurs et les gestionnaires de maintenance à transformer plus rapidement une demande de travail en un ordre de travail.

3 types de demandes de travail

Les demandes de travail peuvent être classées de plusieurs façons selon le type d’industrie, la taille de l’entreprise et la taille de l’équipe de maintenance. Quelques types différents de demandes de maintenance sont énumérés ci-dessous.

Selon le type de demandeur

• Demande du locataire : CVC ne fonctionne plus, toilettes qui coulent, réparation de cloisons sèches
• Demande de l’opérateur : machine ne fonctionne plus, taux de rebut élevé, fuites de liquide
• Demande de l’employé : déplacement de meubles, changement des lumières du bureau, réparation de tapis

Selon le type d’établissement

• Demande de l’école : toilettes, salles de classe, entretien des laboratoires
• Demande de parc : gazon, aménagement paysager, réparation de panneaux
• Demande industrielle : hauts fourneaux, chaudières, entretien des convoyeurs alimentaires

Par type de priorité

• Discrétionnaire (important mais non obligatoire) : peinture de bureau, déplacement de meubles, mise à niveau des cubicules
• Non discrétionnaire (obligatoire)
  • Urgence (associée à la protection des vies ou à la prévention de la perte de biens coûteux) : déversements de produits chimiques, pannes de courant, enlèvement de la glace sur les allées
  • Urgence (associée à la rapidité du travail nécessaire) : rétablissement de l’eau chaude dans un lavabo, réparation de la climatisation, fonctionnement des urinoirs
  • Routine : activités d’entretien préventif, nettoyage de routine, tonte de la pelouse
  • Non routinier : outre les travaux d’urgence et urgents, cela comprend également les projets spéciaux planifiés

Exemple de demande de travail

A travers le logiciel de GMAO UpKeep, le directeur de production de l’emballeur alimentaire ABC soumet une demande de travail à son équipe de maintenance avec les détails suivants :

• Titre de la demande de travail : Installer une nouvelle ligne d’emballage d’aliments
• Détails : Une nouvelle ligne d’emballage a été livrée avec 12 palettes. Elles doivent être installées dans la même salle de traitement que 8 autres lignes. Nous avons un mois de retard sur ce projet et avons besoin de capacité supplémentaire pour répondre aux exigences de nos clients. L’objectif est de terminer l’assemblage une semaine après la réception de cette demande. Le budget restant du projet est de 3 000 $.
• Priorité : élevée

Dans cet exemple, le directeur de production est sous pression pour que la nouvelle ligne d’emballage de l’entreprise soit opérationnelle en une semaine. La demande de travail est soumise à la maintenance dans le but de la faire convertir en bon de travail. Certains paramètres sont inclus dans les détails et ceux-ci doivent être pris en compte par la maintenance avant de passer à l’étape suivante du flux de travail.

La demande de travail permet au service de maintenance de poser les questions suivantes :

• Pouvons-nous effectuer le travail dans le délai demandé ?
• Avons-nous les ressources en interne pour réaliser la demande ?
• Si nous n’avons pas les ressources internes, le budget restant est-il suffisant pour couvrir les coûts d’externalisation ?
• Avons-nous les instructions de montage ?
• Si nous ne pouvons pas terminer dans le délai demandé, quand pourrons-nous le faire ?

Dans ce scénario, le type de demande peut être considéré comme une demande non routinière car il s’agit d’un projet spécial. Cela dit, il est probable que la demande de travail soit convertie en bon de travail et que le reste des étapes du flux de travail suivent.

Comment les demandes de travail améliorent la maintenance

Au lieu de tout transformer en bon de travail, les demandes de travail servent de “régulateur” entre le travail souhaité et le travail assigné. Tout doit passer par un filtre, qu’il s’agisse du superviseur, du gestionnaire ou de quelqu’un d’autre. Cela améliore la priorisation et l’organisation.

Dans notre exemple avec l’emballeur d’aliments ABC, l’avantage spécifique à la maintenance est que les attentes sont clairement formulées dans la section des détails du bon de travail. Celles-ci se présentent sous la forme de la raison de l’urgence, du délai d’achèvement souhaité et du budget alloué. Si tous les paramètres peuvent être respectés, la personne chargée de la maintenance approuvera la demande de travail et la convertira en bon de travail. Si tous les paramètres ne peuvent pas être respectés, alors la personne de maintenance assignée devra communiquer ce qui est réalisable avec le demandeur.