Ha a szállítási költségeken szeretne spórolni, nézze meg a bejövő szállítást. Az Aberdeen Group bostoni kutatócég szerint iparágtól és a vállalat méretétől függően egy vállalkozás az éves fuvarozási költségvetésének több mint 40%-át költheti bejövő szállításra. Egy hatékonyabb bejövő szállítmányozási program minimalizálhatja a késéseket, pénzt takaríthat meg, és még a zűrzavart is csökkentheti.

Az Aberdeen Group által megkérdezett vállalatok 75%-a számolt be arról, hogy a bejövő szállítmányozás kezelése kulcsfontosságú fókuszpont. Az egyik példa szerint egy vállalat, amelynek a bejövő szállítmányozási költségei évente több mint 18 millió dollárt tesznek ki, arról számolt be, hogy több mint 100 fuvarozó számláit fizeti ki – annak ellenére, hogy öt fuvarozóval kötött előnyös feltételeket, és minden megrendelésnél kikötötte ezek használatát.

A logisztikai és ellátási lánc szervezetei három fő kihívással szembesülnek, amikor a bejövő szállítmányozási kiadásokkal kapcsolatos előnyök megszerzéséről van szó.

3 bejövő szállítási kihívás, amellyel a logisztikai vezetőknek foglalkozniuk kell

A láthatóság hiánya

A logisztikai vezetők folyamatosan pontosabb és időszerűbb információkat kérnek a bejövő szállítmányokról az üzemeltetési, értékesítési, tervezési, beszerzési és számviteli csoportoktól. Ma annak azonosításához, hogy mi van úton, hol van, mikor érkezik meg, és mennyibe fog kerülni, belső papírokból, fuvarozói honlapokról és telefonhívásokból kell összerakni az információkat – ez egy időigényes, nem hatékony folyamat. És ez csak egy szállítmányra vonatkozik. Egy átfogó jelentés elkészítése órákig vagy napokig is eltarthat.

A szállítmányozási vezetők, akiknek túlnyomórészt manuális folyamatokra kell hagyatkozniuk a szállítmányok nyomon követése és nyomon követése során, azt a választ kapják, hogy “ideér, amikor ideér”. Ez a kiszámíthatóság hiánya az egész vállalatra kihat, ami többletkészletekhez, értékesítési akadályokhoz és a vállalat ellátási láncának teljesítményében mutatkozó eltérésekhez vezet. A legtöbb szervezetnél a megbízható, könnyen hozzáférhető, valós idejű adatok hiánya azt jelenti, hogy a szállítások részleteiért (fuvarozó neve, fuvarozói nyomon követési szám vagy fuvarlevél stb.) a beszállítókhoz kell fordulniuk. Ez nem hatékony és munkaigényes folyamat, és végső soron költséges módja a bejövő szállítás kezelésének.

A kontroll hiánya

A legtöbb vállalat gondosan optimalizált terveket és útvonalvezetőket dolgozott ki, amelyek meghatározzák, hogy a felhasználók és a beszállítók hogyan szállítsák az anyagokat. Azonban kevéssé tudják ellenőrizni, hogy ezeket az útmutatókat követik-e, még akkor is, ha ők fizetik a fuvardíjakat. Beszállítóikra és alkalmazottaikra kell hagyatkozniuk az útválasztási utasítások és útmutatók végrehajtásában, anélkül, hogy bármilyen eszközük lenne ezen optimalizált tervek érvényesítésére.

A kimenő szállítási kiadások esetében ez kevésbé jelent problémát, mivel a vállalatoknak általában közvetlen ellenőrzésük van a kimenő szállítmányozás felett. A legtöbb beszerzési megrendelés feltételei azonban “Ex Works” (EXW), ahol a vevő fizeti a bejövő szállítási költségeket, és vállalja az áruk leszállításának kockázatát.

A vevő ebben a forgatókönyvben a szállítótól függ, hogy követi-e a megadott útvonaltervező utasításokat. Sajnos a szállítók nem következetesen követik az útválasztási utasításokat, mivel arra összpontosítanak, hogy naponta több száz vevőnek szállítsanak terméket.

A lényeg az, hogy amikor a szállító nem tartja be a szállítási kérést (pl. fuvarozó kiválasztása, szolgáltatási szint kiválasztása, számlaszám-azonosítás, különleges utasítások, értesítések stb.), a vásárló vállalat viseli a további szállítási költségeket, valamint a vásárolt termékek késedelmes átvételéből, az ellátási lánc megszakadásából és a szállítmány áttekinthetőségének hiányából eredő költségeket. Olyan költségek, amelyek általában nem követhetők vissza a termék szintjéig a pontos áruköltség-számításhoz (COGS).

Ráadásul, ha a tételek már úton vannak, a vevőnek nincs lehetősége változtatásokat eszközölni, akár külső eseményekre, például időjárási eseményekre reagálva, akár arra, hogy a szállítmányt fel kell osztani külön szállítási célállomásokra.

Hetek vagy hónapok telhetnek el, mire a megnövekedett költségek láthatóvá válnak, mivel a bejövő szállítás számláit be kell vezetni és ki kell fizetni, mielőtt a pénzügyi osztály kiadási jelentést készíthet. Még ekkor is csak a teljes költséget ismerjük. Az adatok részletesebb lebontásához manuálisan át kell nézni a papírmunkát, be kell jelentkezni több fuvarozói szállítási portálra, és különböző módon össze kell állítani az információkat a probléma elemzéséhez. Így, hacsak nem merül fel egy konkrét kérdés, vagy valaki nem készít projektet a bejövő szállítási kiadások elemzésére, a bejövő szállítás valódi költségei ismeretlenek maradnak.

A növekvő szállítási költségek

Az Aberdeen Research Group szerint a megkérdezett vállalkozások átlagosan 14 százalékos növekedést tapasztaltak.5%-os növekedést a teherautók rakományáraiban, 11,5%-os növekedést az LTL- és hajórakományok tarifáiban, és 15,1%-os növekedést a nemzetközi légi árakban az elmúlt két évben.

A külső szállítási díjak egyértelműen kívül esnek a logisztikai menedzserek ellenőrzési körén. Ez azonban azt jelenti, hogy a bejövő szállítmányozási ökoszisztéma gondos kezelése még fontosabb. A fentiekben tárgyalt láthatóság és ellenőrzés növelése mellett a logisztikai vezetők kénytelenek más megtakarítási területek után nézni:

• A személyzet létszámának csökkentése
• Az IT-szolgáltatások költségvetésének csökkentése
• A szállítás központosításának növelése

Az ilyen változtatások azonban csak súlyosbíthatják a problémát. Hogyan tudják tehát a szállítási vezetők kevesebb belső erőforrással kontrollálni a külső költségeket?

• Mélyreható fuvarozási adatelemzést végezzen, hogy lássa, hol veszett el pénz, így tudja, mire kell összpontosítania
• Egy megbízható szállításirányítási rendszer bevezetése
• Munkálkodjon együtt egy logisztikai szolgáltatóval, aki segíthet egy egyéni bejövő szállítási és útvonaltervező program kidolgozásában, egy az egyben együttműködve a beszállítóival

A bejövő szállítás kezelése nyilvánvalóan kihívást jelent. Szerencsére ma már léteznek olyan praktikus, menedzselt szolgáltatások, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára a folyamatok kezelését, a láthatóság növelését és a bejövő szállítás költségeinek ellenőrzését. A teljes körű menedzselt szolgáltatási megoldás egyesíti a komplex logisztikai szakértelmet és a logisztikai irányítás igény szerinti rendszerét. De tudnia kell, hogy mit keres az automatizált eszközök, rendszerek és integrált szolgáltatások tekintetében, amikor szolgáltatót választ vagy házon belül épít ki egy bejövő szállítmányok kezelésére szolgáló programot.