A projekt összeomlása (más néven “a projekt ütemtervének összeomlása” vagy “a projektidő tömörítése”) egy olyan projektmenedzsment technika, amely a projektben eredetileg tervezettnél több erőforrás hozzáadásán alapul a projekt időzítésének felgyorsítása érdekében. Természetesen a több erőforrás hozzáadása egyben a projekt költségeinek növekedését is jelenti, de néha ez egy jó projektstratégia (a döntés megtérülését ki lehet számítani a döntés elmaradásának projektkockázatai alapján). Számos olyan projekthelyzet van, amikor úgy dönthetünk, hogy összeomlasztjuk a projekt ütemezését, például:

1. A projekt késik: Ha a projektje késik, és a késések miatt projektbüntetés jár, dönthet úgy, hogy több erőforrást ad a projekthez annak érdekében, hogy a projektet újra sínen lehessen tartani. A “kritikus útvonalon” túli projektkésések azt jelentik, hogy a projekt határideje nem lesz tartható.
2. Egy következő fázis késésének elkerülése: A projektek késése nemcsak a projektbüntetésekre lehet hatással, hanem több költséget is eredményezhet (egy új projektfázis megkezdésére már kijelölt erőforrások, amelyek képesek lesznek megkezdeni a munkájukat). Így talán egy plusz kis költség jobb megoldás lehet, mintha nagyobb költségtúllépésekbe mennénk bele.
3. A projektcsapat átkerül egy másik projektbe: Képzelje el, hogy éppen egy projektet hajtott végre, és hirtelen megnyer egy másik projektet. Valószínűleg ekkor most azt tervezi, hogy az erőforrásait áthelyezi az új projektbe. Így előfordulhat, hogy a jelenlegi projektjét túl kell töltenie erőforrásokkal, hogy hamarabb befejezhesse.
4. Szabad erőforrások elérhetősége: Ha a vállalatának vannak szabad (azaz megbízás nélküli) erőforrásai, akkor érdekeltté válhatnak abban, hogy hozzáadják őket a projektjéhez, és így felgyorsítják azt.
5. Képzési erőforrások: Előfordulhat, hogy a vállalatában új erőforrások vannak a képzési időszakban. Ebben az esetben érdekelheti őket, hogy hozzájáruljanak az Ön projektjéhez a képzési folyamatukban, és ez szintén felgyorsíthatja az Ön projektjét.
6. Vannak időbónuszok: Vannak olyan infrastrukturális projektek, ahol az Ügyfél nem akarja leállítani vagy befolyásolni az ügyfélszolgálatot a folyamatban lévő projektek miatt. Az ilyen típusú projektekben találhatunk olyan időbónuszokat, amelyek kompenzálhatják a többletköltségeket.

Nem mindig lehetséges az összeomlás. Például egy humoros példával élve: ha egy nő kilenc hónap alatt egy gyermeket biztosít, kilenc nővel nem fog csak egy hónap alatt egy gyermeket kapni. Ez a projekteknél is előfordul. Vannak feladatok, mint amelyek összeomolhatnak, és vannak, amelyek nem.

1. lépés: A kritikus útvonal elemzése

Az első lépés az, hogy meghatározzuk, melyek azok a feladatok, amelyeket ha lerövidítünk, akkor a projekt befejezését is lerövidítjük. Ezek azok a feladatok, amelyek a kritikus útvonalban szerepelnek. Alkalmazza a CPM-et (kritikus útvonal módszer) a kritikus útvonal kiszámításához, és azonosítsa, melyek ezek a kritikus feladatok.

2. lépés: Azonosítsa az összes olyan feladatot, amely további erőforrásokkal lerövidíthető

Az egyes feladatok felelősével együttműködve azonosítsa, hogy a kritikus útvonalban szereplő feladatok közül melyeket lehet további erőforrások hozzáadásával lerövidíteni. Ahogy a fenti példában a csecsemőkről, lesznek olyan feladatok, amelyek nem rövidíthetők további erőforrások hozzáadásával, de lesznek olyanok is, amelyek rövidíthetők.

3. lépés: Számítsa ki minden egyes feladatra: kompromisszum, nyereség, időcsökkentés

Minden egyes feladatra ki kell számolnia, hogyan fogja csökkenteni a projekt idejét további erőforrások hozzáadásával. Például, ha egy új csapattagot vesz fel, a kompromisszum az, hogy öt napra lesz szüksége a tudásátadásra, és később 30 projektnapot nyer. Ebben a példában tehát 25 napos időcsökkenést ért el.

4. lépés: Válassza ki a legkevesebb költséggel járó megközelítést

A projekt összeomlásának célja az ütemezési időtartam lerövidítése a legkisebb járulékos költséggel, erőforrások hozzáadásával. Most tehát helyezzük a hangsúlyt a költségekre. Mennyibe fog kerülni az egyes időcsökkentések? Képzeljük el, hogy 10 olyan tevékenységet azonosítottunk, amelyek összességében 100 órás időcsökkentéssel zúzhatók. Abban az esetben, ha csak 30 órában kell csökkenteni a projektet, akkor azokat a feladatokat kell összeomlasztani, amelyek a legkevesebb többletköltséggel járnak a projekt számára. A cél a legnagyobb hatékonyság elérése.

5. lépés: A projekt összeomlásának költségvetése és a projekt frissített alapvonalai a szponzornak

Amikor meghozta a végső döntést, fontos, hogy megkapja a projekt összeomlásának végrehajtásához szükséges költségvetést, és frissítse a projekt alapvonalait, különösen a projekt ütemtervét, de a projekt költségvetési tervét és a projekt erőforrás tervét is.

Csatlakozz a 7 millió megállíthatatlan tanuló közösségéhez, akik beiratkoztak az online MBA programjaimra és a menedzsereknek szóló minősítő tanfolyamokra & Szakemberek számára. Dolgozzon velem, látogasson el most: TheBestMBA.org. Lépjen akcióba! Get Results!

Follow me on: