Az 5S egy fejlesztési eszköz a fegyelmezett és produktív munkahely megszervezésére és fenntartására. Segít jobb munkakörnyezetet teremteni, csökkenti a pazarlást, miközben javítja a hatékonyságot, a biztonságot és a minőséget. Az 5S öt egyszerű gyakorlatot jelent, amelyek az “S” betűvel kezdődnek. Általában a gyártóüzemek alkalmazzák a gyártósorokon, a raktárterületeken, a karbantartási területeken és az irodai területeken. Ma már egyre szélesebb körben alkalmazzák, többek között az egészségügyben, az oktatásban, a vendéglátásban és a kiskereskedelemben.

Az 5S egy japán vezetési megközelítés, amelyet eredetileg a Toyota fejlesztett ki a lean gyártási rendszerük részeként. A lean termelési rendszer fontos összetevője, és előfeltétele más lean technikák, például a TPM és a Kaizen meghonosításának. Sok vállalat az 5S-szel kezdi a lean átalakítás útját, mivel ez az egyik legegyszerűbb lean technika, és a pazarlás néhány leglátványosabb példáját tárja fel. Sok lean-szakértő úgy véli, hogy az 5S-t sikerre kell vinni, hogy a lean bevezetése során ne kelljen megküzdeni a többi lean-technikával.

Az 5S egy strukturált módszer a szervezett, tiszta, biztonságos és nagy teljesítményű munkakörnyezet létrehozására és fenntartására. Nem csak a megjelenésről és a rendben tartásról szól, és nem is egy takarítási technika. Sokkal inkább a pazarlás kiküszöbölésének, a fejlesztési lehetőségek azonosításának, valamint a hatékonyabb és termelékenyebb munkahely kialakításának módja. Az 5S segít abban, hogy a pazarlás mindenki számára láthatóvá váljon, így azt azonnal meg lehet szüntetni. Az 5S segítségével kiküszöbölhető vagy csökkenthető a felesleges készlet, a felesleges mozgás, a várakozás a szükséges elemek keresése közben, valamint a szükségesnél több alkatrész.

Az 5S segítségével kiküszöbölhető vagy csökkenthető a hulladék (vagy muda)

Mindenki szeret tiszta és jól szervezett környezetben dolgozni. Az 5S teljes körű bevezetése után a munkaterületeket tisztábbá, biztonságosabbá és kellemesebbé teheti a munkavégzést. A tiszta és rendezett munkahely csökkenti a dolgok keresésére fordított időveszteséget, és ezáltal a frusztrációt. Ez nemcsak mindenki munkáját könnyíti meg, hanem a dolgozók is jobban fogják érezni magukat ott, ahol dolgoznak, és munkahelyi felelősségvállalást és motivációt teremt. Elősegíti a hatékonyságot, ösztönzi a csapatmunkát, büszkeséget ébreszt, és remek kiindulópontot képez más lean technikák bevezetéséhez.

A tiszta és rendezett munkahely a hatékony működéshez és a zökkenőmentes munkavégzés megteremtéséhez is elengedhetetlen. Az 5S olyan környezetet teremt, amelyben az emberek érzékenyek a hibákra és a rendellenességekre. A dolgozók képesek lesznek egy pillantással megkülönböztetni a normális és a rendellenes állapotokat. Ennek eredményeképpen a problémák gyorsan felismerhetők, a balesetek és hibák minimalizálhatók, és a munkaterületek könnyebben kezelhetők. Az 5S az ügyfelekben is pozitív benyomást kelt, mivel elvárható, hogy a munkahelyen megjelenített szabványok a szállított termékeken és szolgáltatásokon is tükröződjenek. Ez növeli az ügyfelek bizalmát a márka iránt, javítja a vállalkozás imázsát, ami nyereségesebbé és versenyképesebbé teszi azt a piacon.

Az 5S-t néha önálló programnak tekintik, amely pénzügyi indoklást igényel. Az 5S végrehajtása során felmerülő egyik fő probléma az, hogy a költségmegtakarítás jellemzően nem ragadható meg a legtöbb költségszámítási rendszerben. Lesznek puha megtakarítások a minőség, a biztonság és az erkölcs tekintetében, azonban nem lesznek kemény megtakarítások, amelyek mérhetők és nyomon követhetők. Az 5S értékének igazolásának egyik módja a hulladékcsökkentés mérése. Például mérheti a szerszámok keresésére fordított időt vagy a munkaterület megtisztítására fordított időt. Győződjön meg róla, hogy ezek a fejlesztések dokumentálva vannak, és adatokkal és elemzésekkel alátámasztva, mivel ez megalapozza a beruházás mellett szóló érveket.

Az 5S kifejezés öt japán szó rövidítése: seiri, seiton, seisou, seiketsu és shitsuke. Ezt az öt szót gyakran a következő szavakkal fordítják le angolra: sorting, setting in order, shining, standardizing és sustaining. Más angol fordítások is lehetségesek.

A válogatás az 5S első lépése. Arra a gyakorlatra utal, hogy átnézzük az összes tárgyat a munkahelyen, és csak azt tartjuk meg, amire valóban szükség van. Azokat a tárgyakat, amelyek a szükségleteket meghaladják, vagy a telephelyen kívül kell tárolni, vagy ki kell dobni. A válogatás lényege, hogy megtisztítjuk a területet a zavaró tényezőktől, hogy arra koncentrálhassunk, ami a munkahelyen marad. Ez kevesebb rendetlenséget és időveszteséget eredményez, helyet szabadít fel, és ésszerűbb munkahelyet hoz létre.

A válogatás során alkalmazott stratégiák közül néhány:

• A munkahelyen található összes tárgyat megvizsgálja, majd meghatározza, hogy mi szükséges a munka elvégzéséhez. Csak azt tartsa meg, amire szükség van, és minden mást távolítson el.
• Távolítsa el a használhatatlan, törött, elavult, felesleges vagy alkalmanként használt tárgyakat.
• Fogalmazzon meg szabványokat a felesleges tárgyak eltávolítására és a hulladék ártalmatlanítására.
• Ne feledkezzen meg a számítógépes fájlokról és az e-mailekről. Archiválja vagy törölje a már nem szükséges fájlokat.

Mit kell eltávolítani?

A válogatás fázisában nagyon gyakran használt eszköz a Red Tag technika. Ez egy címkéző eszköz, amelyet arra használnak, hogy kiemeljék, mi szükséges egy adott területen. A cél annak megállapítása, hogy valaki szükségesnek tart-e egy elemet és milyen mennyiségben. A tételeket piros címkével látják el egy korlátozott időtartamra, amely alatt a felhasználásukat értékelik. Egy-két hét elteltével a nem használt vagy a területről kihúzott tárgyakat át kell helyezni vagy meg kell szabadulni tőlük, ami egy kevésbé zavaró munkahelyet eredményez.

A piros címke az 5S program rendezési fázisában használt címkéző eszköz

Válogatás és rendbe tétel

A rendbe tétel a szükséges tárgyak olyan elrendezésének gyakorlatára utal, hogy bárki könnyen megtalálja és elérje azokat. Meghatározza, hogy a munka elvégzéséhez szükséges tárgyakat hol és hogyan kell elrendezni. Miután kiiktatta a nem szükséges tárgyakat, térjen vissza a megmaradt tárgyakhoz, és rendezze őket úgy, hogy könnyen megtalálhatók legyenek a szükséges dolgok. Ránézésre is nyilvánvalónak kell lennie, ha egy tárgy nincs a kijelölt helyén. Ez jobb munkafolyamatot és kevesebb felesleges idő- és mozgásveszteséget eredményez.

Az ebben a fázisban alkalmazott stratégiák közül néhány:

• Váltás a zárt tárolási rendszerről a nyitott tárolási rendszerre.
• Kijelölni a helyeket minden berendezés, szerszám, alkatrész és anyag számára.
• Rendezni az elemeket moduláris szekrényekben, tárolórekeszekben, fiókokban, polcokon és állványokban.
• Színkódolással kijelölni a különböző részlegekhez tartozó eszközöket.
• A szekrények, tárolórekeszek, polcok és állványok felcímkézése.
• A tárolási területek, rakodási területek és a biztonsági berendezések helyének kijelölése és felcímkézése.
• Tüntesse fel egyértelműen a minimális és maximális szinteket, hogy egy pillantásra pontosan lássa, mennyi készletelem maradt.

Tüntesse fel egyértelműen a minimális és maximális szinteket

A következő a Ragyogás fázisa. A Shining célja egy tiszta, szemét, szennyeződés és por nélküli munkahely létrehozása. Ez lehetővé teszi a rendellenességek, például az ismételt szennyeződések és az olajfoltok könnyű felismerését, mielőtt a probléma súlyosbodna. A ragyogás segít abban is, hogy a munkaterület tulajdonjogot kapjon, így biztonságosabbá és kellemesebbé válik a munkavégzés.

A ragyogás során alkalmazott stratégiák közül néhány:

• El kell távolítani a szennyeződés, a szennyeződés és a rendetlenség minden formáját.
• Gondos tisztítás, portalanítás, polírozás és söprés.
• Tisztítson meg minden szerszámot és berendezést.
• A szennyeződés okainak azonosítása és megszüntetése.
• A hulladéktároló helyiségek azonosítása és rendszeres tisztítása.
• Szerkesszen beosztást és ossza ki a feladatokat.
• Ne feledkezzen meg a számítógépekről, a bútorokról, a szekrényekről, a tárolóedényekről, a munkaállomásokról és a kijelzőtáblákról.

Tagolja a munkahelyet zónákra, és ossza ki az egyes zónákért felelős személyeket

A munkahely tisztán és rendben tartása igazi kihívás, és csak akkor érhető el, ha szabványokat állítanak fel és azokat betartják. A szabványosítás azt jelenti, hogy mindig a helyes dolgokat kell helyesen csinálni. Ez a szabványok és elvárások kommunikálása és fenntartása az egész munkahelyen. Ahogy egyre többet tanul, frissítse és módosítsa a szabványokat, hogy az 5S gyakorlatok egyszerűbbé és könnyebbé váljanak.

A szabványosítás során alkalmazott stratégiák közül néhány:

• Szabályok és ütemtervek kidolgozása az első három “S” gyakorlat végrehajtásának következetessége érdekében.
• Az új gyakorlatokat támogató munkastruktúra kialakítása.
• Elérhető, hogy mindenki ismerje a rendezés, szervezés és takarítás elvégzésével kapcsolatos feladatait.
• Fényképek és vizuális ellenőrzések segítségével segítsen abban, hogy minden úgy legyen, ahogyan lennie kell.
• Az 5S megvalósításának állapotát rendszeresen vizsgálja felül az ellenőrzési ellenőrző listák segítségével.
• A gépek tisztítását/kenését ellenőrző lapok használatával.

Géptisztítási/kenési ellenőrző lapok

Az első négy fázis végrehajtása után most az elért eredmények fenntartására kell összpontosítania. A fenntartás az első négy “S” gyakorlat fegyelmezett alkalmazása annak érdekében, hogy az 5S program sikeres legyen. Ez messze a legnehezebben megvalósítható rész. Sok vállalat találta magát az 5S bevezetésére tett kísérletei után összezsúfolt, piszkos területekkel.

Az 5S hajlamos kudarcot vallani, ha hiányzik a felülről érkező felelősségvállalás, és ha a vezetés nem helyez rá folyamatos hangsúlyt. A vezetésnek be kell szállnia és személyesen is elkötelezettnek kell lennie a programok sikerének biztosítása érdekében. Olyan kultúrát kell kialakítaniuk, amelyben az 5S kiválóság elvárás, és ennél kevesebbet nem tűrnek el. Megfelelő tervezésnek, képzésnek, felügyeletnek és hivatalos elszámoltathatósági rendszernek kell léteznie ahhoz, hogy a program sikeres folytatása biztosított legyen.

A fenntartás az emberek, a folyamatok és a rendszerek hatékony kölcsönhatása

Az elért eredmények fenntartása érdekében bevezetett stratégiák közé tartozik:

• Az 5S plakátok és táblák használata az előnyökre való emlékeztetés céljából.
• Mindenki bevonásának és elszámoltatásának biztosítása.
• Tegye a munkavédelem részévé.
• Tegye a mindennapi Gemba megbeszélés részévé.
• Győződjön meg arról, hogy minden meghatározott szabványt betartanak.
• Tájékoztassa az auditok eredményeit.
• Követje nyomon az eredményeket megfelelő mérőszámok és elemzések segítségével.
• Jutalmazza és ismerje el az erőfeszítéseket és az eredményeket.

Hogyan lehet bevezetni az 5S-t

A legjobb megközelítés, ha egy kísérleti munkaterülettel kezdjük, és azt használjuk modellként a vállalat többi részének. Kezdje azzal, ami a legegyszerűbb, vagy találjon egy olyan problémát, amelynek megoldásában az 5S kulcsszerepet játszik.

A következő lépések leírják, hogyan lehet az 5S-t egy területen bevezetni:

• Egy 5S-csapat létrehozása és egy csoportvezető kinevezése az adott területre.
• A terület megfigyelése és a jelenlegi helyzet értékelése.
• Gyűjtse össze az adatokat és készítsen “előtte” fotókat.
• Brainstorm a csapattal, hogy azonosítsa a javítási lehetőségeket.
• Készítsen egy javítási tervet, amely részletezi a tevékenységeket, a felelősségeket és az időkereteket.
• Végrehajtja a terület javítására irányuló tervet. Fordítson megfelelő időt minden egyes “S”-re.
• Auditálja a területet, és készítsen “utána” fényképeket.
• Készítsen és hajtson végre ellenőrzési tervet a javulás fenntartása érdekében.
• Mihelyt jó példát hozott létre és bizonyította a sikert, létrehozhat egy tervet a területenkénti előrehaladásra.

A program előrehaladását és hatékonyságát rendszeresen értékelni kell. Ezt az 5S audit ellenőrzési lista segítségével lehet elérni, amely segít biztosítani az 5S szabványok betartását. Ez lehetővé teszi a megfigyelő számára, hogy jobban kezelje a megfelelési hiányosságokat, és lehetőséget biztosít a folyamatos fejlesztésre. Fontos, hogy a felső vezetés és a felügyelők is részt vegyenek ezekben a felülvizsgálatokban. Egy hatékony auditnak a fejlesztési intézkedések listájával is kell zárulnia.

Az audit eredményeit információs táblák

segítségével lehet megosztani.