Az egyik kedvencem, amit egy ideje csináltam, az a munkafolyamat frissítése. Először is, némi háttérinformáció.

A Getting Things Done egyik nagyon kedvenc ötletem a Getting Things Done című könyvből a ticklerfájl. Egy 43 mappából álló fizikai iktatórendszerrel kezdtem (31 mappa a hónap minden napjára, és 12 mappa az év minden hónapjára). Az iktatófájl azért hasznos, mert később könnyen emlékeztetheted magad olyan dolgokra, amelyeket meg akarsz tenni, de most nem a legalkalmasabb az idő arra, hogy megtedd őket. Ha például 8-án e-mailt akarok küldeni egy tanácsadónak, hogy megtudjam, hogyan sikerült aznap egy közgazdasági félévközi vizsga, akkor írok magamnak egy emlékeztetőt egy papírlapra, és beteszem a “8” mappába. Ha egy újságcikket olvasok egy olyan óráról, amelyet jövőre szeretnék kipróbálni, akkor azt a “Május” mappába teszem, mivel májusban kezdek el gondolkodni a jövő évi órák tervezésén. Ha van egy barátom, akinek április 16-án van a születésnapja, írnék egy emlékeztetőt, és az “április” mappába tenném. Április 1-jén aztán átnézem az “április” mappát, és a tartalmát megfelelően elosztom az “1”-től “31”-ig terjedő mappák között (a barátom születésnapi emlékeztetője a “16”-ba kerülne).

A szépség abban rejlik, hogy csak két dolgot kell megjegyeznem: minden nap meg kell néznem a megfelelő “1”-től “31”-ig terjedő mappát, és a hónap elsején meg kell néznem a megfelelő havi mappát. Tulajdonképpen az “1” mappába egy emlékeztetőt is tehetnék a hónap mappájának ellenőrzésére, így valójában csak arra kell emlékeznem, hogy minden nap ellenőrizzem a mappát. Ez gyorsan szokássá válik: Beérek az irodába (most éppen otthoni irodába), bekapcsolom a számítógépet, és ellenőrzöm az iktatómappát.

Ez nagyszerű volt, és az iktatómappa átalakította az életemet. Többé nem kellett azon stresszelnem, hogy valamit el fogok felejteni. A hátránya az volt, hogy minden reggel 5-10 percet töltöttem azzal, hogy a ticklerfájl papíralapú jegyzeteit átmásoljam a teendőim listájára.

A megoldás: használd a Pythont egy elektronikus ticklerfájl létrehozására! Én egy szöveges fájlt használok a teendőim listájához, és ez lehetővé teszi számomra, hogy Python szkriptek és cron feladatok kombinációjával frissítsem a teendőim listáját.

Itt van, amit én csináltam: Létrehoztam 43 Python szkriptet és 43 megfelelő cron feladatot (31-et a hónap napjaihoz, és 12-t az év minden hónapjához). Íme egy példa a hónap 17. napjára:

Megjegyzem, hogy van XPERMANENT és PERMANENT, mivel vannak olyan dolgok, amelyeket minden 17. napon meg akarok majd tenni (például kifizetni a hitelkártya-számlát). A nem állandó dolgok esetében csak az első tételre megyek, és a d-f-X gombra kattintok, hogy mindent töröljek X-ig bezárólag (amit aztán újra beírok – azért használtam nagy X-et, mert szinte soha nem használom másra, így jó jelölésnek tűnik, hogy mikor kell abbahagynom a törlést).

A ToDo listáról is könnyen át tudom helyezni a tételeket a tickler fájlba, ha el akarom halasztani. Egyszerűen kivágom a ToDo listán lévő elemet (shift-D a vimben), megnyitok egy tickler fájlt a “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py” beírásával, és beillesztem az elemet a fájlba. Aztán 17-éig nem kell vele foglalkoznom!

Lassan (hónapról hónapra) átmozgatom a fizikai ticklerfájlban lévő összes papíralapú jegyzetemet az elektronikusba. Rengeteg időt spórolok meg magamnak (talán heti 30-60 percet) azzal, hogy csak ezek az emlékeztetők állnak rendelkezésemre. A fizikai ticklerfájlomat még mindig megtartom, mivel gyakran vannak olyan fizikai dokumentumok, amelyeket későbbre szeretnék megjegyezni (ez egy hely a dokumentumok tárolására, amíg szükségem van rá), de most már sokkal kevesebbet használom.