Az iskoláskorú gyermekeket nevelők általában ismerik az engedélykérő leveleket, amelyeket az iskola kér, hogy a gyermekük el tudjon menni egy iskolai kirándulásra. Más engedélykérések is előfordulnak gyakori, mindennapi helyzetekben, például:

?A szülő engedélyt ad a bébiszitternek vagy gondozónak, hogy engedélyezze a gyermek orvosi kezelését
?A szülő engedélyt ad arra, hogy a gyermek egy rokonával vagy bizonyos körülmények között egy elvált szülővel, akinek nincs felügyeleti joga
, a tengerentúlra utazhasson?Egy vállalkozás vagy magánszemély, aki engedélyt kér szerzői jogvédelem alatt álló vagy védjegyoltalom alatt álló anyagok felhasználására

Hacsak az engedélykérő levél címzettje nem kér meghatározott formátumot vagy nyelvet, a megfogalmazás megválasztása a levelet író személyen múlik. Van néhány tipp, amely segít az engedélykérő levél hatékonyabbá tételében.

A levél címzése

A levél címzésében használjuk annak a személynek, vállalatnak vagy ügynökségnek a teljes nevét, akivel az engedélyt kapó személynek dolga lesz. Ha ez az információ nem ismert, címezze a levelet:

A levél céljának meghatározása

A levelet azzal kezdje, hogy kifejti, milyen konkrét célból adják meg az engedélyt. Ha például egy szülő engedélyt ad egy bébiszitternek, hogy engedélyezze a gyermek orvosi ellátását, a levélnek azzal kell kezdődnie, hogy a levélírót a gyermek szülőjeként azonosítja, és közli, hogy a levél célja az, hogy a bébiszitternek engedélyt adjon az orvosi kezelés igénybevételére. Az engedély pontos megfogalmazása a levél későbbi részében következik.

Az engedély megadása

Fontos, hogy a levél engedélyre vonatkozó részének megfogalmazása világos és egyértelmű legyen. Ennek egyik módja az, hogy az engedélyt adó személy és annak a személynek a teljes nevét használjuk, akinek az engedélyt adjuk. Ha a levél olyan gondozásra, orvosi kezelésre vagy egyéb tevékenységre ad engedélyt, amelyben egy gyermek érintett, akkor a gyermek teljes nevét és életkorát kell feltüntetni.

A következő minta megfogalmazása bizonyos helyzetekben működhet: “Én (teljes név beillesztése) engedélyt és hozzájárulást adok (annak a személynek a teljes neve, akinek az engedélyt adják) (a tevékenység megnevezése, beleértve adott esetben a gyermek nevét is).”. A személynek az adott engedély típusának megfelelően kell módosítania a megfogalmazást.

Az engedélyező levél aláírása és dátuma

Az engedélyező levél aláírásának formalitásait illetően államonként eltérőek a jogszabályok. Egyes államok megkövetelik, hogy a levelet közjegyzővel vagy tanúval hitelesíttessék, míg elegendő az egyszerű aláírás és a dátum.