Azzal a levélhalommal, amit minden nap kapunk (az utóbbi időben különösen őrült lett az összes beérkező főiskolai brosúrával a legidősebb lányomnak!), elég gyorsan kicsúszhat az irányítás alól. Tavaly létrehoztam egy otthoni levélrendező központot, és ez elképesztően sokat segített abban, hogy a postánkat kézben tartsam, a számlákat időben kifizessem, és minden levélszemetet eltakarítsak a házunkból, amint beérkezik. Szuper egyszerű létrehozni, és nagy különbséget jelent abban, hogy otthonunk rendezetlenebb legyen.
Szóval, ha készen állsz arra, hogy megmutasd a postádnak, ki a főnök, és egyszer és mindenkorra megszabadulj a pultra rakott levélhalmaztól, olvass tovább, mert megosztom az összes tippemet a levélszemét mennyiségének csökkentésétől kezdve a beérkező levélhalom mindennapos szortírozásáig és rendszerezéséig! (a bejegyzés affiliate linkeket tartalmaz – teljes közzétételi nyilatkozat elérhető {itt})
Stop Getting Junk Mail & Know What’s Arriving
Mielőtt beleugranék az otthoni postaszervező állomásom megosztásába, szerettem volna megosztani néhány dolgot, amit már előre is megtehetsz, hogy előnyt adj magadnak abban, hogy a postád tetején maradj.
- Le a felesleges levelezőlistákról & csökkentsd a kéretlen leveleket – mindössze 2 dollárért tíz évre regisztrálhatsz a Direct Marketing Association (DMA) fogyasztói weboldalán {Itt} egy lépésről lépésre történő folyamaton keresztül, amelyben kiválasztod, milyen leveleket szeretnél és milyeneket nem. Megéri!
- Iratkozzon fel az elektronikus számlafizetésre, és állítsa át magazinelőfizetéseit digitálisra. Majdnem minden számlámat elektronikusan intézem, de be kell vallanom, hogy jobban szeretek leülni egy papíralapú magazinnal, mint egy képernyőn olvasni, ezért nem váltottam át a magazin-előfizetéseimet digitálisra, de jóval csökkentettem az előfizetett magazinok számát.
- Az aznapi postai küldeményekről kaphat előzetest, ha regisztrál az USPS által végzett informált kézbesítésre {HOL}. A városunkban mostanában volt néhány levéllopási probléma, és jó tudni, hogy mi érkezik, így rögtön tudom, ha lemaradok valamiről. Egyszerűen naponta kapsz egy e-mailt, ami így néz ki:
Az Informed Delivery segítségével nyomon követheti a USPS csomagjait, kézbesítési utasításokat hagyhat, és átütemezheti az elmaradt kézbesítéseket (és mindez ingyenes). És bár ez inkább a csomagokkal, mint a levelekkel kapcsolatos, ajánlom a FedEx {HALE} és a UPS My Choice {HALE} regisztrációját is. (szintén ingyenes!), hogy átvehesse az irányítást a FedEx- és UPS-kézbesítések felett. A regisztrációt követően értesítést kap, ha FedEx vagy UPS csomag érkezik Önhöz, és várhatóan mikor érkezik meg, online aláírhatja a csomagot ahelyett, hogy átütemezné a kézbesítést, majd várakozna, hogy aláírhassa, és még preferenciákat is megadhat, hogy hova szeretné elhelyezni a csomagjait. Különösen jó, ha ezeket az értesítéseket akkor kapja, amikor nyaral, így egy csomag nem ül a háza előtt anélkül, hogy tudna róla.
Elkészíteni egy otthoni levélszervező állomást
A levélszervező állomás összeállítása olcsó, gyorsan és egyszerűen elvégezhető, de sokat számít abban, hogy kézbe vegye a postáját. Egyszerűen csak egy kis kijelölt helyre van szükséged egy papírmegsemmisítővel (kivéve, ha soha nem használod, ebben az esetben kihagyhatod!), egy kis iratrendezőre mappákkal, valamint szemetes- és újrahasznosító edényekre. A miénket az otthoni irodánkban a beépített íróasztal alatt alakítottuk ki (miután megosztottam a miénk részleteit, megosztok néhány ötletet, hogy hol/hogyan alakítsd ki a saját postaszervező állomásodat, ha nincs hasonló hely az otthonodban!). Ki tudod kémlelni?
Görgess & Kattints/ koppints a Home Office kinézetének megvásárlásához:
A beépített íróasztalunk alá korábban egy ottománt toltunk, de azt a beköltözésünk óta nem használtuk, így ennek a levélrendező állomásnak a létrehozása olyan egyszerű volt, mint ezt a kihasználatlan helyet munkára fogni:
Görgess & Kattints/kattints a polcom kiegészítőinek megvásárlásához:
Az első dolgom az volt, hogy letakarítottam mindent az asztalról, aminek nem kellett ott lennie. Az egyik dolog, amit áthelyeztem, az {a mi Echo dotunk} volt, ami korábban ott ült – találtam {egy konnektoros falra akasztható akasztót {HOL}, ami kifejezetten arra készült, hogy az Echo dotot levegye a pultról/asztalról – imádom!!! Fehér színben is kapható, és lehetővé teszi a választást, hogy vízszintesen vagy függőlegesen akassza fel az Echo dotot
Az asztali levelezésszervezőmhöz egy átlátszó akril irattartó szervezőt használtam, amelyet {HOL} találtam, mintás irattartókkal, amelyeket {HOL} találtam az íróasztal tetején:
Az íróasztal alatt két vékony, szürke szemetes kosarat találtam {HOL} (nézd meg {ezeket a hasonló, tengerészkék színű kukákat}), amelyeken a “szemét” és az “újrahasznosítás” feliratot egy {HOL} vásárolt krétatollal jelöltem:
A papíraprító két oldalán ülnek (a miénk már évek óta megvan, így már nem kapható, de {ez a papíraprító} egy magasan értékelt, jó árú opció).
Nincs otthonában ehhez hasonló hely? Egy szekrény egy másik nagyszerű hely lenne egy levélválogató hely felállításához, ahol az iratmegsemmisítő és az újrahasznosító kuka a szekrény padlóján van, az irattartó szervező pedig a szekrényajtó belső oldalára van rögzítve (az általam használt átlátszó irattartó szervező hátulján lyukak vannak a felakasztáshoz!). Egy másik lehetőség egy hasonló állomás felállítása a konyhában, a már ott lévő szemetes és újrahasznosító edények közelében – helyezze az irattartó mappaszervezőt egy fiókba, vagy akassza fel a kamraajtó belső oldalára, és adjon hozzá egy másik fájlt mindannak, amit meg kell aprítani, hogy gondoskodjon róla, ahogy a fájl megtelik!
Hogyan szervezem/rendezem a bejövő leveleket
Az irattartó mappaszervezőm hat {ezekből a mappákból} van tele {ezekkel a nyomtatott címkékkel}:
Minden nap (ez olyan egyszerű, ha megszokod, hogy naponta csinálod, ahelyett, hogy hagyod felhalmozódni), csak néhány percet szánok arra, hogy fogom a levélköteget, és ezekbe a mappákba rendezem:
- Fájl – minden, amit hosszú távon meg akarok tartani, és amit nem akarok csak úgy beszkennelni (például az aláírt dokumentumokat), ebbe a fájlba kerül. Amint kezd megtelni (általában 1-2 alkalommal/hónap), egyszerre iktatom az egészet.
- Szkennelés – a dolgok 90%-át, amelyeket hosszú távon meg akarok tartani, beszkennelem a laptopomra. Van ez a kis mobil szkennerem, amit {HOL} találtam, ami az irodai asztalunkon ül egy tálcán (a szuper cuki asztali ültetővel együtt, amit {HOL} találtam – az enyém a kicsi):
Szuper egyszerű a használata – miután letöltötte a szoftvert a számítógépre/laptopra, amikor először megkapta, olyan egyszerű, mint csatlakoztatni a kettőt egy USB-kábellel, megnyitni a letöltött programot, kiválasztani a mappát, ahová a szkennelést szeretné, majd minden egyes lapot átvezetni az elején a szkenneléshez:
Imádom, hogy mindezt a laptopomnál ülve is megtehetem, anélkül, hogy oda-vissza kellene mennem, mint korábban a nyomtatónk szkennerével. Miután mindent beszkenneltem, mindent megsemmisítek, ami személyes adatokat tartalmaz. Határozottan egy must-have! A szkenneléssel megvárom, amíg több papír is van a Scan mappában – nem szórakozom vele naponta.
3. Fizetés – minden papírszámla, amit ki kell fizetni, ebbe a mappába kerül. Az elektronikus naptáramban (a Google Naptár alkalmazást használom) figyelmeztetések vannak, hogy minden hónap 1-jén és 15-én fizessem ki a mappában lévő számlákat, valamint az elektronikusan kapott számlákat.
4. Elintéznivalók – minden, amivel kapcsolatban intézkednem kell, ebbe a fájlba kerül.
5. Review – minden olyan levél, amely valami hosszadalmas dolgot tartalmaz, amit el kell olvasnom, mielőtt kitalálom, hogy mit tegyek vele, vagy minden olyan katalógus, amit később meg akarok nézni, a Review fájlba kerül. Hetente legalább egyszer egyszer előveszem a teendők és az áttekintés fájlokat, és a legtöbbet vagy az összeset elintézem, ami bennük van. Amikor olyan dolgokat találok a katalógusokban, amelyek megvásárlásán gondolkodom, vagy amelyekre egy blogbejegyzésben hivatkozom, lefényképezem a katalógus oldalát a telefonommal, és feltöltöm az egyik titkos Pinterest táblámra (a Pinterest alkalmazásban csak kattints a jobb felső sarokban lévő “+”-ra, majd a “pin”-re), hogy aztán végezhessek a katalógussal, és újrahasznosíthassam. (Ha még nem követsz engem a Pinteresten, megtalálsz {itt}!)
6. Jeff – ide kerül minden, ami a férjemnek jön, és nem levélszemét. Minden hétvégén átnézi és kiüríti.
Minden olyan levél, ami szemét, vagy amit volt alkalmam átnézni és nincs rá szükségem, vagy az újrahasznosításba, a szemétbe (olyan dolgok, mint a műanyagba csomagolt néhány prospektus & katalógus), vagy az iratmegsemmisítőbe (hitelkártya kérelmek stb.) megy. Az egész folyamat kevesebb mint öt percet vesz igénybe, és teljesen tiszta íróasztalt és munkalapot hagy maga után. A konyha átalakítása során szoktam meg, hogy így szervezem meg a postánk áramlását, amikor a konyhapult szokásos postai lerakóhelyem, a konyhapult nem volt elérhető, és ez megváltoztatta a játékot. Most ez egy napi szokás, amit nem gondolkodom kétszer.
Ó, és még egy dolog – tudod, hogy szeretem, ha a dolgok szépen néznek ki, ezért talán csodálkozol, ha utálom, hogy az iratmegsemmisítő és a szemetesek a beépített asztalunk alatt vannak a szép ottomán helyett, ami korábban ott volt. Egy tökéletes világban az otthoni postaszervező központom elrejtve lenne, ahol senki sem látja, de mégis kényelmes helyen, de ez a tökéletes világ nem létezik az én házamban. 🙂 Őszintén szólva nem is annyira nyilvánvaló, ha a szoba egészét nézzük, így nem zavar:
de megtartottam a kis “asztali szoknyát”, amit néhány évvel ezelőtt készítettem, hogy elrejtsem a kábeleket (további részletek ebben a bejegyzésben), és ha bulit tartunk, vagy ha valamiért különösen szépen akarom, hogy a házam különösen jól nézzen ki, akkor egyszerűen feldobhatom:
Remélem, találtál egy-két tippet, ami segít, hogy egy kicsit rendezettebbé válj! Van más tipped is, amit meg szeretnél osztani a postád kezeléséhez, vagy küzdesz a szervezés más területeivel, amivel szívesen foglalkoznál a blogon? Tálalj!
XO,
Festékszín: Benjamin Moore Nightfall (Regal Select Matte finish)
Bútor: Asztal (ami valójában egy asztal) – már nem kapható, de {ez az asztal} nagyon hasonló | Szék – már nem kapható, de {ez} hasonló |Juta szőnyeg – már nem kapható, de {ez a szőnyeg} hasonló | Tehénbőr – {ez a tehénbőr} hasonlónak tűnik
Világítás: A szőnyeg már nem kapható, de {ez a szőnyeg} hasonló:
Könyvespolc tartozékok: Semi-flush sárgaréz mennyezeti lámpa
Könyvespolc kiegészítők: Szürke tárolódobozok | Kő könyvtámasz | Fekete & fehér csíkos doboz | Szürke csíkos növénytartó | Orbi wifi rendszer | Gyöngyszínű könyvespolc gombok | Más kiegészítők már nem kaphatók
Postaszervező központ: Dekoratív irattartók | Címkék az irattartókhoz | Hasonló iratmegsemmisítő | Vékony, szürke szemétkosarak ({ezekkel a krétatollakkal} felcímkézve)
Irodai kiegészítők: Kereszt alapon asztali ültető | Kézi szkenner |