A legtöbbször figyelmen kívül hagyják a költség és a kiadás fogalmak közötti különbséget, és felváltva használják őket. A különbség azonban számviteli szempontból jelentős, és könyvelőként jó, ha ezt a két kifejezést elkülönítjük egymástól, hogy kevesebb zavart okozzon és a pénzügyi információk egyértelműbb kommunikációját eredményezze.

A költséget úgy lehet meghatározni, mint annak a hasznosságnak (vagy előnynek) a pénzbeli értékét, amelyet a vállalkozás által a jövedelemszerzéshez felhasznált erőforrásokból még le kell vezetni.
Egyszerű szavakkal ez az a haszon, amelyet a jövőben az eszköz(ök)től az ilyen eszköz(ök) üzleti célú felhasználásával vagy az ilyen eszköz(ök) szokásos piaci feltételek mellett történő értékesítésével várunk.

A költség definiálható, mint annak a hasznosságnak a pénzbeli értéke, amely már lejárt az erőforrásoknak a jövedelemszerzésre irányuló üzleti tevékenységekben való felhasználása miatt.
Egyszerű szavakkal ez az eszköz(ök)ben felhasznált haszon pénzbeli összege. Tehát alapvetően az az ellenérték, amelyet a jövedelemtermelés során fizettünk.

Egyes hallgatók még mindig zavarban lehetnek a költség és a ráfordítás kapcsolatát illetően. Értsük meg egy példán keresztül.

Egy vállalat vásárolt egy legújabb gépet 100 000 értékben. Várhatóan a következő öt évben hasznos lesz, és a nyersanyag késztermékké történő feldolgozására fogják használni.

Az eszköz értéke a példában 100 000, ami alapvetően a teljes hasznosságának pénzbeli megjelenítése, azaz megszámoltuk a teljes hasznot, amit pénz formájában nyújthat nekünk, és ez a teljes hasznok összege, amit a következő öt évben várhatóan megtérül. Most, ha ezt az eszközt használjuk, akkor minden évben 20 000 (100 000 / 5) értékű hasznosság fog lejárni, és a használat első évének végén már csak 80 000 marad az eszközben lévő teljes hasznosságból.

Az Alapvetően tehát a ráfordítás az az összeg, amely már lejárt, a költség pedig az a ráfordítás, amely még nem járt le.

Ezért a pénzügyi helyzetre vonatkozó kimutatásban (mérlegben) csak 80 000-et fogunk szerepeltetni, mivel ez az eszközben lévő haszon az, ami a következő négy évre megmarad nekünk. És 20 000-et átvezetünk az eredménykimutatásba kiadásként, amelyet a szervezet által termelt bevételekkel szemben kell elszámolni, hogy kiszámíthassuk a ténylegesen elért bevételt.

A fenti vitából megérthetjük, hogy mennyire fontos a költségek és kiadások összehasonlítása, mivel a költségeket az SoFP-ben az eszközök értékeként, míg a kiadásokat az eredménykimutatásban jelentjük. És megértettük, hogy ezeknek a kifejezéseknek megvannak a számviteli következményei és a számviteli kezelések közötti különbségek.