Ön azért indította kisvállalkozását, hogy profitot termeljen. Most, hogy ez sikerült, lehet, hogy még jobban szeretné bővíteni a működését. 2017-ben a kisvállalkozások 40%-a mondta azt, hogy az ügyfélélmény és az ügyfélmegtartás javítása volt a bevételnövekedés növelésének legfőbb stratégiája. Bár meglepőnek tűnhet, a megfelelő követeléskezelési folyamat mindkettőre képes.

Mi a követeléskezelési folyamat

Valószínűleg már kölcsönadott pénzt egy barátjának “tartozom neked” (IOU) formájában. Az üzleti életben lényegében ez a számlakövetelés. Ezek olyan pénzösszegek, amelyekkel a vállalkozásának tartozik, és amelyeket az ügyfelek már elköltöttek, hitelre.

A legtöbbször ezek az IOU-tranzakciók simán mennek, de a követeléskezelési folyamat (AR-folyamat) megfelelő lépései nélkül gyorsan zűrzavarossá válhatnak.

Itt vannak a követeléskezelési folyamat lépései, amelyek segíthetnek vállalkozása sikeréhez:

A követeléskezelési folyamat lépései

Hitelezési gyakorlatok kialakítása az AR-folyamat részeként

A hitelnyújtás kockázatos. Annak érdekében, hogy a lehető legnagyobb eséllyel fizessenek Önnek vissza, a kintlévőségi folyamat részeként létre kell hoznia egy hitelellenőrzési rendszert. Ez lehetővé teszi, hogy minden egyes ügyfél hitelképességét megvizsgálja, mielőtt kölcsönt vesznek fel Öntől. Így ki tudja szűrni azokat az ügyfeleket, akik nem valószínű, hogy fizetni fognak Önnek. Ez olyan egyszerű, minthogy nem kínál hitelt a rossz hitelképességű ügyfeleknek, és ez a zökkenőmentesen működő AR-folyamat kritikus része.

A hitelfeltételek sikeres megállapításához el kell végeznie néhány feladatot. A követeléskezelési folyamat első lépései közé tartozik néhány:

• Az egyes ügyfeleknek nyújtandó hitelösszeg eldöntése
• A fizetési határidő kiválasztása az ügyfelek számára
• Eldöntése, hogy szeretne-e korai fizetési kedvezményeket nyújtani, és hogy ezek a feltételek milyenek lennének. legyenek
• A késedelmes fizetésekért járó büntetés kiválasztása, amelyet az ügyfelektől kap
• A kisvállalkozására jellemző egyéb feltételek meghatározása, amelyeket be kíván vonni

Mihelyt meghatározta az alapvető hitelfeltételeket, a következő szempontokat is figyelembe kell vennie:

• Mióta van az ügyfél az Ön vállalkozásánál. Lehet, hogy az új ügyfeleknek rövidebb, a régebbi ügyfeleknek pedig hosszabb fizetési határidőket ajánl. Ha hosszabb fizetési feltételekkel jutalmazza azokat az ügyfeleket, akik kitartottak Ön mellett, az még inkább növelheti a márkahűséget.
• Az ügyfelei fizetési előzményei. Azoknak az ügyfeleknek, akik mindig időben fizettek, érdemes rugalmasabbnak lennie. Tegyük fel például, hogy egy ügyfél – aki mindig időben fizetett – hosszabb fizetési határidőt kér. Mivel még soha nem mulasztotta el a fizetést, érdemes megfontolni a kérését.
• A versenytársai. Ha az Ön iparágában a versenytársak 20 napon belül esedékes számlákat küldenek, akkor Önnek is érdemes lehet ugyanezt tennie. Vagy, ha megengedheti magának, fontolja meg, hogy hosszabb fizetési határidőt kínáljon az ügyfeleknek. Ez versenyelőnyhöz juttathatja Önt.
• Az Ön pénzforgalma. Bizonyos esetekben a feltételek csökkentése lehetővé teszi, hogy gyorsabban kapja vissza a pénzt. Ez segíthet növelni a pénzforgalmát.

Bár ezek a megfontolások jól hangzanak, egy másik kérdés is éghet az elméje mélyén:

Az alábbi lépéseket követve ellenőrizheti ügyfele hitelképességét:

1. Kérjen aláírt felhatalmazást ügyfelétől a hitelképesség ellenőrzésére.
2. Győződjön meg róla, hogy megvan a teljes hivatalos neve, születési dátuma és társadalombiztosítási száma.
3. Az Equifax, Experian és TransUnion online kérdőívek benyújtásához használja.

A vevők számlázása és a vevői kintlévőségek üzleti folyamata

Az, ahogyan a számláit kezeli, segítheti vagy gátolhatja a vevői kintlévőségek folyamatát, és minden a kommunikáción múlik. A kommunikáció minden kapcsolatban kulcsfontosságú. Ebbe beletartozik az ügyfeleivel való kapcsolata is. A számla az elsődleges kommunikációs platformként szolgál Ön és az ügyfele között. Ez a számla közvetlenül közli velük a tranzakciós követelményeket. Ennek ellenére ne feledje, hogy a számlája nem jogi dokumentum.

Az AR-folyamat részeként minden egyes elkészített számlának tartalmaznia kell az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat. Tartalmaznia kell ezeknek a termékeknek vagy szolgáltatásoknak a költségét, valamint a fizetés esedékességének dátumát is. Miután rendelkezik ezekkel az összetevőkkel, tovább kell fejlesztenie számláit azáltal, hogy:

• Biztosítja, hogy az információk a lehető legegyértelműbbek legyenek. El akarja kerülni a zavaros megfogalmazásokat vagy nyelvezetet.
• Győződjön meg arról, hogy az információi teljesek. Ellenőrizd kétszer is, hogy nem felejtetted-e el a számla fontos részeit.
• Győződjön meg róla, hogy nincsenek nem egyértelmű fizetési feltételei. Fordítson figyelmet a számlán szereplő fizetési feltételeire. Bármilyen ezzel kapcsolatos félreértés arra késztetheti az ügyfeleket, hogy kérdésekkel forduljanak hozzá. Minél többször fordul ez elő, annál több késedelmes fizetést kap.
• A megfelelő számozás használata. A számla számozási rendszerének kialakítása alapvető fontosságú. Szeretné, ha számláit könnyen nyomon tudná követni. Minden számlának egyedi számmal kell rendelkeznie, hogy könnyebben nyomon követhető és azonosítható legyen.
• A számlák gyakori felülvizsgálata. Mindig ellenőrizze számláit, hogy nincsenek-e nyelvtani vagy számítási problémák. A pontosság elengedhetetlen.
• Gondoskodjon a nyomon követésről. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő időpontokban követi nyomon a számlákat. Nem kell zaklatnia az ügyfeleit, de ha késnek a fizetéssel, ne féljen utókövetést küldeni vagy felhívni őket.
• Használjon szoftvereket a számlázáshoz vagy online számlázást. A szoftver segíthet abban, hogy következetes és pontos számlákat készítsen minden egyes tranzakcióról. A QuickBooks például segíthet a számlázás megkönnyítésében.

A kintlévőségek nyomon követése

Nem hagyná, hogy egy ügyfél fizetés nélkül távozzon a kisvállalkozásából, igaz? A kintlévőségek nyomon követésének elvesztése lényegében ezt jelenti. Kihagyja a kifizetéseket.

Amint azt a “kintlévőségek” kifejezés is sugallja, a kintlévőségek nyomon követése fontos része a kintlévőségekkel kapcsolatos üzleti folyamatnak. A még ki nem fizetett számlák esetében ki kell töltenie egy kintlévőségi főkönyvet. Ez az esedékes számlák listája, amelynek alján a teljes összeg szerepel. A végösszegnek meg kell egyeznie a mérlegében szereplő összes követeléssel.

A követelések nyilvántartására szoftvereket is használhat. A QuickBooksban például lehetőség van a lejárati jelentések készítésére. Ezek a jelentések megmutatják, hogy egy számla mikor esedékes, és mennyi a fizetési határidő. Számos más számviteli és könyvelési alkalmazást is megnézhet. Néhány népszerű közülük a FreeAgent, a Nutcache és a Sage Business Cloud Accounting.

Ha nem áll készen arra, hogy könyvelési vagy könyvelési alkalmazásokba fektessen be, használhat bizonyos nyomonkövetési sablonokat is. Jó lehetőség például a Microsoft Excel számlakövető táblázatkezelő táblázata.

Követelések könyvelése

A kintlévőségei a pénzügyi kimutatások lényeges elemei. Ez azt jelenti, hogy helyesen kell nyilvántartania és elszámolnia őket a kintlévőségek folyamatában. . Ennek érdekében gondoskodnia kell arról, hogy a követeléseit a számláin keresztül dokumentálja – ezekben le kell írnia, hogy milyen árut vagy szolgáltatást nyújtott az ügyfélnek, mekkora összeggel tartozik Önnek, és mikor kell kifizetnie ezt az összeget.

A követelések könyvelésénél kétféle könyvelési módszert kell figyelembe vennie. Ezek:

1. A pénzforgalmi szemléletű elszámolás. Ennél a könyvelési módnál az Ön bevétele akkor minősül bevételnek, amikor a készpénz beérkezik. A kiadásait akkor tekintjük költségnek, amikor kifizetjük azokat. A pénzforgalmi szemléletű könyvelésnél a követeléseit a bevételektől elkülönítve követi nyomon. A bevételeit nem könyvelik, amíg a készpénz be nem érkezik.
2. Az eredményszemléletű számvitel. Ennél a számviteli módnál a bevételeid akkor minősülnek bevételnek, amikor az értékesítés megtörtént. Hasonlóképpen, a kiadásait akkor tekintik költségnek, amikor a költség felmerül. A követeléseit ebben a rendszerben könyvelik. Fennáll annak a kockázata, hogy a vevő nem fizet Önnek. Ha nem fizet, később ezeket a veszteségeket költségként számolhatja el.

A követeléskezelési folyamat fejlődése

A követeléseit dokumentálhatja kézzel sablonokban vagy más preferált módszerekkel. Kézzel kell létrehoznia a vevőnek nyújtott árukat vagy szolgáltatásokat, az önnek járó összeget, és azt, hogy mikor kell ezt az összeget

• Minden számla
• Minden értékesítési megbízás
• Minden vevői nyugta
• Minden szállítási dokumentum

Mennél több ügyfelet szerez, annál szervezetlenebbé válhat ez. Ez a szervezetlenség aztán megzavarhatja kisvállalkozása teljes bevételét. Ha a bevételei megszakadnak, kisvállalkozása növekedése is megtorpanhat.

Ahelyett, hogy ezt a kézi utat követné a kintlévőségek folyamatában, érdemes megfontolni a könyvelési programok használatát. Ezekre a programokra fokozatosan is átállhat, vagy azonnal bevezetheti őket.

A többi eszköz, amelyet használhat:

• Wave. Ez egy felhőalapú könyvelőprogram, amelyet vállalkozók és 10 főnél kevesebb alkalmazottal rendelkező vállalkozások számára terveztek. A Wave kompatibilis a Mac, a Windows és a Linux operációs rendszerekkel.
• Invoice Ninja. Ez egy szabadúszók és online vállalkozók számára tervezett könyvelőprogram. Ez 100%-ban ingyenes és felhőben hosztolt, így bárhol elérhető.
• FreshBooks. Ez egy könyvelőprogram, amelyet 120 országban több mint 500 000 felhasználó használ. Ne feledje, hogy ez a program nem ingyenes, de egy 30 napos próbaverzióval megismerkedhet vele.
• Zoho Books. Ez egy felhőalapú könyvelőprogram, amely a számlázásra összpontosít, és kiválóan alkalmas kisvállalkozások számára. Különösen hasznos az egyszemélyes kisvállalkozások számára.
• Xero. Ez a könyvelési szoftver segíthet a számlázás és a nyomon követés terén. Emellett bérszámfejtést, banki kapcsolatokat, banki egyeztetést és egyebeket is végez.

A kintlévőségi folyamat optimalizálása

A kintlévőségi folyamat segít abban, hogy kisvállalkozása hatékonyan működjön. Azonban időnként optimalizálni kell, hogy a folyamatot a megfelelő sebességen tartsa.

A számlakövetelési folyamat sikeres optimalizálásához meg kell határoznia, hogy mi működik és mi nem. Innen kiindulva olyan módosításokat végezhet, amelyek megoldást kínálnak az azonosított problémákra. Ezáltal pénzt takaríthat meg, és elkerülheti a veszteségek elszenvedését. Emellett segít csökkenteni az adósságot és idővel növelni a növekedést.

Az AR-folyamat optimalizálásához fontolja meg az alábbi lépéseket:

1. Tárgyalja meg korán a fizetési feltételeket minden egyes ügyféllel.
2. A folyamat korai szakaszában használja az elektronikus fizetéseket.
3. Tartsák pontosan és naprakészen a vevői adatokat.
4. Mindig keresse a behajtási folyamat javításának és tökéletesítésének lehetőségeit. Ennek egyik módja az elektronikus számlázás használata.

Az ügyfelei motiváltak a gyorsabb fizetésre?

A vevőinek motiválása arra, hogy fizessenek vállalkozásának, a követeléskezelési folyamat egyik legfontosabb lépése. Az Ön ügyfeleinek rengeteg számlát kell kifizetniük. Nem árt, ha egy kis motivációt biztosít számukra, hogy gyorsabban fizessék ki a számláját.

Itt van néhány tipp, hogyan motiválhatja ügyfeleit a gyorsabb fizetésre:

• Adjon hozzá késedelmi díjat. A késedelmi díj kockázata arra ösztönzi ügyfeleit, hogy minél hamarabb fizessenek, és ne kockáztassák meg az esedékesség elmulasztását.
• Ajánljon jutalmakat a korai fizetésért. Ezek gyakran közvetlenül a számlán kerülnek címzésre. Ha például 2% kedvezményt kínál a 30 nap helyett 20 napon belüli fizetésért, akkor írja rá, hogy “2/20 nettó 30.”
• Használjon hitelezési szabályzatot. Létrehozhat olyan irányelveket, amelyek megtiltják, hogy megrendelést vegyen fel egy ügyféltől, ha az túllépte a hitelkeretét. Olyan szabályzatot is bevezethet, amely megtiltja a termékek szállítását, ha a vevőnek lejárt számlája van. Ezek a házirendek arra ösztönözhetik az ügyfeleket, hogy naprakészek maradjanak a fizetésekkel kapcsolatban.

Hogyan lehet gyorsabban behajtani a követeléseket

A vállalkozások, különösen a kisvállalkozások, mint az Öné, folyamatosan változnak és fejlődnek, hogy megfeleljenek a piacuknak. Ez azt jelenti, hogy még ha a kintlévőségek behajtási folyamata jelenleg zökkenőmentesen is zajlik, valószínűleg vannak módok, amelyekkel javíthat rajta.

A kintlévőségek behajtási üzleti folyamatának néhány módja:

• Szoftverek használata. A különböző könyvelési szoftverek képesek a követelések öregedési jelentéseinek generálására. Ezek segítségével láthatja az egyes ügyfelek fizetési státuszát. A könyvelőszoftvere figyelmeztetni fogja Önt arra is, ha a számlák késedelmesek.
• A számlák azonnali kiküldése. Nem akar időt vesztegetni a számlák kiküldésével az ügyfeleinek. Minél hamarabb megkapják a számlát, annál gyorsabban tudnak fizetni Önnek.
• A kifizetések nyomon követése. Nem kell zaklatnia az ügyfeleit, de ha késnek, akkor is helyénvaló lehet a nyomon követés.
• Elektronikus fizetések használata. Ezek korai beállítása hatékonyabb fizetési rendszert hozhat létre. Minél egyszerűbb az ügyfelek számára a fizetés, annál gyorsabban fogják beküldeni. Az elektronikus fizetési lehetőségek közé tartozik a PayPal, a Venmo, a Square, a Google Pay, a WePay és mások.
• Fizetési tervek megfontolása. Ezek jó lehetőséget jelenthetnek azon ügyfelek számára, akik késve fizetik ki a tartozásukat.
• Behajtó ügyvéd felbérlése. Ha a késedelmes fizetések gyakorivá válnak kisvállalkozása számára, fontolja meg egy behajtó ügyvéd felbérlését. Ezek az ügyvédek segíthetnek a fizetések beszedésében, a papírmunka kezelésében, és szükség esetén akár a bíróságon is képviselhetik Önt.
• Előlegek elfogadása. Ez hasznos stratégia lehet annak biztosítására, hogy kisvállalkozását kifizessék. Valójában a legtöbb kiskereskedelmi kisvállalkozás már ezt teszi. Amikor például az Amazonon vagy más online áruházban vásárol egy terméket, a számláját jóval azelőtt megterhelik, hogy Ön megkapná a terméket.

Amint értékeli a kintlévőségek kezelésére szolgáló üzleti folyamatát, vizsgálja meg alaposan az általános eljárást. Mindössze néhány egyszerű módosításra van szükség ahhoz, hogy javítsa kisvállalkozása hatékonyságát. Innen kezdve tovább optimalizálhatja követeléskezelési folyamatát, és arra ösztönözheti ügyfeleit, hogy gyorsabban fizessenek. Ne feledje, hogy minél gyorsabban fizetnek az ügyfelei, annál gyorsabban tudja behajtani a követeléseit. Ez hosszú távon nagyobb pénzügyi növekedést eredményez.