Az újonnan felvett munkavállaló mindig kockázatot jelent. Aggodalomra ad okot, hogy az új munkavállaló esetleg nem felel meg az elvárásoknak, vagy nem olyan képzett a munkához, mint amilyenre számítottak. Rosszabb esetben az új alkalmazott jelentős biztonsági vagy felelősségi kockázatot jelenthet. Egy rossz felvételi döntés hosszú ideig bosszanthatja a munkáltatót. Ha egy rossz munkaerő-felvétel miatt kell eltakarítani a rendetlenséget, az zavaró, időigényes és költséges lehet. És akkor még nem is beszéltünk arról az időről és költségről, amely a helyettesítő személy megtalálásával és betanításával jár. Egy munkavállaló előzetes, megfelelő átvilágításával a munkáltató bajt, időt és jelentős kiadásokat takaríthat meg.

Nem lehet garantálni, hogy egy jelölt beválik. Egy jelentkezés, egy kísérőlevél, egy önéletrajz és egy rövid interjú alapján nehéz megállapítani, hogy egy pályázó “az igazi”. A referenciák ritkán adnak sok betekintést, mivel a korábbi munkáltatók általában csak a munkaviszony dátumát, a pozíciót és a pályázó feladatait erősítik meg. Ennek eredményeképpen a munkáltatók a jelöltek átvilágításához szükséges információk alternatív forrásaként használják a foglalkoztatás előtti háttérellenőrzéseket, beleértve a bűnügyi nyilvántartásokon
keresztül történő keresést is.

A háttérellenőrzések egyszerű és költséghatékony módszernek bizonyultak a jelöltek megismerésére, a problémák megelőzésére, mielőtt azok felmerülnének, és az új alkalmazottal kapcsolatos kockázatok minimalizálására. Bizonyos pozíciók esetében (pl. ügyvédek, iskolai személyzet és ápolók) valóban kötelező lehet a háttérellenőrzés. Emellett egyes munkáltatók a meglévő alkalmazottaknál is végeznek háttérellenőrzést, hogy felmérjék, hogy érdemes-e megtartani, előléptetni vagy áthelyezni őket. Következésképpen a pályázók és alkalmazottak átvilágítása mindennapossá vált.

Az a tény azonban, hogy “mindenki ezt csinálja”, nem indokolja, hogy vakon végezzenek háttérellenőrzést minden állásjelölt vagy jelenlegi alkalmazott esetében. A háttérellenőrzés helytelen elvégzésének jogi következményei vannak. Ennek megfelelően, mielőtt háttérellenőrzést végez egy jelenlegi vagy potenciális munkavállalónál, meg kell ismerkednie a vonatkozó jogszabályokkal.

Föderális FCRA

A munkavállalók vagy leendő munkavállalók háttérellenőrzését végző munkáltatóknak szem előtt kell tartaniuk a Fair Credit Reporting Act (FCRA) által előírt követelményeket. Vannak olyan vállalatok, amelyek a
alkalmazotti háttérellenőrzések elvégzésére szakosodtak. Általában bölcs dolog valamelyik ilyen céget igénybe venni, ha háttérellenőrzésre van szüksége. Tapasztalattal rendelkeznek a háttérellenőrzések elvégzésében, könnyen hozzáférnek a megfelelő keresési és információs forrásokhoz, és ismerik azokat az információkat, amelyeket a munkáltatóknak kerülniük kell. Továbbá a házon belüli háttérellenőrzés magában hordozza a diszkriminációs keresetek kockázatát.

A vállalaton kívüli személy vagy ügynökség igénybevétele azonban az FCRA követelményeit vonja maga után, amelyek nem vonatkoznak a házon belüli háttérellenőrzésre. Más szóval, ha egy házon belüli alkalmazott
végzi a háttérellenőrzést, az FCRA nem alkalmazandó.

Kifejezetten az FCRA akkor alkalmazandó, ha a munkáltatók “fogyasztói jelentéseket” vagy “fogyasztói vizsgálati jelentéseket” szereznek be egy “fogyasztói jelentési ügynökségtől”. A Szövetségi Kereskedelmi Bizottság (FTC), amely az FCRA végrehajtásáért felelős
, tágan értelmezi a “fogyasztói adatszolgáltató ügynökség” kifejezést. Az FTC szerint az ügyvédi irodák és a munkaközvetítő ügynökségek, amelyek információkat gyűjtenek, állítanak össze vagy értékelnek (még akkor is, ha azok nyilvános információk)
, majd juttatásért cserébe átadják azokat a munkáltatónak, fogyasztói adatszolgáltató ügynökségnek minősülnek.

A “fogyasztói jelentések” és a “fogyasztói vizsgálati jelentések” magukban foglalják a fogyasztói adatszolgáltató ügynökségtől kapott jelentéseket egy személy “jellemére, általános hírnevére, személyes jellemzőire vagy életmódjára” vonatkozóan.”
Ez magában foglalja a személy vezetési, hitelezési, bűnügyi és foglalkoztatási előéletére vonatkozó jelentéseket. Megjegyzendő, hogy a katonai szolgálati adatok az 1974. évi adatvédelmi törvény értelmében általában bizalmasnak minősülnek, és csak korlátozott körülmények között adhatók ki.

Az adatszolgáltató ügynökségtől származó fogyasztói jelentés vagy vizsgálati jelentés megfelelő beszerzéséhez és felhasználásához a munkáltatónak értesítenie kell a munkavállalót vagy a jelentkezőt arról, hogy háttérellenőrzést fognak végezni. Az ellenőrzés elvégzése előtt a munkavállalónak megfelelő írásbeli engedélyt kell adnia a munkáltatónak a jelentés beszerzésére. A “megfelelő engedély” megköveteli, hogy a munkáltató a munkavállaló rendelkezésére bocsásson egy világos,
feltűnő és írásos tájékoztatási formanyomtatványt, amely teljesen elkülönül más, potenciálisan zavaró tartalomtól. A munkavállalónak ezt követően írásos engedélyt kell adnia a munkáltatónak a jelentés beszerzésére, mielőtt a munkáltató ezt megtenné.

Ha a munkáltató úgy dönt, hogy legalább részben a fogyasztói jelentésben szereplő információk alapján hátrányos intézkedést hoz egy jelentkezővel vagy munkavállalóval szemben, további követelményeknek kell megfelelnie. Konkrétan a munkáltatónak
át kell adnia a jelentkezőnek vagy munkavállalónak a jelentés egy példányát és az FTC által felsorolt jogainak leírását. Az FTC erre a célra létrehozta a “hátrányos intézkedést megelőző tájékoztatási formanyomtatványt”. A munkáltatónak ésszerű időt kell biztosítania a jelentkezőnek vagy munkavállalónak a
hiányosságok kijavítására, majd tájékoztatnia kell a munkavállalót, amikor a foglalkoztatási döntés végleges.

A szövetségi törvény előírja, hogy a munkáltatóknak igazolniuk kell, hogy betartották az FCRA-t, mielőtt a fogyasztói jelentéseket készítő ügynökségek fogyasztói jelentéseket készíthetnek, kiegészíthetnek vagy átadhatnak nekik. Következésképpen, Önnek a
fogyasztóvédelmi adatszolgáltató ügynökséget a megfelelő dokumentációval kell ellátnia, mielőtt megbízza azt a kért jelentés elkészítésével. Biztosítékot kell kapnia a fogyasztóvédelmi adatszolgáltató ügynökségtől arra vonatkozóan is, hogy a vizsgálat elvégzése során betartja a törvényt
.

Az FCRA betartásának elmulasztása jelentős kockázatokkal jár. A munkáltatókat kártérítéssel, büntetésekkel és ügyvédi díjakkal sújthatják, ha nem teljesítik a törvény szerinti kötelezettségeiket.

Utah foglalkoztatási kiválasztási eljárásokról szóló törvénye

Utah foglalkoztatási kiválasztási eljárásokról szóló törvénye megtiltja a munkáltatónak, hogy az álláskereső társadalombiztosítási számát, születési dátumát vagy vezetői engedélyének számát kérje, kivéve, ha a kérés valamennyi jelentkezőre vonatkozik, és azt a munkáltató az FCRA hatálya alá tartozó hiteltörténet beszerzésére vagy belső nyilvántartások felülvizsgálatára használja fel annak megállapítása érdekében, hogy a jelentkező korábban jelentkezett-e munkára vagy korábban foglalkoztatták-e már. A munkáltatók ezeket az információkat csak egyetlen célra használhatják fel: annak eldöntésére, hogy felvegyenek-e egy álláskeresőt.

A munkáltatóknak külön szabályzatot kell fenntartaniuk az álláskeresőkről gyűjtött információk megőrzésére, kezelésére, hozzáférésére és bizalmas kezelésére vonatkozóan, és lehetővé kell tenniük a pályázó számára, hogy áttekintse a szabályzatot, mielőtt beleegyezik abba, hogy a felvételi eljárás részeként információt szolgáltasson. A munkáltatók nem őrizhetik meg az álláskeresőkről gyűjtött információkat két évnél tovább.

Bűnügyi háttérellenőrzés

Sok államban, így Utah-ban is, szinte minden esetben törvényes a jelentkezési folyamat során bűnügyi háttérellenőrzést végezni. Az FCRA értelmében értesítenie kell a jelentkezőt vagy munkavállalót arról, hogy a foglalkoztatási döntések meghozatalakor felhasználhatja a büntetőjogi
elítélésekre vonatkozó információkat. Ezt egy külön dokumentumban kell megtenni, amely szembetűnő tájékoztatást nyújt. Ha nem vesz fel egy jelentkezőt, vagy hátrányos foglalkoztatási intézkedést hoz egy munkavállalóval szemben
a büntetőjogi háttérjelentésben szereplő információk miatt, meg kell mutatnia neki a jelentést, amely a hátrányos döntéshez vagy intézkedéshez vezetett, és tájékoztatást kell adnia, amely lehetővé teszi számára, hogy kijavítsa az általa helytelennek tartott információkat.

Ha büntetett előítéletekre kérdez rá, akkor arra is ügyelnie kell, hogy elkerülje az 1964. évi polgárjogi törvény VII. címe szerinti megkülönböztetést. Az Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottsága (EEOC) általában nem
engedélyezi, hogy megtagadja egy jelentkező felvételét egy korábbi ítélet miatt, kivéve, ha bizonyítani tudja, hogy a döntés a munkával kapcsolatos és összhangban van az üzleti szükségességgel.

Három tényezőt kell figyelembe vennie, mielőtt eldönti, hogy felvesz-e valakit büntetőítéletére tekintettel:

1. a bűncselekmény jellege és súlyossága;
2. a bűncselekmény és/vagy a büntetés letöltése óta eltelt idő; és
3. a keresett állás jellege.

Egy csalás, lopás vagy sikkasztás miatt hozott ítélet például valószínűleg kellőképpen kapcsolódik az adóellenőrzéshez ahhoz, hogy egy ilyen ítélet alapján a felvétel megtagadása nem ütközik a VII. címbe.

El kell értesítenie a felvételi eljárásból büntetőítélet miatt kiszűrt jelentkezőt, hogy lehetővé tegye számára, hogy bizonyítsa, miért nem kell figyelembe venni a büntetőítéletet. Végezetül ne feledje, hogy az a személy, akinek büntetőjogi ítéletét a Utah állambeli törvények (vagy számos más állam törvényei) értelmében törölték, jogszerűen válaszolhat minden megkeresésre úgy, mintha a büntetőjogi letartóztatás vagy elítélés nem történt volna meg.

Egészségügyi feljegyzések

Az egészségügyi feljegyzések általában bizalmasak, és a háttérellenőrzés részeként nem szerezhetők be. Az FCRA legalábbis megköveteli, hogy a munkáltató külön engedélyt kérjen az orvosi leletek beszerzésére. Sok államban (például Kaliforniában) az orvosi feljegyzések szigorúan bizalmasak, és nem képezhetik a háttérellenőrzés részét. Következésképpen a jelentkezési és felvételi eljárás során nem szabad a jelentkezőket egészségügyi állapotukról vagy fogyatékosságukról kérdezni. A legtöbb esetben nem hozhat orvosi információk alapján foglalkoztatási döntést.

A fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény (ADA) ráadásul a kérdezősködést azokra az információkra korlátozza, amelyek a jelöltnek az alapvető munkaköri feladatok ellátására való képességével kapcsolatosak. Az ADA értelmében a munkáltató csak azt követően tehet fel fogyatékossággal kapcsolatos kérdéseket, vagy kérhet fizikai vagy orvosi vizsgálatot a pályázótól, hogy feltételes állásajánlatot tett, és ha a vizsgálat releváns a pozíció szempontjából. A munkáltató csak akkor dönthet úgy, hogy nem veszi fel az adott személyt, ha az egészségügyi állapota miatt nem képes a munkakör alapvető funkcióinak ellátására ésszerű alkalmazkodással vagy anélkül.

A genetikai információk diszkriminációmentességéről szóló törvény (GINA) értelmében a 15 vagy több alkalmazottat foglalkoztató munkáltató nem kérheti, követelheti meg vagy vásárolhatja meg egyetlen jelentkező
vagy alkalmazott genetikai adatait sem, beleértve a családtörténeti információkat is, kivéve a nagyon ritka eseteket. Nevezetesen, az alkalmazandó rendeletek értelmében az információkérés magában foglalja az internetes keresések elvégzését vagy harmadik féllel folytatott beszélgetések lehallgatását, amelyek valószínűleg genetikai vagy családtörténeti információk megszerzését eredményezik. A GINA továbbá megtiltja a genetikai információk – beleértve a családtörténeti információkat is – felhasználását olyan döntések meghozatalakor, amelyek a foglalkoztatás feltételeit, körülményeit vagy kiváltságait befolyásolják, vagy a jelentkezővel vagy munkavállalóval szembeni hátrányos foglalkoztatási intézkedést eredményeznek.

A háttérellenőrzés bizonyos körülmények között kiterjedhet a munkavállalók kártérítési múltjára is. Biztosítania kell, hogy minden vonatkozó törvénynek megfeleljen, ha ilyen információt kér. Az egyén munkásbiztosítási múltja általában nyilvános, de nem használhatja fel az információt az álláskeresővel szembeni hátrányos megkülönböztetésre. Az ADA tiltja, hogy az álláspályázatban vagy az állásinterjún rákérdezzen a pályázó munkavállalói kártérítési múltjára. Ön csak azután tehet fel ilyen kérdéseket, és csak azután végezhet háttérellenőrzést a munkavállalók kártérítési előéletére vonatkozóan, hogy feltételes állásajánlatot tett.

A háttérjelentések diszkriminatív felhasználása

Ha háttérellenőrzési információkat használ fel, be kell tartania azokat a szövetségi és állami törvényeket, amelyek célja az álláskeresők és a munkavállalók védelme a diszkriminációtól. Törvénytelen valakinek a hátterét ellenőrizni
, ha az erre vonatkozó döntés alapja a faj, a bőrszín, az etnikai hovatartozás, az életkor (40 éves vagy idősebb), a nem, a vallás, a nemzeti származás vagy a genetikai információ (beleértve a családi előzményeket is). Például a bűnügyi vagy pénzügyi háttérellenőrzés lefolytatása csak egy bizonyos fajhoz tartozó jelentkezők vagy alkalmazottak esetében diszkriminatív.

A szerzővel a [email protected] vagy a 801-323-5933 e-mail címen léphet kapcsolatba.