Folytatjuk SAP MM képzésünket, és ez a bemutató bevezetést és részletes áttekintést nyújt a beszerzés és az SAP MM modul egyik legalapvetőbb folyamatáról: SAP Procure to Pay folyamat. Ezt a folyamatot külső beszerzési folyamatnak is nevezik.
A SAP Procure to Pay folyamatra akkor van szükség, amikor külső szállítótól kell anyagokat/szolgáltatásokat vásárolnunk a vállalatunk számára. Ez a folyamat magában foglalja az összes üzleti feladatot a beszerzési igényléstől (PR) kezdve a szállítónak történő kifizetésig.
A folyamat kezdetét meghatározó események a következőkhöz kapcsolódnak:
- A raktárkezelésből származó anyagszükséglet-tervezés (MRP) a minimális anyagkészlet és eszközmennyiségek biztosítása érdekében a raktárban.
- Üzemkarbantartási anyagok, szerszámok, külső erőforrások, szolgáltatások tervei az üzemkarbantartás megfelelő irányításához szükséges összes erőforrás beszerzéséhez.
- A vállalat részlegeiből érkező egyéb beszerzési igények.
A folyamat elindításához létre kell hozni egy beszerzési igénylést (PR), egy olyan dokumentumot, amely lehetővé teszi a vállalat különböző részlegeiben dolgozók számára, hogy meghatározzák a beszerzendő árukat vagy erőforrásokat. A folyamat akkor ér véget, amikor a szállítónak történő kifizetést lekönyvelik. Íme a külső beszerzési folyamat grafikus áttekintése az SAP-ban:
Áttekintés az SAP Procure to Pay folyamatról
A beszerzési osztály a vállalat más részlegeinek beszerzési igényeit kielégítheti:
- Megrendelés kiadásával: ebben az esetben először egy RFQ (Request for Quotation) folyamatra van szükség.
- Nyílt szerződés: ebben az esetben az RFQ folyamat mellett a beszerzési feladatot a nyílt szerződésre hivatkozó beszerzési megrendeléssel véglegesítik.
A RFQ folyamatot mindig a beszerzési osztály végzi a szerződés kiadása előtt. Ennek a fázisnak általában az a végső célja, hogy több szállító közül válasszon ki egy szállítót a megvásárolni kívánt áruk vagy szolgáltatások tekintetében.
Az árubeszerzési bizonylat lehetővé teszi a beszerzést megrendelő részleg raktárának, hogy igazolja az áru átvett mennyiségét, míg a szolgáltatási bizonylat lehetővé teszi a szolgáltatások átvételének igazolását. Mindkét feladatot csak egy beszerzési megrendeléshez/szerződés kiadási megbízáshoz kapcsolódóan kell elvégezni.
A következő alfolyamat, amelynek neve Számlakezelés, azokat a feladatokat tartalmazza, amelyek a számla és a szerződés kiadási megbízás vagy a beszerzési megbízás megfeleltetését szolgálják. Tartalmazza továbbá azokat a feladatokat, amelyek a számla adatainak a Szerződés kiadására vonatkozó megrendelés vagy a Vásárlási rendelés adatainak, például a mennyiségnek és az értékeknek az egyes pozíciók szerinti ellenőrzéséhez szükségesek.
Az utolsó feladat a szállítói kifizetés rögzítéséhez kapcsolódik.
Tranzakciók az SAP beszerzés-fizetés folyamatában
A SAP beszerzés-fizetés folyamat a következő tranzakciókat és dokumentumokat használja az SAP ERP-ben.
Beszerzési igénylés
A beszerzési igénylés egy belső dokumentum, amelyet akkor állítanak ki/készítenek el, amikor árura (készleten lévő/nem készleten lévő) és/vagy szolgáltatásra van szükség. Többféle dokumentumtípus áll rendelkezésre. Az SAP rendszer automatikusan ellenőrzi a különböző paramétereket, például a költségvetés rendelkezésre állását, és jóváhagyási munkafolyamatot igényel az igényléshez, elsősorban annak értéke és a belső felhatalmazás, valamint egyéb technikai paraméterek (például cikkkategória vagy beszerzési csoport) alapján. A rendszerben létrehozott igénylés szükség esetén felülvizsgálható is.
Hogyan hívható ez a tranzakció
- SAP tranzakció kód: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Beszerzési kérelem -> Létrehozás
Ájánlatkérés (RFQ)
RFQ-ra akkor van szükség, ha nem ismerjük a szállítót és több szállítótól kell ajánlatot kérni egy anyagra/szolgáltatásra. Ez az a teljes folyamat, amely a beszerzési igény beérkezése után elindul. A beszerzési igénylés tételeit ugyanabban az RFQ-folyamatban lehet csoportosítani. Miután az árajánlatok beérkeztek a szállítóktól, a nyilvántartásokat az SAP rendszerben tartja nyilván, így az RFQ dokumentumot árajánlattá változtatja.
Hogyan hívja ezt a tranzakciót
- SAP tranzakció kód:
SAP menü Útvonal az árajánlatkérés létrehozásához A nyílt szerződés
A nyílt szerződés egy általános megállapodás a szállítóval egy adott érvényességi időre, elfogadott árlistával. Ugyanarra a szerződésre hivatkozva több szerződéskiadási megbízás is generálható, amíg az le nem jár, vagy a fennálló érték nem áll rendelkezésre.
Hogyan hívható ez a tranzakció
- SAP tranzakció kód: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Keretszerződés -> Szerződés ->.> Létrehozás
SAP menü Útvonal nyílt szerződés létrehozásához Beszerzési megbízás
A beszerzési megbízás a vevő által a szállítónak adott hivatalos dokumentum a vevő azon szándékáról, hogy egy/másfél anyagot vásárol vagy kap megállapodás szerinti áron, átfutási/szállítási határidők, mennyiségek és specifikációk. A költségvetési kötelezettségvállalás automatikusan létrejön. Az árukra és a nem tervezett szolgáltatásokra vonatkozó tűréshatárok előre láthatók.
Hogyan hívható ez a tranzakció
- SAP tranzakció kódja: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Beszerzési rendelés -> Létrehozás -> Beszerzési rendelés.> ME21N – Szállító/szállító üzem ismert
SAP menü Útvonal a rendelés létrehozásához Szerződés kiadási rendelés
A szerződés kiadási rendelés a vevő által a szállítónak küldött hivatalos dokumentum, amely a vevő azon szándékáról szól, hogy egy/másfél anyagot kíván vásárolni vagy átvenni egyeztetett áron, átfutási/szállítási határidőkkel, mennyiségekkel és specifikációkkal, és egy nyílt szerződésre való hivatkozással jön létre. A költségvetési kötelezettségvállalás automatikusan létrejön. Az árukra és a nem tervezett szolgáltatásokra vonatkozó tűréshatárok előre láthatók.
Hogyan hívható ez a tranzakció
- SAP tranzakció kódja: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Beszerzési rendelés -> Megrendelés -> ME21N létrehozása – Szállító/szállító üzem ismert
SAP menü útvonal a szerződéses kiadási rendelés létrehozásához Árutétel
Az áruátvétel az a lépés a beszerzési ciklusban, amikor a beszerzési rendeléssel/szerződéses kiadási rendeléssel megrendelt tényleges árut a vállalat megkapja, és ellenőrzik a szükséges minőséget/mennyiséget. Ha az áru minősége megfelel az előírt kritériumoknak, az SAP rendszerben a beszerzési megrendelésre/szerződéses kiadási megbízásra hivatkozva árubeszerzési tranzakciót könyvelnek. Ennek a tranzakciónak kettős hatása van: megváltoztatja a készlet mennyiségét (a bevitt anyagok esetében), és ezzel egyidejűleg a pénzügyi modulban is megtörténik a könyvelés a készlet megterhelésére a szállítónak fizetendő tartozásokkal szemben.
Hogyan hívjuk ezt a tranzakciót
- SAP tranzakció kód: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Készletgazdálkodás -> Árumozgás -> MIGO
SAP menü Útvonal az árufogadás könyveléséhez Szolgáltatás könyvelése
A szolgáltatás könyvelése igazolja, hogy a megrendelésben/szerződésbontási megbízásban kért szolgáltatások ténylegesen teljesültek/átadásra kerültek. A szükséges paraméterekkel ellátott visszaigazolás a szolgáltatásbeviteli lapon kerül rögzítésre, amelyet aztán egy munkafolyamaton keresztül továbbítanak a szükséges szintekre megerősítésre és végső jóváhagyásra.
Hogyan hívjuk ezt a tranzakciót
- SAP tranzakció kód: ML81N
- menü: ML81N
- menüpont: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Szolgáltatásbeviteli lap -> ML81N karbantartás
SAP menü Útvonal a szolgáltatásbevitelhez Számla kezelése
A folyamat akkor indul el, amikor a beszerzésekhez kapott szállítói számlát az SAP rendszerbe kell bevinni. A kezdetben bevitt számla “Parkolt” státuszúnak minősül, ami azt jelenti, hogy nem történt pénzügyi könyvelés vagy könyvelés, és a számla adatai léteznek a rendszerben nyilvántartás és további jóváhagyás céljából. Ebben a szakaszban a szabványos SAP-rendszerben elindul egy “háromirányú ellenőrzés”, amelynek során a beérkezett számlát automatikusan ellenőrzik a referencia-beszerzési megbízással és az áruátvételi dokumentummal szemben az ár/mennyiség pontossága szempontjából. Minden itt észlelt eltérés kiigazítható az eltérések és a vitatott összegek tekintetében. A számla kifizetésre zárolt státuszba helyezhető. Amint a számlát az SAP rendszerben meghatározott munkafolyamaton keresztül jóváhagyták, a számla ténylegesen könyvelhető. Ezt általában a vállalat számlakifizetési osztályának felelős munkatársa végzi. A folyamat általában átfedésben van az MM és FI modulok közös funkcióival.
Hogyan hívjuk ezt a tranzakciót
- SAP tranzakció kód: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Logisztikai számlaellenőrzés -> MIRO/MIR7 Számla beadása
SAP menü Útvonal a szállítói számla beadásához Fizetés
Ha a számlát munkafolyamaton keresztül jóváhagyják, a beszerzési ciklus utolsó lépése a szállítónak történő kifizetés. Ez egy “Automatikus fizetési futás” nevű tranzakció SAP-rendszerbe történő bevitelével történik, amely általában a megrendelésben említett fizetési feltételek / esedékességi időpontok alapján időszakosan elindul. A fizetési futás eredménye lehet egy SAP-on keresztül kinyomtatott csekk a tervezett szállítók számára, vagy a fizetési futás eredményei exportálhatók külső rendszerekbe az online banki portálra, amelyen keresztül a szállítók kifizetései elektronikusan kerülnek átutalásra.
–
Did you like this SAP MM tutorial? Van kérdése vagy észrevétele? Szívesen fogadjuk visszajelzéseit az alábbi megjegyzés rovatban. Nagy segítség lenne számunkra, és reméljük, hogy az ingyenes SAP MM oktatóanyagaink továbbfejlesztése során tudunk vele foglalkozni.
Navigációs linkek
Navigáció a következő leckéhez: SAP készletszállítási megrendelés és készletátadási folyamat
Navigáció az előző leckéhez: SAP MM szervezeti felépítés
Navigáció a tanfolyam áttekintéséhez: SAP MM képzés