Volt egy dolog, amit nem igazán értettem, amikor elkezdtem “felnőtté válni”: miért késnek egyes emberek mindig az eseményekről.

Tudod, miről beszélek…

Ha az esemény este 8-kor kezdődik, akkor azt kell mondanod nekik, hogy 7-kor jelenjenek meg, hogy időben érkezzenek.

És néha a késés fáj nekik. Túl sokszor késnek el a munkából, és felelőtlenségükről hírnevet szereznek.

Vagy akár ki is rúgják őket.

Ezeken felül vannak dolgok, amikről nem lehet elkésni, például a repülőjáratokról. Olyan, mintha TUDNÁD, hogy lehet, hogy dugó lesz, és hogy a TSA sorok hosszúak, miért nem indulsz el szuper korán?

Tudjátok, hogy az idő a legfőbb értékem.

Nem akarok senkit sem leszólni, de a késő emberekkel való foglalkozás az utóbbi időben nagy frusztráció forrása az életemben.

Azért döntöttem úgy, hogy a saját érdekemben írom ezt a cikket, hogy megértsem, mi van azokkal, akik állandóan késnek. Ezzel a saját viszketésemet vakargatom, és megpróbálom egy kicsit jobban megérteni az embereket.

Megtettem néhány kutatást, beszéltem néhány barátommal, akik mindig késnek, és gondolkodtam egy kicsit a témán.

Érdekes felismerésekre jutottam.

Ez a cikk a késésről szól, de biztos vagyok benne, hogy ezekből az elvekből sokat alkalmazhatsz az üzleti életben is, projektmenedzsment formájában.

A késés matematikája

Vegyük fel John fiktív példáját, aki mindig késik.

A fejünkben megvan az “átlagos” idő, ami egy tevékenység elvégzéséhez szükséges. Például a fejünkben azt gondoljuk, hogy 25 percig tart eljutni az irodába.

A probléma az, hogy néhány ember fejében nem pontos az átlag.

Az átlagban 25 percig tart Johnnak eljutni otthonról az irodába, de a fejében azt hiszi, hogy csak 15 percig tart.

Miért vannak tehát a fejünkben ezek a téves számok?

1. Összekevered az átlagodat az eddigi leggyorsabb rekordoddal

Egyszer talán 15 perc alatt értél be az irodába, amikor szombaton reggel 9 órakor kellett munkába menned. Nem volt forgalom, így a szokásosnál sokkal gyorsabban értél oda.

Ez a legjobb esetben történt.

Most minden alkalommal, amikor azt hiszed, hogy 15 percig tart. A valóságban csak az esetek kb. 5%-ában érsz oda 15 perc alatt.

2. Nem ülsz le és nem számolod ki az átlagodat

Az egyetlen módja az átlagos idő megragadásának, ha valóban megméred. Használd a telefonod stopperóra funkcióját attól az időponttól kezdve, amikor kilépsz az ajtódon, egészen addig, amikor belépsz az irodádba.

Minél többször csinálod ezt, annál pontosabb lesz a számod.

A szórással is számolnunk kell.

A szórás azt jelenti, hogy mennyire “szóródnak” a számok.

Átlagosan 25 percbe telik, amíg beérsz az irodába.

De az alsó határon akár 15 perc alatt is odaérhetsz. A felső határon akár 35 percig is eltarthat. Lehet, hogy aznap reggel nagy volt a forgalom.

Amikor a bangkoki repülőtérről indulok, harminc perccel korábban érkezem, mint általában.

Miért? Mert a vízumsoruk mindig alulfoglalt.

Megszállsz valahova a metróval? Sajnálom, de lehet, hogy nem ötpercenként érkezik, ahogyan kellene.

Ezek olyan változók, amelyeket nem tudsz befolyásolni, de mégis kontextusba kell helyezned őket.

Néhány segítő kérdés (különösen hasznos a projekttervezéshez):

• Mivel nem számolok? Mik a vakfoltjaim?
• Mi romolhat el?
• Mi a dominóhatás? Vagy az elsőrendű, másodrendű következmények?

Az apró dolgok összeadódnak

Vannak apró dolgok, amikre fel kell készülnöd, mielőtt ténylegesen elmész valahová. A legtöbb ember nem számítja bele ezeket a dolgokat abba a számításába, hogy mennyi ideig fog tartani valami.

Azt gondolják, hogy ezek a lépések nulla erőforrást használnak.
Néhány példa:

• A cipő felvétele – 1 perc
• Ruhák felvétele – Változó
• Leszállás a liftben – 1 perc
• Laptop-táska felkapása – 1 perc
• Az autó beindítása és bemelegítése – 5 perc

Ez majdnem 9 perc, amit a legtöbb ember nem számol be.

És itt jön a szívás: Ezek olyan változók, amelyek könnyen elromolhatnak.

A lifttel való lejutás általában egy percet vesz igénybe, de mi van, ha a lift nem működik?

Mi van, ha az autódban kevés az üzemanyag, és meg kell tankolnod? Az 10 perc.

Mindannyiunkkal előfordult már, hogy nem találjuk a kulcsunkat. Plusz 5 perc.

Azt az inget szeretném felvenni, de gyűrött. Tíz percet kell vasalással töltenem.

Érted a lényeget.

Szám. Megy. Rosszul megy.

Ezzel számolnod kell.

Néhány ember utálja a korán érkezés érzését

A barátom említette az egyik fő okot, amiért mindig késik: furcsán érzi magát, ha elsőként érkezik.

Haver, én mindig elkések, mert utálom az érzést, hogy elsőként érkezem. Ha én vagyok ott elsőnek, és senki más nem, úgy érzem, mintha valami mást is csinálhattam volna az időmmel. Plusz fura érzés egyedül lenni egy étteremben. Azt hiszem, így nem tudok megbirkózni az egyedüllét miatti szociális szorongással. Még egy dolog. Úgy érzem, ha egyedül vagyok ott korán, és aztán jön az egész 10 fős csoport, akkor úgy érzem, mintha elítélnének, mintha túl sok időm lenne.

Ezzel tudok azonosulni. Régebben féltem egyedül moziba menni, vagy egyedül enni egy étteremben. Ez a srác biztos egy lúzer, mert nem talál senkit, akivel együtt csinálhatna valamit!

Éreztél már valaha így?

Egyetlen dolgot tehetsz, mégpedig azt, hogy leszarod, mit gondolnak mások.

Itt az igazság: senkit sem érdekel. Mindenki a saját életével és a saját gondolataival van elfoglalva. Senki nem figyel oda. Minden a fejedben van.”

Kultúra

Két évvel ezelőtt a barátnőmnek a családjával a tengerpartra kellett volna mennie.”

Nap délután három óra volt, és Facetimedet küldtem neki, hogy lásson egy kilátást a tengerpartra. Ehelyett egy kaotikus nappalit láttam.

A családja még mindig a strandra készülődött. Úgy volt, hogy reggel 9-kor indulnak… Hogyhogy hat órával később még nem voltak készen?

Nem értettem.

Egy egész napot töltöttek a készülődéssel, csak hogy egy órát töltsenek a tengerparton! Ez volt a legkevésbé hatékony dolog, amit életemben láttam.

Miért nem pakoltak előző este, hogy több időt tölthessenek a strandon?

Ez az értékek és a nézőpont kérdése.

A barátnőm elmagyarázta nekem, hogy ez az irányítás érzéséről szól.

Amikor az ember dolgozik, valaki másnak a menetrendjét kell követnie. Meg kell jelenned a munkahelyeden egy bizonyos időpontban. Csak egy bizonyos időpontban ebédelhetsz.

De ha hétvége van, akkor úgy érezheted, hogy nagyobb kontrollt gyakorolsz a saját időd felett.

Néhány ember számára a naptárhoz vagy ütemtervhez való túl szoros ragaszkodás olyan, mintha feladnád az életed irányítását.

Számomra ez pont az ellenkezője.

Az ütemtervhez való ragaszkodás és az előre tervezés azt jelenti, hogy a lehető leghatékonyabban használom ki az időmet. Az idő, amit a fegyelmezettséggel megspórolok, szabadságot ad arra, hogy bűntudat nélkül videojátékozhassak vagy edzőterembe járhassak. Számomra ez az irányítás.

Miután jobban megismertem őt és a családját, rájöttem, hogy egyes kultúrákban egyszerűen másképp viszonyulnak az időhöz.

Egyik kultúrában tiszteletlenség későn megjelenni. Más kultúrákban teljesen elfogadható, ha valaki néhány órát késik.

Azt mondani, hogy találkozzunk délután 3-kor, inkább csak egy javaslat, mint a tényleges időpont, amikor találkoznunk kellene.

Máris érzem az izgatottságomat, ha valaha is együtt megyünk családi kirándulásra.

A késések kezelése

Hogyan kezeled azokat az embereket, akik hajlamosak késni?

Mintákat állíthatsz fel a kommunikációban:

“Szia X, csak megerősítem, hogy ma délután 3-kor még mindig megbeszéltük a kávézást. Csak hogy tudd, pontosan 15 óra körül ott leszek. Csak azért akartam szólni, mert délután 4-kor van egy másik megbeszélésem. Szólj, ha bármi változik, vagy ha késel, köszi. Alig várom, hogy találkozzunk!”

A következő, hogy szeretek fejhallgatóval utazni. Ha 15 percig ülök ott, legalább egy hangoskönyvet tudok hallgatni, és produktív lehetek.”

Végezetül pedig megtanulom, hogy inkább csak sodródjak az árral. Értékelni egy kicsit több spontaneitást.

A késés nem szándékosan tiszteletlenség

Néhány évvel ezelőtt, ha valaki késett, azt feltételeztem, hogy ez szándékos volt, és hogy tiszteletlen volt.

Az idő múlásával sok munkát fektettem abba, hogy jobban megértsem az embereket. A legtöbb embernek nem áll szándékában felbosszantani téged – csak sok tényező van a háttérben, ami hozzájárul a viselkedéshez.

Meg kell próbálnod időben érkezni? Igen, ha lehetséges. Szerintem így tudod a legjobban kihasználni az idődet. De azt is megértem, hogy vannak más hozzájáruló tényezők is.

Most ha megbocsátasz, a naptáram szerint itt az ideje a következő feladatomnak.😉

Featured Image by rangizzz