Se state cercando di risparmiare sui costi di spedizione, date uno sguardo alla spedizione inbound. Secondo l’Aberdeen Group, una società di ricerca di Boston, a seconda del settore e delle dimensioni dell’azienda, un business può spendere più del 40% del suo budget annuale per le spedizioni in entrata. Un programma di trasporto in entrata più efficiente può minimizzare i ritardi, risparmiare denaro e anche ridurre la confusione.

Il 75% delle aziende intervistate dall’Aberdeen Group riferisce che la gestione del trasporto in entrata è un punto chiave di attenzione. In un esempio, un’azienda con oltre 18 milioni di dollari all’anno di costi di trasporto in entrata ha riferito di aver pagato fatture di oltre 100 vettori, nonostante avesse negoziato termini preferenziali con cinque vettori e avesse stabilito il loro utilizzo su ogni ordine.

Le organizzazioni di logistica e supply chain devono affrontare tre sfide principali quando si tratta di ottenere il sopravvento sulle spese di trasporto in entrata.

3 Sfide della spedizione in entrata che i dirigenti della logistica devono affrontare

Mancanza di visibilità

I dirigenti della logistica ricevono costantemente richieste di informazioni più accurate e tempestive sulle spedizioni in entrata da parte dei gruppi operativi, di vendita, pianificazione, acquisto e contabilità. Oggi, identificare ciò che è in transito, dove si trova, quando arriverà e quanto costerà, richiede di mettere insieme le informazioni da documenti interni, siti web dei vettori e telefonate – un processo lungo e inefficiente. E questo per una sola spedizione. Un rapporto completo potrebbe richiedere ore o giorni per essere preparato.

Inoltre, i manager dei trasporti che devono affidarsi a processi prevalentemente manuali per seguire e tracciare le merci, si trovano a rispondere “arriva quando arriva”. Questa mancanza di prevedibilità ha effetti a catena in tutta l’azienda, portando a un eccesso di scorte, a ostacoli nelle vendite e a variazioni nelle prestazioni della catena di fornitura dell’azienda. Nella maggior parte delle organizzazioni, la mancanza di dati affidabili, facilmente accessibili e in tempo reale significa che devono contattare i fornitori per i dettagli della spedizione (nome del vettore, numero di tracking del vettore o polizza di carico, ecc). Questo è un processo inefficiente e laborioso e, in definitiva, un modo costoso di gestire le spedizioni in entrata.

Mancanza di controllo

La maggior parte delle aziende ha sviluppato piani attentamente ottimizzati e guide di routing che specificano come utenti e fornitori devono spedire il materiale. Tuttavia, hanno poco controllo sul fatto che queste guide siano seguite, anche se pagano le spese di trasporto. Devono fare affidamento sui loro fornitori e dipendenti per eseguire le istruzioni e le linee guida di instradamento, senza alcun mezzo per far rispettare questi piani ottimizzati.

Questo è meno di un problema con le spese di spedizione in uscita, poiché le aziende in genere hanno un controllo diretto sul loro trasporto in uscita. Ma la maggior parte dei termini degli ordini di acquisto sono “Ex Works” (EXW), dove l’acquirente paga le spese di spedizione in entrata e si assume il rischio della consegna della merce.

L’acquirente, in questo scenario, dipende dal fornitore per seguire le istruzioni di percorso fornite. Sfortunatamente, i fornitori non seguono costantemente le istruzioni di instradamento, a causa della loro attenzione alla spedizione di prodotti a centinaia di clienti su base giornaliera.

Il punto fondamentale è che quando un fornitore non aderisce alla richiesta di spedizione (ad esempio, selezione del vettore, selezione del livello di servizio, identificazione del numero di conto, istruzioni speciali, notifiche, ecc), l’azienda acquirente sostiene le spese di trasporto aggiuntive, nonché i costi derivanti da ritardi nella ricezione degli articoli acquistati, interruzioni della catena di fornitura e una mancanza di visibilità della spedizione. Costi che di solito non possono essere rintracciati a livello di prodotto per calcoli accurati del costo delle merci (COGS).

Inoltre, una volta che gli articoli sono in viaggio, l’acquirente non ha modo di fare cambiamenti, sia che si tratti di reagire a eventi esterni come un evento meteorologico, o la necessità di dividere una spedizione per destinazioni di consegna separate.

Potrebbero passare settimane o mesi prima che i costi aumentati siano visibili perché le fatture per la spedizione in entrata devono essere inserite e pagate prima che la finanza possa generare un rapporto sulle spese. Anche allora, si conosce solo il costo totale. Per scomporre i dati in modo più dettagliato è necessario esaminare manualmente i documenti, accedere a più portali di spedizione dei vettori e compilare le informazioni in vari modi per analizzare il problema. Quindi, a meno che non sorga una domanda specifica o qualcuno faccia un progetto di analisi della spesa di spedizione in entrata, i veri costi della spedizione in entrata rimangono sconosciuti.

Costi di trasporto in aumento

Secondo l’Aberdeen Research Group, in media, le aziende intervistate hanno sperimentato un aumento del 14.5% nelle tariffe di trasporto su camion, un aumento dell’11,5% nelle tariffe LTL e navali, e un aumento del 15,1% nelle tariffe aeree internazionali negli ultimi due anni.

E’ chiaro che le tariffe di spedizione esterne sono fuori dal controllo del manager della logistica. Ma questo significa che un’attenta gestione dell’ecosistema delle spedizioni in entrata è di maggiore importanza. Oltre ad aumentare la visibilità e il controllo come discusso sopra, i manager della logistica sono costretti a cercare altre aree di risparmio:

• Riduzione delle dimensioni del personale
• Minore budget per i servizi IT
• Aumentare la centralizzazione delle spedizioni

Tuttavia, tali cambiamenti possono solo aggravare il problema. Quindi, come possono i responsabili delle spedizioni controllare i costi esterni con meno risorse interne?

• Condurre un’analisi approfondita dei dati di trasporto per vedere dove il denaro è stato perso, in modo da sapere dove concentrarsi
• Implementare un robusto sistema di gestione dei trasporti
• Lavorare con un fornitore di servizi logistici che può aiutare a sviluppare un programma personalizzato di spedizioni in entrata e di routing, lavorando uno a uno con i vostri fornitori

E’ chiaro che gestire le spedizioni in entrata è difficile. Fortunatamente, ci sono ora servizi pratici e gestiti che permettono alle aziende di gestire i processi, aumentare la visibilità e ottenere il controllo dei loro costi di spedizione in entrata. Una soluzione completa di servizi gestiti combina competenze nella logistica complessa e con un sistema on-demand per la gestione della logistica. Ma è necessario sapere cosa si sta cercando quando si tratta di strumenti automatizzati, sistemi e servizi integrati quando si sceglie un fornitore o si costruisce un programma di gestione delle spedizioni in entrata in-house.