Il Food and Nutrition Service (FNS) dell’USDA amministra il programma attraverso sovvenzioni agli stati. Il programma è amministrato nella maggior parte degli stati dalla sua agenzia educativa designata, come il Dipartimento della Salute di New York. In alcuni stati, il programma è amministrato da un’agenzia alternativa, come il dipartimento statale della salute, della famiglia e/o dei servizi sociali. A discrezione del governatore dello stato, diverse agenzie possono amministrare le componenti del programma di assistenza all’infanzia e diurna per adulti, come il Wildwood C.A.C.F.P in Colorado. Nello stato della Virginia, il programma è amministrato direttamente dal Food and Nutrition Service Mid-Atlantic Regional Office (MARO).

L’assistenza federale effettiva fornita agli stati e alle loro agenzie designate è sotto forma di rimborso in denaro per i pasti serviti, e qualsiasi altra donazione da parte dell’USDA per fornire tali pasti. I fondi del programma sono forniti agli stati attraverso lettere di credito emesse sotto il sistema di gestione finanziaria dell’agenzia FNS. Gli stati, a loro volta, utilizzano i fondi per rimborsare le istituzioni per i costi delle operazioni effettive (ad esempio, la fornitura di pasti), così come per sostenere le spese amministrative dello stato. Generalmente, la richiesta di uno stato di rimborso in contanti da parte dell’USDA viene calcolata determinando prima il numero di pasti serviti (per categoria e tipo), e moltiplicando la quantità di servizio per un tasso di pagamento per unità, noto anche come “tasso di rimborso”. Il “tipo” di pasto si riferisce al tipo di servizio pasti per il quale l’istituzione chiede il rimborso, come colazioni, pranzi, spuntini, supplementi e cene servite. La “categoria” si riferisce al tipo di bisogno economico del bambino o dell’adulto a cui viene servito un pasto, che può essere classificato come “a pagamento”, “a prezzo ridotto” o “gratuito”.

I centri di assistenza all’infanzia, diurni per adulti e fuori dall’orario scolastico possono applicare una tariffa unica per coprire la retta, i pasti e tutti gli altri servizi di assistenza diurna per recuperare alcuni costi; tuttavia, la grande maggioranza di questi centri opera programmi non a pagamento (gratuiti). Tuttavia, tutte le istituzioni devono determinare l’idoneità dei bambini e degli adulti iscritti a questi centri (ad esempio, a basso reddito, mentalmente o fisicamente disabili, ecc.) per i pasti gratuiti o a prezzo ridotto, perché tali determinazioni di idoneità influiscono sui tassi di rimborso per i pasti serviti ai partecipanti. I bambini senzatetto che risiedono in un rifugio per senzatetto partecipante sono considerati categoricamente idonei per i pasti serviti da quel rifugio. I programmi di doposcuola a rischio, i rifugi d’emergenza e le case di cura per famiglie non possono far pagare separatamente i pasti.