Hai iniziato la tua piccola impresa per ottenere un profitto. Ora che l’hai fatto, potresti voler espandere la tua operazione ancora di più. Nel 2017, il 40% delle piccole imprese ha detto che migliorare l’esperienza e la ritenzione dei clienti era la loro strategia principale per aumentare la crescita delle entrate. Anche se può sembrare sorprendente, il giusto processo di recupero crediti può fare entrambe le cose.

Che cos’è il processo di recupero crediti

Avrete probabilmente già prestato dei soldi a un amico come un “ti devo” (IOU). Negli affari, questo è essenzialmente ciò che sono i crediti. Sono soldi dovuti alla tua azienda che i clienti hanno già speso, a credito.

Il più delle volte queste transazioni IOU vanno lisce, ma, senza i giusti passi nel processo dei crediti contabili (processo AR), possono incasinarsi velocemente.

Queste sono le fasi del processo di recupero crediti che possono aiutare il vostro business ad avere successo:

Passi nel processo di recupero crediti

Stabilire pratiche di credito come parte del vostro processo AR

Estendere il credito è rischioso. Per assicurarsi di avere la più alta possibilità di essere ripagati, vorrete stabilire un sistema di controllo del credito come parte del vostro processo di recupero crediti. Questo vi permetterà di controllare il credito di ogni cliente prima che prenda un prestito da voi. Potrete quindi eliminare i clienti che non sono in grado di pagarvi. È semplice come non offrire credito ai clienti con cattivo credito, ed è una parte critica di un processo AR che funziona senza problemi.

Per stabilire i vostri termini di credito con successo, avrete bisogno di completare alcuni compiti. Alcuni dei primi passi nel processo dei crediti includono:

• Decidere l’ammontare del credito che vuoi estendere ad ogni cliente
• Scegliere il periodo di pagamento per i tuoi clienti
• Decidere se vuoi offrire sconti sui pagamenti anticipati e quali sarebbero questi termini essere
• Scegliere una penalità per i ritardi di pagamento che ricevi dai clienti
• Identificare qualsiasi altra condizione specifica della tua piccola impresa che vuoi includere

Una volta stabiliti i tuoi termini di credito di base, dovrai anche considerare:

• Quanto tempo il tuo cliente è stato con la tua azienda. Potreste voler offrire ai nuovi clienti termini di pagamento più brevi e ai vecchi clienti termini più lunghi. Premiare i clienti che sono rimasti con voi con termini di pagamento più lunghi può aumentare ancora di più la fedeltà al marchio.
• Lo storico dei pagamenti dei vostri clienti. Per i clienti che hanno sempre pagato in tempo, potresti voler essere più flessibile. Per esempio, diciamo che un cliente, che ha sempre pagato in tempo, richiede termini di pagamento più lunghi. Dato che non ha mai mancato un pagamento, potreste prendere in considerazione la sua richiesta.
• I vostri concorrenti. Se i concorrenti nel vostro settore stanno inviando fatture con scadenza a 20 giorni, allora potreste voler fare lo stesso. Oppure, se potete permettervelo, considerate la possibilità di offrire ai clienti un periodo di tempo più lungo per pagare. Questo può darvi un vantaggio competitivo.
• Il vostro flusso di cassa. In certi casi, ridurre i vostri termini vi permetterà di recuperare il denaro più velocemente. Questo può aiutare ad aumentare il tuo flusso di cassa.

Anche se queste considerazioni possono sembrare fantastiche, un’altra domanda potrebbe bruciare in fondo alla tua mente: Come fai a controllare il credito del tuo cliente?

Segui questi passi per controllare il punteggio di credito del tuo cliente:

1. Ottieni un’autorizzazione firmata dal tuo cliente per eseguire un controllo del credito.
2. Assicurati di avere il suo nome legale completo, la data di nascita e il numero di previdenza sociale.
3. Utilizzare Equifax, Experian e TransUnion per presentare moduli di richiesta online.

Fatturazione dei clienti e il processo di business dei crediti

Il modo in cui gestite le vostre fatture può aiutare o inibire il vostro processo dei crediti, e tutto si riduce alla comunicazione. La comunicazione è la chiave di ogni relazione. Questo include la relazione che avete con i vostri clienti. La vostra fattura è la principale piattaforma di comunicazione tra voi e il vostro cliente. Questa fattura comunica i requisiti della vostra transazione direttamente a loro. Detto questo, tieni presente che la tua fattura non è un documento legale.

Come parte del tuo processo AR, ogni fattura che produci dovrebbe descrivere i tuoi prodotti o servizi venduti. Dovresti anche includere il costo di quei prodotti o servizi, così come la data di scadenza del pagamento. Dopo aver ottenuto questi componenti, vorrete continuare a migliorare le vostre fatture:

• Assicurandovi che le informazioni siano il più chiare possibile. Si vuole evitare di confondere le parole o il linguaggio.
• Assicurarsi che le informazioni siano complete. Controlla due volte di non aver dimenticato parti importanti della fattura.
• Assicurarsi di non avere termini di pagamento poco chiari. Fai attenzione ai tuoi termini di pagamento sulla tua fattura. Qualsiasi confusione su questo può far sì che i clienti raggiungano con delle domande. Più questo accade, più ritardi nei pagamenti si ricevono.
• Usare il giusto tipo di numerazione. Stabilire un sistema di numerazione delle fatture è essenziale. Vuoi essere in grado di rintracciare facilmente le tue fatture. Ogni fattura dovrebbe avere un numero unico per permettere una più facile tracciabilità e identificazione.
• Rivedere le tue fatture frequentemente. Controlla sempre le tue fatture per problemi di grammatica o di calcolo. L’accuratezza è un must.
• Assicurarsi di seguire. Devi assicurarti di seguire al momento giusto. Non c’è bisogno di tormentare i tuoi clienti, ma se sono in ritardo su un pagamento, non aver paura di inviare un follow-up o fare una chiamata.
• Usare un software per la fatturazione o la fatturazione online. I software possono aiutarti a fare fatture coerenti e accurate per ogni transazione. Per esempio, QuickBooks può aiutarti a rendere la fatturazione più facile.

Tracking Accounts Receivable

Non lasceresti mai che un cliente lasciasse la tua piccola impresa senza pagare, giusto? Perdere la traccia dei tuoi crediti è essenzialmente questo. Ti stai perdendo i pagamenti.

Come suggerisce il termine “conti creditori”, stare in cima ai tuoi conti è una parte importante del processo commerciale dei conti creditori. Per le fatture che non sono ancora state pagate, vorrete compilare un registro dei crediti. Questa è una lista di fatture che sono dovute con un importo totale in basso. Il totale dovrebbe essere d’accordo con il totale dei crediti riportati sul vostro bilancio.

È anche possibile utilizzare un software per tenere traccia dei vostri crediti. Per esempio, QuickBooks ha l’opzione di produrre rapporti di invecchiamento. Questi rapporti mostrano quando una fattura è in ritardo e a quanto ammonta il pagamento. Ci sono anche una varietà di altre applicazioni per la contabilità e la tenuta dei libri contabili che puoi esaminare. Alcune popolari includono FreeAgent, Nutcache, e Sage Business Cloud Accounting.

Se non sei pronto a investire in applicazioni di contabilità o di gestione contabile, puoi anche utilizzare alcuni modelli di monitoraggio. Per esempio, il foglio di calcolo per il monitoraggio delle fatture di Microsoft Excel è una buona opzione.

Contabilità dei crediti

I vostri crediti sono componenti essenziali del vostro bilancio. Questo significa che dovrete registrarli e contabilizzarli correttamente nel vostro processo di contabilità crediti. . Per fare questo, dovrai assicurarti di documentare i tuoi crediti attraverso le tue fatture, che dovrebbero descrivere i beni o i servizi che hai fornito al cliente, l’importo che ti è dovuto, e quando tale importo deve essere pagato.

Ci sono due metodi di contabilità da considerare quando si contabilizzano i crediti. Essi sono:

1. Contabilità per cassa. In questo tipo di contabilità, le vostre entrate sono considerate entrate quando il contante è ricevuto. Le vostre spese sono considerate spese quando le pagate. Per la contabilità per cassa, voi tracciate i vostri crediti separatamente dalle entrate. Le vostre entrate non sono registrate fino a quando il denaro viene ricevuto.
2. Contabilità per competenza. In questo tipo di contabilità, le vostre entrate sono considerate entrate quando la vendita è avvenuta. Allo stesso modo, le vostre spese sono considerate spese quando un costo è sostenuto. I vostri crediti sono registrati con questo sistema. C’è il rischio che il cliente non ti paghi. Se non pagano, in seguito puoi addebitare queste perdite alle spese.

L’evoluzione del processo dei crediti contabili

I tuoi crediti contabili possono essere documentati a mano in modelli o altri metodi preferiti. Avrai bisogno di creare manualmente i beni o servizi che hai fornito al cliente, l’importo che ti è dovuto, e quando questo importo deve essere

• Ogni fattura
• Ogni ordine di vendita
• Ogni riconoscimento del cliente
• Tutti i documenti di spedizione

Più clienti acquisisci, più questo può diventare disorganizzato. Questa disorganizzazione può quindi interrompere le entrate complessive della vostra piccola impresa. Quando le tue entrate sono interrotte, la crescita della tua piccola impresa può essere bloccata.

Invece di perseguire questo percorso manuale per il tuo processo di contabilità crediti, potresti voler considerare l’utilizzo di programmi di contabilità. Puoi passare gradualmente a questi programmi, o puoi implementarli immediatamente.

Altri strumenti che puoi usare includono:

• Wave. Questo è un programma di contabilità basato su cloud che è stato progettato per gli appaltatori e le imprese con meno di 10 dipendenti. Wave è compatibile con i sistemi operativi Mac, Windows e Linux.
• Invoice Ninja. Questo è un programma di contabilità progettato per i freelance e gli imprenditori online. E’ 100% gratuito e ospitato su cloud, quindi si può accedere ovunque.
• FreshBooks. Questo è un programma di contabilità che viene utilizzato in 120 paesi da oltre 500.000 utenti. Tenete a mente che questo programma non è gratuito, ma è possibile familiarizzare con una prova di 30 giorni.
• Zoho Books. Questo è un software di contabilità basato su cloud che si concentra sulla fatturazione, ed è ottimo per le piccole imprese. È particolarmente utile per le piccole imprese che sono di proprietà e gestite da una sola persona.
• Xero. Questo software di contabilità ti può aiutare con la fatturazione e il monitoraggio. Fa anche il libro paga, le connessioni bancarie, la riconciliazione bancaria, e altro ancora.

Ottimizzare il tuo processo dei crediti

Il tuo processo dei crediti aiuta a mantenere la tua piccola impresa efficiente. Tuttavia, vorrete periodicamente ottimizzarlo per tenerlo al passo.

Per ottimizzare con successo il vostro processo di contabilità clienti, vorrete identificare cosa funziona e cosa no. Da lì, è possibile apportare modifiche che offrono soluzioni a qualsiasi problema identificato. Questo vi aiuterà a risparmiare denaro ed evitare di subire perdite. Vi aiuterà anche a ridurre il debito e ad aumentare la crescita nel tempo.

Per ottimizzare il vostro processo AR, considerate questi passi:

1. Discutete presto i termini di pagamento con ogni cliente.
2. Utilizzate i pagamenti elettronici all’inizio del processo.
3. Mantenete i dati dei vostri clienti accurati e aggiornati.
4. Cercate sempre modi per migliorare il vostro processo di raccolta. Un modo per farlo è usare la fatturazione elettronica.

I tuoi clienti sono motivati a pagare più velocemente?

Motivare i tuoi clienti a pagare la tua azienda è uno dei passi più importanti del processo di recupero crediti. I vostri clienti hanno un sacco di conti da pagare. Fornire loro una piccola motivazione per pagare la tua fattura più velocemente non fa male.

Ecco alcuni consigli per motivare i tuoi clienti a pagare più velocemente:

• Aggiungi una tassa di ritardo. Il rischio di una tassa di ritardo incoraggia i vostri clienti a pagare il più presto possibile e non rischiare di mancare la data di scadenza.
• Offrite premi per il pagamento anticipato. Questi sono spesso indirizzati direttamente sulla fattura. Per esempio, se offrite uno sconto del 2% per pagare in 20 giorni invece che in 30, scrivete “2/20 netto 30.”
• Usate politiche di credito. Potete mettere in atto delle politiche che vietano di prendere un ordine da un cliente se ha superato il suo limite di credito. Si può anche mettere in atto una politica che vieta la spedizione di articoli se un cliente ha delle fatture scadute. Queste politiche possono incoraggiare i clienti a rimanere aggiornati sui loro pagamenti.

Come riscuotere i crediti più velocemente

Le aziende, specialmente quelle piccole come la vostra, sono sempre in cambiamento ed evoluzione per adattarsi al loro mercato. Questo significa che anche se il vostro processo di recupero crediti sta andando bene in questo momento, ci sono probabilmente modi per migliorarlo.

Alcuni modi per migliorare la parte di raccolta del vostro processo di recupero crediti includono:

• Usare il software. Diversi software di contabilità possono generare rapporti sull’invecchiamento dei crediti. Questi permettono di vedere lo stato di pagamento di ogni cliente. Il tuo software di contabilità ti avviserà anche se le fatture sono in ritardo.
• Spedire le tue fatture subito. Non vuoi perdere tempo nell’inviare le fatture ai tuoi clienti. Prima ricevono la fattura, più velocemente possono inviarti il pagamento.
• Seguire i pagamenti. Non c’è bisogno di assillare i tuoi clienti, ma se sono in ritardo, un follow-up può essere opportuno.
• Usare i pagamenti elettronici. Impostare questi all’inizio può creare un sistema di pagamento più efficiente. Più facile è per i clienti pagarti, più velocemente li invieranno. Le opzioni di pagamento elettronico includono PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, e altri ancora.
• Considerando piani di pagamento. Questi possono essere una buona opzione per i clienti che sono in ritardo nel pagare ciò che devono.
• Assumere un avvocato per la raccolta. Se i ritardi di pagamento stanno diventando comuni per la vostra piccola impresa, considerare l’assunzione di un avvocato di raccolta. Questi avvocati possono aiutarvi a raccogliere i pagamenti, gestire i documenti e anche rappresentarvi in tribunale, se necessario.
• Accettare depositi in anticipo. Questa può essere una strategia utile per garantire che la tua piccola impresa venga pagata. In effetti, la maggior parte delle piccole imprese al dettaglio già lo fa. Per esempio, quando si acquista un articolo su Amazon o un altro negozio online, il conto viene addebitato ben prima di ricevere l’articolo.

Quando valutate il vostro processo aziendale di gestione dei crediti, guardate attentamente la vostra procedura generale. Tutto ciò che serve sono alcuni semplici aggiustamenti per migliorare l’efficienza della vostra piccola impresa. Da lì, potete continuare a ottimizzare il vostro processo di gestione dei crediti e incoraggiare i vostri clienti a pagare più velocemente. Ricordate che più velocemente i vostri clienti pagano, più velocemente potete raccogliere i vostri crediti. Questo porta ad una maggiore crescita finanziaria nel lungo periodo.