Vuoi sapere cosa significa veramente la riservatezza nelle risorse umane? I professionisti delle risorse umane online ricevono spesso e-mail da dipendenti che dicono: “Ho avuto un problema, così sono andato alle risorse umane. L’ho detto alle Risorse Umane, e loro l’hanno detto al mio capo, e ora il mio capo è arrabbiato con me. Le Risorse Umane non sono tenute a mantenere tutto riservato?”
Quando le Risorse Umane devono intervenire
È facile capire come la gente possa pensare che le Risorse Umane non siano riservate. Le Risorse Umane trattano un sacco di informazioni che dovrebbero essere riservate. Per esempio, gestiscono l’assicurazione sanitaria (anche se non sono soggetti alle norme HIPAA tranne nei casi in cui le aziende sono auto-assicurate), gestiscono gli stipendi, e gestiscono la disciplina dei dipendenti.
Un datore di lavoro licenzierebbe qualsiasi persona delle risorse umane che condividesse informazioni su uno di questi argomenti senza autorizzazione e una buona ragione. Ma che dire di altre aree che un dipendente potrebbe portare all’HR?
Alcune cose su cui lo staff HR deve agire, e questo significa che non può mantenere le tue informazioni confidenziali. Scioccato? Non esserlo. Bene, ecco alcune delle questioni su cui HR deve agire.
Reclami per molestie sessuali
Se presentate un reclamo dicendo che il vostro capo, collega, o anche un venditore vi ha molestato sessualmente, il dipartimento HR deve agire. Legalmente, se ignorano il tuo reclamo, rendono l’azienda responsabile delle azioni del molestatore. Questo è vero anche se dite: “Non voglio che facciate nulla, voglio solo che siate consapevoli”. Legalmente, HR deve agire o potrebbe essere considerato inadempimento.
Quante persone saranno coinvolte dipende dal tipo di reclamo fatto dal dipendente. Se per esempio, il vostro reclamo è che Jim guarda il porno sul suo computer e vi fa sentire a disagio, allora la persona delle risorse umane può facilmente affrontare il problema. Lui o lei può prendere il telefono, chiamare il dipartimento IT e chiedere loro di guardare la cronologia del computer di Jim. In un paio di minuti, le Risorse Umane possono arrestare Jim, e nessuno dovrà nemmeno sapere che vi siete lamentati in primo luogo.
Ma se il vostro reclamo è che Jim vi ha fatto delle avance inappropriate? Le Risorse Umane devono indagare su questo, e questo comporterà parlare con le persone. Parleranno con Jim. Parleranno con altri potenziali testimoni, e dopo aver raccolto le informazioni, prenderanno una decisione, di solito in collaborazione con un avvocato di diritto del lavoro.
Molte persone pensano che un reclamo sia sufficiente per indurre l’HR a punire la persona, ma non è così. L’azienda dovrebbe sempre condurre un’indagine approfondita e mantenere una posizione di neutralità mentre lo fa. Questo significa che non assumeranno automaticamente che sei una vittima.
Questa è una buona cosa. Volete che arrivino alla verità. Ricordate, così come voi potete accusare qualcun altro, qualcun altro può accusare voi. Non vorrai mica che le Risorse Umane credano al tuo accusatore e prendano provvedimenti senza un’indagine imparziale e approfondita, vero?
Mentre le Risorse Umane fanno ogni sforzo per coinvolgere il minor numero possibile di persone in questo tipo di indagini, è impossibile tenerle completamente nascoste. Alcune persone dovranno saperlo.
Altre denunce di discriminazione
Se dichiari che il tuo capo è cattivo con te a causa della tua razza, le Risorse Umane condurranno un’indagine come nel caso di una denuncia per molestie sessuali. È impossibile tenerlo completamente nascosto. Ma, cosa succede se dici che la tua paga è più bassa a causa della tua razza?
A volte, la persona delle risorse umane può indagare su una denuncia di discriminazione razziale o di genere, semplicemente guardando nel loro database. Questo può permettere loro di determinare che no, la tua paga è coerente con tutti gli altri al tuo livello ed esperienza, quindi non c’è discriminazione salariale. Caso chiuso, nessun altro deve saperlo.
Ma, cosa succede se sai solo che, anche se la tua paga è la stessa dei tuoi colleghi, non stai ricevendo gli incarichi che ti prepareranno alla promozione? Allora, dovrai esporre il tuo caso, e poi le Risorse Umane condurranno un’indagine – e di nuovo, le persone, incluso il tuo manager, lo sapranno.
Reclami generali
Ecco dove la situazione può diventare confusa. Si può pensare che la persona delle risorse umane sia solo una cassa di risonanza, ma poi va direttamente dal tuo manager e riferisce ciò che hai detto. Che cosa è successo? Prima di tutto, la persona che si occupa delle risorse umane dovrebbe chiarire molto bene ciò che condividerà o meno al di fuori della vostra riunione a porte chiuse.
Dovreste anche chiarire quali sono le vostre aspettative. Per esempio, dite: “Vorrei alcuni consigli su come andare più d’accordo con il mio capo, ma non vorrei che parlaste con lui. Va bene così?” Dovrebbero dire sì o no, e poi puoi procedere, ma con la piena comprensione che il tuo responsabile delle risorse umane ha accettato di non andare a riferire al tuo capo.
Tieni a mente che se uno dei problemi con cui lotti ha a che fare con il tuo manager che infrange la legge (molestie sessuali, furto, frode finanziaria), la persona delle risorse umane deve agire. Anche se ti hanno detto all’inizio della riunione che non l’avrebbero fatto, la natura delle tue lamentele può indurli a dover intervenire.
Se la tua lamentela è che il tuo collega è sempre in ritardo e non viene mai punito, cosa vuoi che faccia la persona delle risorse umane? Vuoi che parlino con il tuo manager? Parlare con il tuo collega? Ascoltare solo il vostro sfogo? Decidi quale risultato vuoi prima di entrare.
Ricorda che una persona delle Risorse Umane non è la stessa del tuo rappresentante sindacale. Sono lì per aiutare l’azienda. Certo, il modo migliore per aiutare l’azienda è assicurarsi che i dipendenti siano trattati bene, ma questo a volte significa andare da un manager con il tuo reclamo, o ignorare il tuo reclamo.
Francamente, non è un tuo problema che il tuo collega arrivi in ritardo a meno che non abbia un impatto sul tuo carico di lavoro. Il tuo responsabile delle risorse umane potrebbe ricordartelo. Se ti lamenti troppo di cose che non sono un tuo problema, potresti motivare il tuo manager delle risorse umane ad andare dal tuo capo per fargli sapere che sei un dipendente problematico. Credete che questa non è una reputazione che volete ottenere.
Consigli generali
Il vostro manager delle risorse umane terrà il vostro stipendio lontano dai vostri colleghi (a meno che non lavoriate in un ufficio dove gli stipendi sono pubblici), dovrebbe mantenere i vostri problemi medici confidenziali, e dovrebbe fare del suo meglio per tenere le situazioni delicate il più vicino possibile – con solo quelli che hanno bisogno di sapere.
Ma, non dovreste contare sul vostro manager delle risorse umane per agire come vostro prete o il vostro avvocato. Proteggeranno il business. Non sono realmente tenuti a tacere nient’altro che le informazioni mediche (se la vostra azienda è soggetta a HIPAA).
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