Il project crashing (conosciuto anche come ‘crash della schedulazione del progetto’, o ‘compressione del tempo del progetto’) è una tecnica di project management basata sull’aggiunta di più risorse di quelle inizialmente previste in un progetto al fine di accelerare i tempi del progetto. Naturalmente aggiungere più risorse significa anche aumentare i costi del progetto, ma a volte questa è una buona strategia di progetto (puoi calcolare il ROI di quella decisione in base ai rischi del progetto di non farlo). Ci sono molte situazioni di progetto in cui si può decidere di far crashare il Project Schedule, per esempio:

1. Il progetto è in ritardo: se il tuo progetto è in ritardo e ci sono penali di progetto dovute ai ritardi, puoi decidere di aggiungere più risorse al progetto per rimettere il progetto in carreggiata. I ritardi del progetto oltre il “percorso critico” significano che la scadenza del progetto non sarà rispettata.
2. Evitare un ritardo in una fase successiva: i ritardi nei progetti possono avere un impatto non solo nelle penali del progetto, ma possono anche comportare più costi (risorse già assegnate per iniziare una nuova fase del progetto, che potranno iniziare il loro lavoro). Quindi, forse un piccolo costo aggiuntivo può essere un’opzione migliore che andare a superare costi più grandi.
3. Il team del progetto sarà spostato su un altro progetto: immagina che stavi implementando un progetto e improvvisamente hai vinto un altro progetto. Probabilmente ora pianificherete di spostare le vostre risorse al nuovo progetto. Quindi, potreste aver bisogno di sovraccaricare di risorse il vostro progetto attuale per finirlo prima.
4. Disponibilità di risorse libere: se la vostra azienda ha risorse libere (cioè senza incarico) potrebbero essere interessate ad aggiungerle al vostro progetto e quindi accelerarlo.
5. Risorse per la formazione: a volte ci sono nuove risorse nella vostra azienda in un periodo di formazione. In questo caso possono essere interessate a contribuire al vostro progetto nel loro processo di formazione, e questo può anche accelerare il vostro progetto.
6. Ci sono bonus di tempo: ci sono progetti di infrastrutture dove il Cliente non vuole fermare o impattare sul servizio clienti a causa di progetti in corso. In questo tipo di progetti possiamo trovare dei bonus di tempo che possono compensare i vostri sovraccosti.

Non sempre il crash è possibile. Per esempio, in un esempio umoristico: se una donna fornisce un bambino in nove mesi, avere nove donne non porterà ad avere un bambino in un solo mese. Questo succede anche nei progetti. Ci sono compiti che possono essere bloccati e altri che non possono esserlo.

Passo 1: Analizzare il percorso critico

Il primo passo è identificare quali sono i compiti che se li accorciamo, accorceremo anche il completamento del progetto. Questi compiti sono quelli che sono inclusi nel percorso critico. Applica il CPM (Critical Path Method) per calcolare il percorso critico e identificare quali sono questi compiti critici.

Step 2: Identificare tutti i compiti che possono essere accorciati con risorse aggiuntive

Lavorando insieme alla persona responsabile di ogni compito, identificare quali dei compiti inclusi nel percorso critico possono essere accorciati aggiungendo risorse aggiuntive. Come l’esempio fornito sopra sui bambini, ci saranno compiti che non possono essere accorciati aggiungendo più risorse, ma ce ne saranno anche altri che possono essere accorciati.

Passo 3: Calcolare per ogni compito: trade-off, guadagno, riduzione del tempo

Per ogni compito, devi calcolare come ridurrai il tempo del progetto aggiungendo più risorse. Per esempio, se aggiungi un nuovo membro del team, il trade-off è che avrai bisogno di cinque giorni per il trasferimento delle conoscenze, e successivamente guadagnerai 30 giorni di progetto. Quindi, in questo esempio hai ottenuto una riduzione di tempo di 25 giorni.

Step 4: Scegliere l’approccio meno costoso

L’obiettivo del project crashing è accorciare la durata del programma per il minor costo incrementale aggiungendo risorse. Quindi ora poniamo l’attenzione sui costi. Quanto costerà ogni riduzione di tempo? Immagina di aver identificato 10 attività che possono essere sottoposte a crash con una riduzione di tempo totale di 100 ore. Se avete bisogno di ridurre il progetto solo in 30 ore, allora dovreste far crashare le attività con il minor costo aggiuntivo per il progetto. L’idea è di ottenere il più alto livello di efficienza.

Step 5: Fornire un budget di crash e le linee di base del progetto aggiornate allo sponsor

Una volta presa la decisione finale, è importante ottenere il budget per eseguire il crash del progetto e aggiornare le linee di base del progetto, specialmente il piano di pianificazione del progetto, ma anche il piano di budget del progetto e il piano delle risorse del progetto.

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