Penso davvero di aver provato praticamente ogni consiglio, trucco, hack e app per la produttività e la lista delle cose da fare. Cercando di far sembrare una giornata più simile a un giorno e mezzo. In passato, sono sicuramente caduto nella convinzione sociale che più è meglio. Ma, indipendentemente dal nostro approccio alle nostre giornate, la realtà è che ci sono ancora solo 24 ore.

Quindi, invece di stipare il più possibile in ogni giorno, ora credo che meglio è meglio. Questo spesso significa che meno è meglio. Quindi, come si fa a fare meno ma meglio e ad aumentare effettivamente l’efficienza e l’efficacia?

Entrare nel blocco del tempo…

Cos’è il blocco del tempo del calendario?

Il blocco del tempo è un processo che consiste nel prendere dei compiti dalla tua lista di cose da fare e programmarli intenzionalmente sul tuo calendario per un determinato periodo di tempo.

La tua lista di cose da fare è molto semplice, solo una lista di cose. Anche se la vostra lista di cose da fare è in ordine di priorità, non c’è tempo associato ai compiti. Il blocco del tempo prende le vostre priorità e le mette in un formato di calendario. Dopo tutto…

• “Quello che viene programmato viene fatto”. – Daniel Pink

FastCompany¹ e Forbes² hanno entrambi propagandato i benefici del blocco del tempo. Ci sono un paio di principi da cui il blocco del tempo aiuta a proteggersi:

1. Effetto Zeigarnik³: “Le persone ricordano i compiti non completati o interrotti meglio di quelli completati” – Avendo tutto programmato, non devi usare tanta capacità mentale per pensare costantemente ai compiti non completati.
2. Legge di Parkinson4: “Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento” – Lo stesso vale qui. Programmare i compiti ti permette di mettere un tempo di inizio e di fine ad essi in modo che non rimangano costantemente all’infinito.

Ispirazione dai più famosi maestri del blocco del tempo

Ecco la routine quotidiana di Benjamin Franklin dalla sua autobiografia:

Guarda altri 25 esempi di routine quotidiane di famosi creativi. Ecco un’anteprima:

7 Suggerimenti Pro per bloccare il tempo sul calendario

1. Identifica i tuoi ruoli nella vita: Puoi avere solo tanti ruoli nella vita, quindi è importante identificare chi sei e chi non sei. Potete usare la teoria dei quattro bruciatori per aiutarvi qui. Dite “no” a più cose possibili.

2. Definite ciò che è importante: Una volta che avete identificato i vostri ruoli nella vita, potete identificare ciò che è importante per voi e per quei ruoli. Applica qui l’essenzialismo. “Cosa è importante ora? Dopo un momento di riflessione mi sono reso conto che finché non sapevo cosa fosse importante in questo momento, ciò che era importante in questo momento era capire cosa fosse importante in questo momento!” – Greg McKeown, autore di Essentialism

3. Capire la tua energia e quando è meglio usarla: Il nuovo libro di Daniel Pink, When, è una nuova categoria di libri di auto-aiuto (non è un libro di come fare, è un libro di quando fare). Guarda il mio riassunto di When qui. Si tratta di strutturare la tua giornata intorno al tuo tipo, ai tuoi compiti e al tuo tempo.

4. Compito singolo per ottenere di più: C’è una quantità crescente di ricerche che dimostrano che il single-tasking, il lavoro profondo e l’entrare in stati di flusso ti permettono di essere molto più produttivo.

5. Pianifica le pause e crea un margine nel tuo programma: Nessuno può passare produttivamente da un compito all’altro senza fare una pausa o avere del tempo libero. Daniel Pink parla del potere o delle pause ristoratrici, e creare un margine è stato uno dei miei più grandi risultati del libro Chasing Slow di Erin Loechner.

6. Blocca il tempo nel weekend per la settimana successiva: Io blocco il tempo per bloccare il tempo! Il mio momento preferito per farlo è la domenica sera prima di andare a letto.

7. Prova Google Calendar per il tuo blocco del tempo: Ecco uno screenshot del mio calendario attuale per alcuni giorni di questa settimana (con dettagli personali rimossi). C’è del tempo bloccato per la colazione, il lavoro del mattino, l’allenamento, il pranzo, il lavoro del pomeriggio, la cena, le cose da fare a casa, chiamare la mia famiglia, uscire con mia moglie e i miei cani, leggere, prepararsi per andare a letto, dormire, appuntamenti personali, appuntamenti per la manutenzione della casa, eccetera. Uso diversi colori che si coordinano con il tipo di compito (dormire, mangiare, lavorare, esercitare, ecc.).

Give Time Blocking a Try and Stick with It

Quello che probabilmente capirai la prima volta che proverai a bloccare il tuo giorno o la tua settimana è che finirai lo spazio sul calendario molto velocemente. O questo, o sottovaluterai la quantità di tempo che effettivamente ci vuole per fare qualcosa.

Con il tempo ci prenderai la mano, e diventerai un previsore del tempo più accurato e costruirai una routine basata sulla coerenza.

Il blocco del tempo ti permette anche di vedere dove lotti e devii dalla rotta durante la giornata. Dove sono le aree o i momenti della giornata in cui ti accorgi che ti colleghi a Facebook o ti dirigi verso i siti di shopping? Il blocco del tempo ti dà una nuova prospettiva sul tempo e su come lo usi in modo da poter portare a termine le cose più importanti.

“Il blocco del tempo è uno dei modi migliori per trasformare le buone intenzioni in azione”. – Paul Minors

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