Una nuova assunzione è sempre un rischio. C’è la preoccupazione che un nuovo dipendente possa non essere adatto o qualificato per il lavoro come ci si aspetta. Peggio ancora, il nuovo assunto potrebbe essere un rischio significativo per la sicurezza o la responsabilità. Una cattiva decisione di assunzione può tormentare un datore di lavoro per molto tempo. Essere lasciati a ripulire il casino di una singola cattiva assunzione può essere fonte di distrazione, richiede tempo e denaro. Per non parlare del tempo e delle spese associate alla ricerca e alla formazione di un sostituto. Esaminare adeguatamente un dipendente in anticipo può far risparmiare al datore di lavoro problemi, tempo e spese significative.
Non c’è modo di garantire che un candidato funzioni. È difficile determinare se un candidato è “quello giusto” da una domanda, una lettera di presentazione, un curriculum e un breve colloquio. Le referenze raramente aggiungono molte informazioni perché gli ex datori di lavoro in genere confermano solo le date di impiego, la posizione e i compiti del candidato. Di conseguenza, i datori di lavoro stanno usando i controlli pre-assunzione, comprese le ricerche attraverso i casellari giudiziari, come fonte alternativa per le informazioni necessarie per esaminare i candidati.
I controlli dei precedenti hanno dimostrato di essere un modo facile e conveniente per conoscere i candidati, evitare problemi prima che sorgano e minimizzare il rischio associato a una nuova assunzione. I controlli dei precedenti possono essere effettivamente richiesti per alcune posizioni (ad esempio, avvocati, personale scolastico e infermieri). Inoltre, alcuni datori di lavoro eseguono controlli sui precedenti dei dipendenti esistenti per valutare se mantenerli, promuoverli o riassegnarli. Di conseguenza, lo screening dei candidati e dei dipendenti è diventato un luogo comune.
Ma il fatto che “tutti lo fanno” non giustifica l’esecuzione alla cieca di controlli sul background di tutti i candidati al lavoro o dei dipendenti attuali. Ci sono conseguenze legali per la conduzione impropria di un controllo dei precedenti. Di conseguenza, prima di condurre un controllo dei precedenti di un dipendente attuale o potenziale, è necessario familiarizzare con le leggi applicabili.
Federale FCRA
I datori di lavoro che conducono controlli dei precedenti dei dipendenti o potenziali dipendenti devono essere consapevoli dei requisiti imposti dal Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ci sono aziende specializzate in
eseguire controlli dei precedenti dei dipendenti. Di solito, è saggio usare una di queste aziende quando si ha bisogno di un controllo dei precedenti. Hanno esperienza nell’eseguire controlli dei precedenti, possono accedere facilmente alle risorse di ricerca e informazione appropriate e hanno familiarità con le informazioni che i datori di lavoro dovrebbero evitare. Inoltre, i controlli dei precedenti interni comportano il rischio di reclami per discriminazione.
Tuttavia, usare una persona o un’agenzia esterna alla vostra azienda mette in gioco i requisiti del FCRA, che non si applica quando si esegue un controllo dei precedenti interni. In altre parole, se un impiegato interno
esegue il controllo dei precedenti, il FCRA non si applica.
Specificamente, il FCRA si applica quando i datori di lavoro ottengono “rapporti sui consumatori” o “rapporti investigativi sui consumatori” da una “agenzia di rapporti sui consumatori”. La Federal Trade Commission (FTC), che è responsabile dell’applicazione del FCRA, interpreta il termine “consumer reporting agency” in modo ampio. Secondo la FTC, gli studi legali e le agenzie di selezione del lavoro che raccolgono, assemblano o valutano informazioni (anche se sono informazioni pubbliche)
e poi le forniscono a un datore di lavoro in cambio di un beneficio sono considerate agenzie di segnalazione dei consumatori.
“Rapporti di consumo” e “rapporti investigativi sui consumatori” includono rapporti ottenuti da un’agenzia di segnalazione dei consumatori riguardanti il “carattere, la reputazione generale, le caratteristiche personali o il modo di vivere” di una persona
che include rapporti relativi alla storia di guida della persona,
storia di credito, fedine penali e storia lavorativa. Si noti che i registri del servizio militare sono generalmente considerati confidenziali sotto il Privacy Act del 1974 e possono essere rilasciati solo in circostanze limitate.
Per ottenere e utilizzare correttamente un rapporto del consumatore o un rapporto investigativo del consumatore da un’agenzia di segnalazione del consumatore, un datore di lavoro deve fornire un avviso al dipendente o candidato che un controllo dei precedenti sarà
eseguito. Prima che il controllo possa essere eseguito, il dipendente deve fornire al datore di lavoro un adeguato permesso scritto per ottenere il rapporto. Un “permesso adeguato” richiede che il datore di lavoro fornisca al dipendente un modulo di divulgazione chiaro,
conspicuo e scritto che sia completamente separato da altri contenuti potenzialmente distraenti. Il dipendente deve poi dare al datore di lavoro un’autorizzazione scritta per ottenere un rapporto prima che il datore di lavoro lo faccia.
Se il datore di lavoro decide di intraprendere un’azione negativa contro un candidato o un dipendente basato, almeno in parte, su informazioni in un rapporto del consumatore, deve rispettare ulteriori requisiti. In particolare, il datore di lavoro deve
dare al candidato o all’impiegato una copia del rapporto e una descrizione dei suoi diritti come enumerati dalla FTC. La FTC ha creato un “modulo di divulgazione delle azioni preadverse” per questo scopo. Il datore di lavoro dovrebbe fornire al candidato o al dipendente un tempo ragionevole per correggere
le carenze e poi informare il dipendente quando la decisione di impiego è definitiva.
La legge federale richiede che i datori di lavoro certifichino di aver rispettato il FCRA prima che le agenzie di segnalazione dei consumatori possano condurre, completare o fornire loro rapporti sui consumatori. Di conseguenza, dovreste fornire
a un’agenzia di segnalazione al consumatore la documentazione appropriata prima di incaricarla di condurre un rapporto richiesto. Dovreste anche ottenere l’assicurazione dall’agenzia di segnalazione dei consumatori che essa rispetterà la legge
quando condurrà l’indagine.
Ci sono rischi significativi per non rispettare il FCRA. I datori di lavoro possono essere colpiti con danni, sanzioni e spese legali se non riescono a soddisfare i loro obblighi ai sensi della legge.
L’Employment Selection Procedures Act dello Utah
L’Employment Selection Procedures Act dello Utah proibisce al datore di lavoro di richiedere il numero di previdenza sociale, la data di nascita o il numero della patente di guida di un candidato, a meno che la richiesta sia applicabile a tutti i candidati e sarà usata dal datore di lavoro per ottenere una storia di credito soggetta al FCRA o per rivedere le registrazioni interne per determinare se il candidato ha fatto domanda di lavoro o era precedentemente impiegato. I datori di lavoro possono usare queste informazioni per un solo scopo: determinare se assumere un candidato.
I datori di lavoro devono mantenere una politica specifica per quanto riguarda la conservazione, la disposizione, l’accesso e la riservatezza delle informazioni raccolte sui candidati e consentire al candidato di rivedere la politica prima di accettare di fornire informazioni come parte del processo di assunzione. I datori di lavoro non possono conservare le informazioni raccolte sui candidati per più di due anni.
Controlli dei precedenti penali
In molti stati, compreso lo Utah, è legale condurre un controllo dei precedenti penali durante il processo di candidatura in quasi tutti i casi. Secondo il FCRA, devi informare il candidato o l’impiegato che potresti usare le informazioni sulle condanne penali per prendere decisioni sull’impiego. Questo dovrebbe essere fatto in un documento separato che fornisce un avviso ben visibile. Se non assumete un candidato o intraprendete un’azione negativa contro un dipendente a causa delle informazioni contenute in un rapporto penale, dovete mostrarle il rapporto che ha portato alla decisione o all’azione negativa e fornire informazioni che le permettano di correggere le informazioni che ritiene errate.
Se indagate sulle condanne penali, dovete anche fare attenzione ad evitare la discriminazione secondo il Titolo VII del Civil Rights Act del 1964. La Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) di solito non vi permetterà di rifiutare di assumere un candidato a causa di una condanna passata, a meno che non possiate dimostrare che la decisione è legata al lavoro e coerente con la necessità del business.
Devi considerare tre fattori prima di determinare se assumere qualcuno alla luce di una condanna penale:
- La natura e la gravità del reato;
- Il tempo passato dal reato e/o il completamento della pena; e
- La natura del lavoro ricercato.
Per esempio, una condanna per frode, furto o appropriazione indebita è probabilmente sufficientemente legata al controllo fiscale che rifiutare di assumere un candidato sulla base di una di queste condanne non sarebbe in contrasto con il Titolo VII.
È necessario fornire un avviso a un candidato escluso dal processo di assunzione a causa di una condanna penale per permettergli di dimostrare perché la condanna penale non dovrebbe essere considerata. Infine, ricordate che una persona che ha una condanna penale cancellata secondo la legge dello Utah (o la legge di molti altri stati) può legalmente rispondere a qualsiasi richiesta come se l’arresto o la condanna penale non fosse avvenuta.
Rapporti medici
Generalmente, i rapporti medici sono riservati e non possono essere ottenuti come parte di un controllo dei precedenti. Come minimo, il FCRA richiede che un datore di lavoro ottenga un permesso specifico per ottenere le cartelle cliniche. In molti stati (come la California), le cartelle cliniche sono strettamente riservate e non possono far parte di un controllo dei precedenti. Di conseguenza, non dovete chiedere ai candidati condizioni mediche o disabilità durante il processo di candidatura e di assunzione. Nella maggior parte dei casi, non dovete prendere decisioni di assunzione basate su informazioni mediche.
Inoltre, l’Americans with Disabilities Act (ADA) limita le domande alle informazioni relative alla capacità del candidato di svolgere i compiti lavorativi essenziali. Secondo l’ADA, un datore di lavoro può fare domande relative alla disabilità o richiedere un esame fisico o medico di un candidato solo dopo aver fatto un’offerta di lavoro condizionata e quando l’indagine è rilevante per la posizione. Un datore di lavoro può decidere di non assumere la persona solo se non è in grado di svolgere le funzioni essenziali del lavoro a causa di una condizione medica con o senza una sistemazione ragionevole.
Secondo il Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA), un datore di lavoro con 15 o più dipendenti non deve chiedere, richiedere o acquistare le informazioni genetiche, comprese le informazioni sulla storia familiare, di qualsiasi candidato
o dipendente tranne in casi molto rari. In particolare, secondo i regolamenti applicabili, la richiesta di informazioni include l’esecuzione di ricerche su Internet o l’intercettazione di conversazioni di terzi che potrebbero portare all’ottenimento di informazioni genetiche o genealogiche. Inoltre, la GINA proibisce l’uso di informazioni genetiche, comprese le informazioni genealogiche, quando si prendono decisioni che influenzano i termini, le condizioni o i privilegi di impiego o si traducono in qualsiasi azione avversa all’impiego contro un candidato o un dipendente.
In determinate circostanze, un controllo dei precedenti può includere la storia di risarcimento dei lavoratori. Dovete assicurarvi di rispettare tutte le leggi applicabili se cercate tali informazioni. La storia degli indennizzi dei lavoratori di un individuo è in genere una questione di registrazione pubblica, ma non si possono usare le informazioni per discriminare un candidato. L’ADA vi proibisce di indagare sulla storia lavorativa di un candidato in una domanda di lavoro o durante un colloquio. Puoi fare tali domande e condurre un controllo dei precedenti di infortuni sul lavoro solo dopo aver fatto un’offerta di lavoro condizionata.
Uso discriminatorio dei rapporti sui precedenti personali
Se usi le informazioni di controllo dei precedenti personali, devi rispettare le leggi federali e statali che sono progettate per proteggere i candidati al lavoro e i dipendenti dalla discriminazione. È illegale controllare il background di qualcuno
se la decisione di farlo è basata sulla sua razza, colore, etnia, età (40 o più anni), sesso, religione, origine nazionale, o informazioni genetiche (inclusa la storia familiare). Per esempio, condurre controlli sui precedenti penali o finanziari solo su candidati o impiegati di una certa razza è discriminatorio.
Puoi contattare l’autore a [email protected] o 801-323-5933.