Una delle mie cose preferite che ho fatto da un po’ è aggiornare il mio workflow. Prima, un po’ di background.

Una delle mie idee preferite di Getting Things Done è quella del tickler file. Ho iniziato con un sistema di archiviazione fisica di 43 cartelle (31 per ogni giorno del mese e 12 per ogni mese dell’anno). Il tickler file è utile perché puoi facilmente ricordarti più tardi delle cose che vuoi fare, ma ora non è il momento migliore per farle. Per esempio, se l’8 voglio mandare un’email a un consigliere per sapere come è andato l’esame di economia quel giorno, mi scrivo un promemoria su un pezzo di carta e lo metto nella cartella “8”. Se leggo un articolo di una rivista su un’idea di classe che voglio provare l’anno prossimo, lo metto nella cartella “maggio”, dato che inizierò a pensare alla pianificazione delle lezioni dell’anno prossimo nel mese di maggio. Se ho un amico il cui compleanno è il 16 aprile, scrivo un promemoria e lo metto nella cartella “aprile”. Il 1° aprile, poi passo attraverso la cartella “aprile” e distribuisco il contenuto in modo appropriato nelle cartelle da “1” a “31” (il promemoria del compleanno del mio amico andrebbe in “16”).

Il bello è che devo ricordare solo due cose: ogni giorno, devo controllare la cartella appropriata da “1” a “31”, e devo controllare la cartella del mese corretto il primo del mese. In realtà, potrei mettere un promemoria per controllare la cartella del mese nella cartella “1”, così in realtà devo solo ricordarmi di controllare la cartella ogni giorno. Questo diventa rapidamente un’abitudine: Arrivo in ufficio (un ufficio casalingo, in questo momento), accendo il mio computer e controllo la cartella di spunta.

Questo è stato fantastico, e la cartella di spunta ha trasformato la mia vita. Non dovevo più stressarmi per il fatto che mi sarei dimenticato di fare qualcosa. L’inconveniente è che passavo 5-10 minuti ogni mattina a copiare le note cartacee del file di spunta nella mia to-do list.

La soluzione: usare Python per creare un file di spunta elettronico! Io uso un file di testo per la mia ToDo list, e questo mi permette di aggiornare la mia ToDo list con una combinazione di script Python e cron job.

Ecco cosa ho fatto: Ho creato 43 script Python e 43 cron job corrispondenti (31 per i giorni del mese e 12 per ogni mese dell’anno). Ecco un esempio per il 17° giorno del mese:

Nota che ho XPERMANENT e PERMANENT, poiché ci sono cose che voglio fare ogni 17° giorno (come pagare il conto della carta di credito). Per le cose non permanenti, vado semplicemente alla prima voce, e clicco d-f-X per cancellare tutto fino alla X inclusa (che poi riscrivo – ho usato una X maiuscola perché non la uso quasi mai per altro, quindi sembra essere un buon indicatore per indicare quando dovrei smettere di cancellare).

Posso anche spostare facilmente le voci dalla mia lista ToDo al file tickler se voglio posticiparle. Semplicemente taglio la voce nella lista ToDo (shift-D in vim), apro un file tickler digitando “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py,” e incollo la voce nel file. Poi non ho bisogno di preoccuparmene fino al 17!

Sto lentamente (mese per mese) spostando tutte le mie note cartacee nel file tickler fisico in quello elettronico. Mi sto risparmiando un sacco di tempo (forse 30-60 minuti a settimana) semplicemente avendo questi promemoria a disposizione. Tengo ancora il mio file tickler fisico, dato che ci sono spesso documenti fisici che voglio ricordare per dopo (è un posto per conservare i documenti fino a quando ne ho bisogno), ma lo sto usando molto meno ora.