Per colmare il divario tra il team di implementazione e gli utenti finali, i superutenti sono essenziali per il successo dell’implementazione di una nuova soluzione di gestione aziendale come Microsoft Dynamics GP o Dynamics 365. Essendo in ultima analisi responsabili dell’adozione della soluzione all’interno dell’organizzazione, il loro ruolo è cruciale per garantire che il sistema soddisfi le aspettative del management e degli utenti finali, e che i potenziali problemi vengano identificati e corretti prima del lancio.
Il ruolo del superutente
I superutenti sono le risorse designate all’interno dell’organizzazione che impareranno come funziona il nuovo sistema e trasferiranno questa conoscenza agli utenti finali. Diventeranno i vostri esperti interni del sistema e della sua implementazione. Man mano che acquisiscono familiarità con la soluzione, saranno chiamati per i test e la risoluzione dei problemi, così come per identificare gli errori e i flussi di lavoro inefficienti. Assisteranno anche il team di implementazione con le correzioni prima del lancio della soluzione e daranno l’approvazione finale per la consegna.
Come tali, i super utenti devono avere una solida comprensione della situazione attuale e degli obiettivi del progetto. Dovrebbero avere un livello di abilità tecnica abbastanza alto da navigare nel nuovo sistema, imparare come funziona e insegnarlo agli altri dopo aver ricevuto la formazione dal team di implementazione. Queste risorse devono quindi comprendere appieno i processi e i flussi di lavoro della nuova soluzione. Il tasso di adozione degli utenti dipende fortemente da loro, poiché gli altri dipendenti impareranno come usare le caratteristiche del nuovo sistema e come sfruttarle al meglio dai super utenti.
Cosa rende un buon super utente?
Quando scegliete i vostri super utenti, dovreste cercare risorse con buone capacità di comunicazione e insegnamento. Poiché essi influenzeranno notevolmente il fatto che la soluzione sia alla fine accettata o rifiutata dal team, anche la leadership è molto importante, poiché gli utenti finali possono spesso resistere al cambiamento o lottare per imparare nuove tecnologie.
Inoltre, i super utenti hanno bisogno del know-how tecnico necessario non solo per identificare correttamente i problemi e i bug, ma anche per comunicare la loro importanza al team di implementazione in modo che possano correggerli in ordine di priorità. Devono anche essere in grado di affrontare qualsiasi problema non tecnico, richiesta o preoccupazione da parte del team e fare l’escalation ai manager appropriati o al fornitore.
In breve, i superutenti sono cruciali per qualsiasi progetto di implementazione poiché sono strumentali nell’identificare i problemi e risolverli, oltre a mantenere aperti i canali di comunicazione tra il team di gestione del progetto e gli utenti finali. Assicurano che la soluzione soddisfi le aspettative al momento del lancio e che gli utenti finali capiscano come usarla e come ne trarranno beneficio. La designazione di super utenti con buone competenze tecniche, leadership e un approccio positivo farà meraviglie nell’assicurare che il vostro progetto di implementazione abbia successo.