C’era una cosa che non riuscivo proprio a capire quando ho iniziato a “diventare adulto”: perché alcune persone erano sempre in ritardo agli eventi.

Sapete di cosa sto parlando…

Se l’evento inizia alle 20, dovete dire loro di presentarsi alle 19 per farli arrivare in orario.

E a volte il ritardo li danneggia. Si presentano troppe volte in ritardo al lavoro e si fanno una reputazione di irresponsabili.

O addirittura vengono licenziati.

Inoltre, ci sono alcune cose per cui non si può arrivare in ritardo, come i voli. È come se sapessi che potrebbe esserci traffico e che le linee TSA sono lunghe, perché non partire in super anticipo?

Sapete che il tempo è il mio valore più alto.

Non sto cercando di chiamare nessuno, ma avere a che fare con persone in ritardo è stata una grande fonte di frustrazione ultimamente nella mia vita.

Così, ho deciso di scrivere questo articolo per il mio bene così da poter capire cosa succede alle persone che sono perennemente in ritardo. Questo è il mio grattare il mio prurito cercando di capire un po’ di più le persone.

Ho fatto qualche ricerca, ho parlato con alcuni amici che sono sempre in ritardo, e ho fatto qualche riflessione sull’argomento.

Sono arrivato ad alcune realizzazioni interessanti.

Questo articolo riguarda il ritardo, ma sono sicuro che potete applicare molti di questi principi agli affari sotto forma di gestione dei progetti.

La matematica del ritardo

Utilizziamo l’esempio fittizio di John, che è sempre in ritardo.

Nella nostra testa, abbiamo il tempo “medio” che serve per fare un’attività. Per esempio, nella nostra testa, pensiamo che ci vogliano 25 minuti per guidare fino all’ufficio.

Il problema è che alcune persone non hanno una media precisa nella loro testa.

In media, John impiega 25 minuti per guidare da casa sua all’ufficio, ma nella sua testa, pensa che gli ci vogliano solo 15 minuti.

Perciò perché abbiamo questi numeri sbagliati nella nostra testa?

1. Confondere la tua media con il tuo record più veloce di sempre

Forse una volta sei arrivato in ufficio in 15 minuti quando dovevi andare al lavoro di sabato alle 9 del mattino. Non c’era traffico, quindi sei arrivato molto più velocemente del normale.

Questo era nel migliore dei casi.

Ora ogni volta che pensi di impiegare 15 minuti. In realtà, ci arrivi solo in 15 minuti come il 5% delle volte.

2. Non sedersi e calcolare la tua media

L’unico modo per catturare il tempo medio è misurarlo effettivamente. Usa la funzione cronometro sul tuo telefono dal momento in cui esci dalla porta di casa al momento in cui entri in ufficio.

Più volte lo fai, più preciso sarà il tuo numero.

Dobbiamo anche tenere conto della deviazione standard.

La deviazione standard significa quanto sono “sparsi” i numeri.

In media ci metti 25 minuti per arrivare in ufficio.

Ma nella fascia bassa, potresti arrivarci in 15 minuti. Nella fascia alta, potresti impiegare 35 minuti. Forse c’era traffico quella mattina.

Quando parto dall’aeroporto di Bangkok, arrivo trenta minuti prima del solito.

Perché? Perché la loro linea per i visti è sempre a corto di personale.

Prendi la metropolitana da qualche parte? Scusa, ma potrebbe non arrivare ogni cinque minuti come dovrebbe.

Queste sono variabili che non puoi controllare, ma devi comunque prenderle in considerazione.

Alcune domande per aiutarvi (particolarmente utili per la pianificazione del progetto):

• Di cosa non sto tenendo conto? Quali sono i miei punti ciechi?
• Cosa può andare storto?
• Qual è l’effetto domino? O le conseguenze di 1° ordine, 2° ordine?

Le piccole cose si sommano

Ci sono piccole cose che devi fare per prepararti prima di andare davvero da qualche parte. La maggior parte delle persone non include queste cose nei loro calcoli di quanto tempo ci vorrà per qualcosa.

Pensano che questi passi usino zero risorse.
Alcuni esempi:

• Mettersi le scarpe – 1 minuto
• Mettersi i vestiti – variabile
• Scendere in ascensore – 1 minuto
• Prendere la borsa del portatile – 1 minuto
• Avviare la macchina e riscaldarla – 5 minuti

Ci sono quasi 9 minuti che la maggior parte delle persone non considera.

Ecco cosa fa schifo: Queste sono variabili che possono facilmente andare male.

Scendere con l’ascensore normalmente richiede un minuto, ma se l’ascensore non funziona?

E se la tua macchina ha poco carburante e devi fare il pieno? Sono 10 minuti.

Abbiamo avuto tutti la situazione in cui non riusciamo a trovare le nostre chiavi. Altri 5 minuti.

Voglio indossare questa camicia, ma è stropicciata. Devo passare 10 minuti a stirarla.

Hai capito il punto.

Cose. Va. Sbagliato.

Devi tenerne conto.

Alcune persone odiano la sensazione di arrivare presto

Il mio amico ha menzionato una grande ragione per cui è sempre in ritardo: si sente strano ad essere il primo ad arrivare.

Amico, sono sempre in ritardo perché odio la sensazione di essere il primo. Se sono lì per primo e non c’è nessun altro, mi sento come se avessi potuto fare qualcos’altro con il mio tempo. Inoltre è solo una strana sensazione essere in un ristorante da solo. Penso che sia il mio modo di non affrontare l’ansia sociale di stare da solo. Un’altra cosa. Mi sento come se fossi lì da solo all’inizio, e poi arriva l’intero gruppo di 10 persone, sembra che mi stiano giudicando come se avessi troppo tempo a disposizione.

Posso riferirmi a questo. Ho sempre avuto paura di andare al cinema da solo o di mangiare da solo al ristorante. Questo ragazzo deve essere un perdente perché non riesce a trovare nessuno con cui fare attività!

Ti sei mai sentito così prima d’ora?

C’è solo una cosa che puoi fare, ed è non fregartene di quello che pensano gli altri.

Ecco la verità: non importa a nessuno. Tutti sono occupati con le loro vite e i loro pensieri. Nessuno presta attenzione. È tutto nella tua testa.

Cultura

Due anni fa, la mia ragazza doveva andare in spiaggia con la sua famiglia.

Erano le 3 del pomeriggio, e l’ho chiamata su Facetim per vedere una vista della spiaggia. Invece, ho visto un salotto caotico.

La sua famiglia si stava ancora preparando per la spiaggia. Dovevano partire alle 9 del mattino… come mai non erano pronti sei ore dopo?

Non riuscivo a capire.

Hanno finito per passare un giorno intero a prepararsi, solo per passare un’ora in spiaggia! È stata la cosa più inefficiente che abbia mai visto in vita mia.

Perché non fare le valigie la sera prima in modo da poter passare più tempo in spiaggia?

Questo si riduce a valori e prospettive.

La mia ragazza mi ha spiegato che si tratta della sensazione di controllo.

Quando sei al lavoro, devi seguire il programma di qualcun altro. Devi presentarti al lavoro ad una certa ora. Devi pranzare solo ad una certa ora.

Ma se è il fine settimana, potresti voler sentire di avere più controllo sul tuo tempo.

Per alcune persone, attenersi troppo ad un calendario o ad un programma significa rinunciare al controllo della propria vita.

Per me, è l’esatto contrario.

Assecondare un programma e pianificare in anticipo significa che sto usando il mio tempo nel modo più efficiente possibile. Il tempo che risparmio grazie alla disciplina mi dà la libertà di giocare ai videogiochi o di andare in palestra senza sensi di colpa. Questo per me è controllo.

Dopo aver conosciuto meglio lei e la sua famiglia, ho capito che alcune culture hanno un punto di vista diverso sul tempo.

In alcune culture, è irrispettoso presentarsi in ritardo. In altre culture, è del tutto accettabile presentarsi con qualche ora di ritardo.

Dire di incontrarci alle 3 del pomeriggio è più un suggerimento che l’ora effettiva in cui ci si dovrebbe incontrare.

Posso già sentire la mia agitazione se mai faremo un viaggio di famiglia insieme.

Gestire il ritardo

Come si fa a gestire le persone che tendono ad essere in ritardo?

Si possono stabilire degli standard nella comunicazione:

“Ehi X, ti confermo che siamo ancora d’accordo per un caffè alle 15 di oggi. Per tua informazione, sarò lì verso le 15:00 esatte. Volevo fartelo sapere perché ho un’altra riunione alle 4 del pomeriggio. Fammi sapere se cambia qualcosa o se sei in ritardo, grazie. Non vedo l’ora di vederti!”

In seguito, mi piace viaggiare con un set di cuffie. Se sono seduto lì per 15 minuti, posso almeno ascoltare un audiolibro ed essere produttivo.

E infine, sto imparando a seguire di più il flusso. Apprezzo un po’ più di spontaneità.

Il ritardo non è intenzionalmente irrispettoso

Alcuni anni fa, se qualcuno era in ritardo, supponevo che fosse intenzionale e che fosse irrispettoso.

Con il tempo, ho lavorato molto per capire meglio le persone. La maggior parte delle persone non ha l’intenzione di farti arrabbiare – ci sono solo un sacco di fattori sottostanti che contribuiscono al comportamento.

Si dovrebbe cercare di essere puntuali? Sì, quando è possibile. Penso che sia il modo migliore di usare il tuo tempo. Ma capisco anche che ci sono altri fattori che contribuiscono.

Ora, se volete scusarmi, il mio calendario dice che è ora del mio prossimo compito 😉

Immagine in evidenza da rangizzz