Continuiamo il nostro corso di formazione SAP MM e questo tutorial fornirà un’introduzione e una panoramica dettagliata di uno dei processi più fondamentali nell’approvvigionamento e nel modulo SAP MM: SAP Procure to Pay Process. Questo processo è anche conosciuto come processo di approvvigionamento esterno.

Il processo SAP Procure to Pay è necessario quando abbiamo bisogno di acquistare materiali/servizi da un fornitore esterno per la nostra azienda. Questo processo include tutti i compiti di business a partire da una richiesta di acquisto (PR) e finendo con il pagamento al fornitore.

Gli eventi che determinano l’inizio di questo processo sono legati a:

• Pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP) dalla gestione del magazzino per assicurare una quantità minima di materiale e strumenti nel magazzino.
• Materiali di manutenzione dell’impianto, strumenti, risorse esterne, piani di servizi per procurarsi tutte le risorse necessarie per gestire la manutenzione dell’impianto in modo adeguato.
• Altre esigenze di approvvigionamento provenienti dai dipartimenti di un’azienda.

Per iniziare il processo, è necessario creare una Richiesta di Acquisto (PR), un documento che permette alle persone che lavorano nei vari dipartimenti di un’azienda di specificare i beni o le risorse che devono essere acquistati. Il processo termina quando il pagamento al venditore viene prenotato. Ecco una panoramica grafica del processo di approvvigionamento esterno in SAP:

Panoramica del processo SAP Procure to Pay

Il Dipartimento Acquisti può soddisfare i requisiti di acquisto di altri dipartimenti di una società emettendo:

• Un Ordine di Acquisto: in questo caso è necessario prima un processo RFQ (Request for Quotation).
• Un Contratto Aperto: in questo caso, oltre al processo RFQ, il compito di acquisto è finalizzato per mezzo dell’Ordine di Acquisto riferito al Contratto Aperto.

Il processo RFQ è sempre effettuato dal Dipartimento Acquisti prima di emettere un contratto. Di solito lo scopo finale di questa fase è quello di selezionare un fornitore tra diversi, in relazione ai beni o ai servizi da acquistare.

Un Ricevimento Merci permette al magazzino del dipartimento che ha ordinato gli acquisti di certificare la quantità di merce ricevuta mentre una Registrazione di Servizio permette di certificare l’accettazione dei servizi. Entrambi i compiti sono eseguiti solo in relazione ad un Ordine di Acquisto / Ordine di Rilascio del Contratto.

Il seguente sotto-processo, il cui nome è Invoice Handling, contiene i compiti per abbinare la fattura all’Ordine di Rilascio del Contratto o all’Ordine di Acquisto. Contiene anche i compiti necessari per controllare i dati della fattura contro i dati dell’ordine di rilascio del contratto o dell’ordine di acquisto, come quantità e valori per ogni posizione.

L’ultimo compito è relativo alla registrazione del pagamento di un venditore.

Transazioni nel processo SAP Procure to Pay

Il processo SAP procure to pay utilizza le seguenti transazioni e documenti in SAP ERP.

Richiesta d’acquisto

La richiesta d’acquisto è un documento interno che viene emesso/creato ogni volta che i beni (stock/non stock) e/o servizi sono richiesti. Diversi tipi di documento saranno disponibili per essere utilizzati. Il sistema SAP controlla automaticamente vari parametri come la disponibilità del budget e richiede un flusso di lavoro di approvazione per la requisizione basato principalmente sul suo valore e sulla delega interna di autorità, così come altri parametri tecnici (come la categoria di articoli o il gruppo di acquisto). La requisizione creata nel sistema può anche essere rivista se necessario.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ME51N
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Acquisti -> Richiesta di Acquisto -> Crea

Richiesta di preventivo (RFQ)

RFQ è necessaria quando non conosci il tuo fornitore e hai bisogno di preventivi da diversi fornitori per un materiale/servizio. È l’insieme completo del processo che viene attivato una volta che una richiesta di acquisto è stata ricevuta. Le voci della richiesta possono essere raggruppate nello stesso processo RFQ. Una volta che i preventivi sono ricevuti dai tuoi fornitori, mantieni i record nel sistema SAP cambiando così il documento RFQ in un preventivo.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ME41
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Acquisti -> RFQ/Quotation -> Richiesta d’offerta -> Crea

Contratto aperto

Un contratto aperto è un accordo generale con il fornitore per un determinato periodo di validità con un listino prezzi concordato. Con riferimento allo stesso contratto possono essere generati più ordini di rilascio del contratto fino a quando è scaduto o il valore residuo è disponibile.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ME31K
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Acquisti -> Accordo di massima -> Contratto -> Crea

Ordine di acquisto

L’ordine di acquisto è un documento ufficiale concordato dal cliente al fornitore per l’intenzione del cliente di comprare o ricevere uno o più materiali con prezzi concordati, tempi di consegna, quantità e specifiche. L’impegno di bilancio viene creato automaticamente. Le tolleranze per le merci e i servizi non pianificati possono essere previsti.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ME21N
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Acquisti -> Ordine di Acquisto -> Crea -> ME21N – Fornitore/Stabilimento Fornitore Conosciuto

Ordine di rilascio del contratto

L’ordine di rilascio del contratto è un documento ufficiale concordato dal cliente al fornitore riguardo l’intenzione del cliente di acquistare o ricevere uno o più materiali con prezzi concordati, tempi di consegna, quantità e specifiche ed è creato con riferimento ad un contratto aperto. L’impegno di bilancio viene creato automaticamente. Possono essere previste tolleranze per merci e servizi non pianificati.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ME21N
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Acquisti -> Ordine di Acquisto -> Creare ME21N – Fornitore/Stabilimento Fornitore Conosciuto

Ricevimento merce

Il ricevimento merce è la fase del ciclo di approvvigionamento dove la merce effettiva ordinata tramite un ordine di acquisto/rilascio del contratto viene ricevuta dall’azienda e viene controllata per la qualità/quantità richiesta. Se la qualità della merce soddisfa i criteri richiesti, una transazione Goods Receipt viene inserita nel sistema SAP con riferimento all’ordine di acquisto/ordine di rilascio del contratto. Questa transazione ha il doppio effetto di cambiare la quantità di magazzino (per i materiali inseriti) e allo stesso tempo viene anche passata la registrazione nel modulo finanziario per l’addebito del magazzino contro i debiti al venditore.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: MIGO
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Gestione Inventario -> Movimento Merci -> MIGO

Immissione servizio

L’immissione servizio certifica che i servizi richiesti dall’ordine di acquisto/ordine di rilascio del contratto sono stati effettivamente consegnati/resi. Una conferma con i parametri richiesti viene inserita nel foglio di entrata del servizio che viene poi instradato tramite un flusso di lavoro ai livelli richiesti per la conferma e l’approvazione finale.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: ML81N
• Menu: Logistica -> Gestione del materiale -> Foglio di entrata di servizio -> ML81N Maintain

Gestione delle fatture

Il processo è attivato ogni volta che una fattura del fornitore ricevuta per gli acquisti deve essere inserita nel sistema SAP. La fattura inserita inizialmente è considerata nello stato “Parked”, che significa che non è stato fatto nessun inserimento finanziario o registrazione e i dettagli della fattura esistono nel sistema per la registrazione e ulteriori approvazioni. In questa fase viene attivato un “controllo a 3 vie” nel sistema SAP standard, in cui la fattura ricevuta viene controllata automaticamente rispetto all’ordine di acquisto di riferimento e al documento di ricezione valido per l’accuratezza del prezzo/quantità. Qualsiasi discrepanza osservata qui può essere corretta per le variazioni e gli importi contestati. La fattura può essere messa in uno stato di blocco per il pagamento. Una volta che la fattura è approvata tramite il flusso di lavoro definito nel sistema SAP, la fattura può essere effettivamente registrata. Di solito è fatto dalla persona responsabile nel dipartimento Conti Fornitori di un’azienda. Il processo di solito si sovrappone a funzionalità comuni nei moduli MM e FI.

Come chiamare questa transazione

• Codice transazione SAP: MIRO/MIR7
• Menu: Logistica -> Gestione Materiali -> Verifica Fattura Logistica -> MIRO/MIR7 Inserisci Fattura

Pagamento

Se la fattura è approvata tramite flusso di lavoro, l’ultimo passo nel ciclo di acquisto è il pagamento al venditore. Questo viene fatto inserendo una transazione nel sistema SAP chiamata “Automatic Payment Run”, che di solito viene attivata periodicamente in base ai termini di pagamento / alle date di scadenza come indicato nell’ordine di acquisto. Il risultato dell’esecuzione di pagamento può essere un assegno stampato via SAP per i fornitori previsti o i risultati dell’esecuzione di pagamento possono essere esportati a sistemi esterni per il portale bancario online attraverso il quale i pagamenti dei fornitori sono trasferiti elettronicamente.

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