Quando si scrivono istruzioni, evitare il linguaggio persuasivo e adottare un approccio basato sul compito. Mantieni la scrittura concisa e chiara, e concentrati sul permettere all’utente di svolgere con successo il compito.

In generale, segui queste linee guida:

Concisione e chiarezza

Tieni le frasi brevi e comprensibili. Usa la terminologia comune quando possibile. Evita di usare espressioni idiomatiche, slang, gergo, soprannomi, abbreviazioni e acronimi. Se usate una terminologia che potrebbe essere nuova o confondere, allora definite chiaramente ogni termine quando appare per la prima volta nelle istruzioni.

Pubblico

È importante conoscere il vostro pubblico quando scrivete le istruzioni, in modo da includere tutte le informazioni necessarie ed escludere quelle non necessarie. Conoscere il vostro pubblico vi permette di fare supposizioni ragionevoli e ben informate basate sul probabile background del pubblico, l’esperienza e la familiarità con l’argomento. Per esempio, se si stanno scrivendo istruzioni per un gruppo di anziani presso la sede locale della biblioteca pubblica, potrebbe non essere sicuro assumere che essi abbiano familiarità con le basi dell’apertura di una specifica applicazione software. Tuttavia, se si stanno scrivendo istruzioni per un gruppo di sviluppatori di software all’interno di un’organizzazione professionale, si può presumere che abbiano familiarità con le basi dell’apertura di una specifica applicazione software.

Quando si decide quali informazioni includere ed escludere dalle istruzioni, è importante identificare chiaramente chi è il pubblico e qual è la sua probabile competenza con l’argomento delle istruzioni e le relative informazioni di base.

Se è probabile che un pubblico abbia un’ampia gamma di esperienze e conoscenze che includono vari livelli di familiarità e competenza, si possono usare varie tecniche per mantenere ogni serie di istruzioni concise e focalizzate su un singolo compito, fornendo comunque le informazioni necessarie. Per esempio, è possibile creare istruzioni separate per le informazioni prerequisite e fornire al pubblico i mezzi per accedere rapidamente e facilmente alle istruzioni separate (attraverso collegamenti ipertestuali, appendici, ecc.).

Grafica

Le immagini parlano più forte delle parole. L’aggiunta di grafici per trasmettere i vostri pensieri può essere più efficace delle parole stesse. Le istruzioni che sono ben illustrate e accompagnano le vostre istruzioni scritte hanno di solito un grande successo. Aggiungono un livello extra di comprensione e permettono al lettore di scremare o risolvere i problemi se si verificano. Le immagini aggiungono un’ulteriore dimensione che permetterà al lettore di visualizzare il prodotto finale. Inoltre, quando si usa la grafica si dovrebbe essere consapevoli di coloro che apprendono visivamente, e adattare la grafica.

Anche se le immagini sono ottime, bisogna essere cauti a non includere fotografie o illustrazioni che confondono o non sono associate alle istruzioni scritte. Se abbinate un’immagine scadente alle vostre istruzioni, potreste causare stress al lettore o creare confusione quando cerca di decifrare ciò che volete dire.

Inoltre, quando scattate le foto, assicuratevi che l’area sia ben illuminata e che le immagini siano chiare e luminose. Le immagini scure o sfocate sono spesso difficili da seguire. Fate attenzione a fotografare il soggetto con lo stesso orientamento ogni volta per evitare confusione e considerate l’uso di un treppiede.

Anche le dimensioni sono importanti quando si usano le immagini nelle istruzioni. Un’immagine troppo piccola da vedere è inutile quanto un’immagine sfocata.

Per essere efficaci e comprensibili, il testo e la grafica per ogni passo dovrebbero essere chiaramente correlati a quel passo delle istruzioni.

Formattazione

Ricorda che i lettori eseguiranno effettivamente il compito mentre leggono le istruzioni. Quindi non dovreste usare solidi blocchi di testo piccolo e difficile da decifrare. Assicuratevi di creare un design e un layout per la vostra pagina di istruzioni che permetta una facile leggibilità e aggiunga qualità estetica. Mantenere la pagina semplice, ma con una gerarchia definita, aiuterà il lettore a completare i passi delle istruzioni.

Quando si progetta la pagina, una solida gerarchia è importante per la scansione. L’uso di titoli in grassetto, corsivo e numeri romani aiuterà il lettore a trovare facilmente il suo posto e aiuta l’aspetto visivo generale.

Ordine

È importante che le vostre istruzioni siano pianificate in una progressione logica. Assicurati di dichiarare chiaramente il problema nella prima pagina. Seguite i vostri problemi con una serie di passi specifici che descrivono in dettaglio come risolvere il problema proposto. Le istruzioni tecniche devono fluire secondo uno schema logico. Per esempio, quando si assembla un tavolo, non sarebbe bello se si desse il tocco finale prima di avere tutte le viti al loro posto. Come detto prima, ci dovrebbe essere anche una grafica chiara dove necessario per chiarire l’azione. Ricordate, un’immagine vale più di mille parole.

Test e verifica

Sappiamo tutti che le istruzioni sono difficili da scrivere e che a volte sembrano buone sulla carta, ma quando si tenta effettivamente di mettere le istruzioni in uso, si potrebbe scoprire che la vostra formulazione non ha senso per gli altri. Ricordate che ciò che potrebbe essere comune o ovvio per voi potrebbe sconcertare i vostri lettori, quindi conoscete il vostro pubblico. Oltre a testare le tue istruzioni su te stesso, falle testare da qualcuno che non sa nulla del tuo prodotto. Questo si chiama studio di usabilità. Prendete appunti su cosa ha funzionato e cosa no e poi rivedete le vostre istruzioni di conseguenza. A lungo termine, più persone testano le tue istruzioni, più efficace sarà la serie finale.