Che cos’è una richiesta di lavoro?

Una richiesta di lavoro è un documento formale (digitale o cartaceo) che descrive il lavoro di manutenzione da completare. Una richiesta di lavoro è l’identificazione del lavoro necessario, emessa dal cliente al dipartimento di manutenzione.

Panoramica

Il dipartimento di manutenzione è sede di lavoratori specializzati nella manutenzione di strutture, terreni, attrezzature, veicoli e altri beni. Sono i custodi della proprietà e, di conseguenza, supportano una varietà di esigenze dei clienti. Queste esigenze possono rapidamente aggiungersi al lavoro regolare e programmato, come la pulizia di routine e la manutenzione preventiva. Al fine di gestire e convalidare tutti i compiti, la manutenzione deve operare con un chiaro flusso di lavoro.

5 elementi chiave per una richiesta di lavoro:

1. Richiesta: una singola persona o un dipartimento
2. Problema: questi possono includere rubinetti che perdono, lavori di carpenteria, rimozione della neve, paesaggistica, rinnovo dell’illuminazione interna, cambio degli attrezzi e riparazione dei veicoli
3. Priorità: bassa, media o alta; le date di scadenza dovrebbero essere indicate se conosciute
4. Localizzazione: area specifica nella struttura e impianto specifico se ce ne sono più
5. Budget: importante per la pianificazione e la negoziazione del lavoro, per le registrazioni contabili e finanziarie e per l’approvazione della direzione

Più una richiesta di lavoro è dettagliata, meglio è. Le richieste di lavoro dettagliate aiutano i supervisori e i manager della manutenzione a trasformare più velocemente una richiesta di lavoro in un ordine di lavoro.

3 tipi di richieste di lavoro

Le richieste di lavoro possono essere classificate in diversi modi a seconda del tipo di industria, delle dimensioni dell’azienda e delle dimensioni del team di manutenzione. Alcuni diversi tipi di richieste di manutenzione sono elencati di seguito.

Per tipo di richiedente

• Richiesta dell’inquilino: l’HVAC smette di funzionare, toilette in funzione, riparazione dei muri a secco
• Richiesta dell’operatore: la macchina smette di funzionare, alti tassi di scarto, perdite di liquidi
• Richiesta del dipendente: spostamento dei mobili, cambio delle luci dell’ufficio, riparazione della moquette

Per tipo di stabilimento

• Richiesta della scuola: manutenzione bagni, aule, laboratori
• Richiesta parco: manto erboso, paesaggistica, riparazione segnaletica
• Richiesta industriale: manutenzione altiforni, caldaie, trasportatori alimentari

Per tipo di priorità

• Discrezionale (importante ma non obbligatorio): pittura di uffici, spostamento di mobili, miglioramento di cubicoli
• Non discrezionale (obbligatorio)
  • Emergenza (associata alla protezione di vite umane o alla prevenzione di perdite di beni costosi): fuoriuscite di prodotti chimici, interruzioni di corrente, rimozione di ghiaccio da passerelle
  • Urgente (associata alla tempestività del lavoro necessario): ripristino di acqua calda in un gabinetto, riparazione di aria condizionata, orinatoi funzionanti
  • Routine: attività di manutenzione preventiva, pulizia di routine, taglio del prato
  • Non ordinario: oltre ai lavori urgenti e di emergenza, include anche progetti speciali pianificati

Esempio di una richiesta di lavoro

Attraverso il software CMMS di UpKeep, il responsabile della produzione di Food Packer ABC presenta una richiesta di lavoro al team di manutenzione con i seguenti dettagli:

• Titolo della richiesta di lavoro: Installare nuova linea di imballaggio per alimenti
• Dettagli: È stata consegnata una nuova linea di imballaggio con 12 pallet. Devono essere installati nella stessa sala di lavorazione come altre 8 linee. Siamo in ritardo di un mese su questo progetto e abbiamo bisogno di una capacità aggiuntiva per soddisfare le richieste dei nostri clienti. L’obiettivo è di completare il montaggio una settimana dopo aver ricevuto questa richiesta. Il budget rimanente del progetto è di $3.000.
• Priorità: Alta

In questo esempio, il direttore di produzione è sotto pressione per far funzionare la nuova linea di imballaggio dell’azienda entro una settimana. La richiesta di lavoro viene presentata alla manutenzione con l’obiettivo di farla convertire in un ordine di lavoro. Alcuni parametri sono inclusi nei dettagli e questi devono essere considerati dalla manutenzione prima di passare alla fase successiva del flusso di lavoro.

La richiesta di lavoro permette al dipartimento di manutenzione di porre le seguenti domande:

• Possiamo eseguire il lavoro entro i tempi richiesti?
• Abbiamo le risorse interne per completare la richiesta?
• Se non abbiamo le risorse interne, il budget rimanente è sufficiente per coprire i costi di outsourcing?
• Abbiamo le istruzioni di montaggio?
• Se non possiamo completare entro il tempo richiesto, quando possiamo farlo?

In questo scenario, il tipo di richiesta può essere considerato una richiesta non ordinaria in quanto è un progetto speciale. Detto questo, è probabile che la richiesta di lavoro sarà convertita in un ordine di lavoro e il resto delle fasi del flusso di lavoro seguirà.

Come le richieste di lavoro migliorano la manutenzione

Invece di trasformare tutto in un ordine di lavoro, le richieste di lavoro servono da “regolatore” tra il lavoro desiderato e il lavoro assegnato. Tutto deve passare attraverso un filtro, che sia il supervisore, il manager o qualcun altro. Migliora la prioritizzazione e l’organizzazione.

Nel nostro esempio con Food Packer ABC, il beneficio specifico per la manutenzione è che le aspettative sono rese chiare nella sezione dei dettagli dell’ordine di lavoro. Queste si presentano sotto forma di motivo dell’urgenza, tempi di completamento desiderati e budget assegnato. Se tutti i parametri possono essere soddisfatti, la persona assegnata alla manutenzione approverà la richiesta di lavoro e la convertirà in un ordine di lavoro. Se non tutti i parametri possono essere soddisfatti, allora l’addetto alla manutenzione assegnato dovrà comunicare ciò che è realizzabile con il richiedente.