Wat u zult leren om te doen: Bespreek best practices in werkplek etiquette

Deze module richt zich op het werken in groepen en teams. Goede manieren of etiquette is een onderliggend thema om interactie op de juiste voet te beginnen. Hoewel sommige dingen die in deze module worden besproken misschien algemeen bekend of logisch lijken, kan het nuttig zijn om aan de basismanieren te worden herinnerd. Daarnaast zijn er een aantal belangrijke herinneringen of lessen over het werken met anderen en het bijwonen van bedrijfsevenementen.

Interactie op de werkplek

De eerste en misschien wel meest blijvende indruk die u op de werkplek maakt, begint met omgangsvormen: hoe u zich gedraagt en hoe u zich gedraagt. Er zijn veel culturele kwesties betrokken bij de discussie over hoe u zich moet gedragen op de werkplek. Net als de rest van deze cursus zijn deze lessen gebaseerd op de Amerikaanse bedrijfscultuur. Als u te maken krijgt met mensen uit andere landen of culturen, zorg er dan voor dat u zich verdiept in hun culturele normen. Er zijn uitgebreide bronnen online beschikbaar voor informatie over zakelijke etiquette voor internationale reizen.

Kleding

Op afstand beginnen de eerste indrukken met de kleding. Bent u gepast gekleed voor deze werkplek? Je “aankleden” verandert de betekenis van een zaterdagavondclub naar een gebedshuis naar de werkplek. Als er geen uniform of direct kledingbeleid is, kijk dan naar wat uw baas en de baas van uw baas op het werk dragen. Probeer u te kleden zoals die mensen, zolang het past bij het werk dat u doet. Overdrijf het echter niet op een manier die ervoor zorgt dat je er niet bij hoort. Als iedereen op uw werkplek een pantalon en een gekleed overhemd draagt, draag dan geen driedelig pak!

Een beetje gedeelde wijsheid is om u te kleden als de werknemer die u wilt zijn bij uw volgende promotie. Er zijn momenten waarop je kan worden gevraagd om een evenement bij te wonen, weg van de gebruikelijke werkplek. Het kan zelfs een beetje sociaal zijn (zoals een klant mee uit eten nemen). Het is beter om anderen te vragen naar de juiste kleding dan om verkeerd gekleed te verschijnen. Deze vaardigheid werkt in individuele situaties en bijzonder goed wanneer u in een groep bent. Beschouw uw kleding als een blijk van respect voor de andere persoon of personen.

Lichaamstaal

De tweede indruk die u maakt is met lichaamstaal. Lichaamshouding (een vorm van lichaamstaal) communiceert veel over u. Staat u rechtop met de schouders naar achteren, maar niet stijf? Bent u opgestaan toen iemand de kamer binnenkwam? Zijn uw benen of enkels gekruist? Is uw hoofd omhoog, kijkt u de andere persoon aan? Als de antwoorden op deze vragen “ja” zijn, identificeren ze iemand die klaar is om het werk van de dag te doen, iemand die zelfverzekerd is.

In gesprek, moet u afgestemd zijn op en zachtjes de lichaamstaal kopiëren van anderen waarmee u spreekt. Als de andere persoon een beetje naar binnen leunt, moet u overwegen dat ook te doen. Als de ander achterover leunt tegen zijn stoel, kunt u hetzelfde doen. Probeer de bewegingen van de ander niet te kopiëren of na te doen, maar volg hem of haar wel subtiel met soortgelijke bewegingen. Dit is meer gepast als de andere persoon een organisatorische rang of macht heeft.

Bijheid, of de ruimte rond individuen, is een andere zeer cultureel gebonden component van lichaamstaal. Begin met het respecteren van de werkruimte van anderen. Of uw collega nu in een kantoor of een hokje zit, pauzeer om toestemming te krijgen om die ruimte te betreden. Zodra u zich in het gespreksbereik van een ander bevindt, zal niemand een meetlint produceren om te bepalen hoe dicht of ver u van iemand anders af moet staan, maar er bestaat zoiets als gepaste afstand en het respecteren van persoonlijke ruimte. Begin op een afstand waar u zich prettig bij voelt. Als u merkt dat de persoon zich voorzichtig terugtrekt, dan bent u te dichtbij. Als de persoon naar u toekomt, leunt om te kunnen horen, of u herhaaldelijk vraagt om uzelf te herhalen, dan bent u misschien te ver weg. Als de persoon met wie u spreekt zit, probeer dan dicht bij hem te gaan zitten zodat u op hetzelfde gespreksniveau zit. Als dit niet mogelijk is, zorg er dan voor dat u niet zo dichtbij staat dat zij het gevoel hebben dat u op hen neerkijkt. Als u zit en de persoon met wie u praat staat, bied hem dan een zitplaats bij u aan of ga staan om op hun hoogte te zijn.

Handdrukken

Handdrukken zijn de hoofdmoot van zakelijke en professionele begroetingen. Ze zijn een andere manier om een goede start te maken of niet. Uw reputatie kan in deze interactie van enkele seconden worden gemaakt. Reik met uw rechterhand om de rechterhand van de andere persoon te grijpen. Pak de hand stevig vast, maar niet op een manier die een krachtmeting suggereert. Schud de handen drie tot vier keer zachtjes op en neer. Kijk de ander tijdens het schudden in de ogen en ga verder met het gesprek. Het is gepast om te proberen handen te schudden met iedereen in de groep of onmiddellijke omgeving. Met een zaal van 100 zal niemand iedereen de hand schudden, maar begroet wel degenen die dicht bij u staan of die in die ruimte kunnen komen. Als iemand gewond of ziek is, kan hij ervoor kiezen geen handen te schudden. Respecteer hun wensen in deze en bied gewoon een vriendelijke, “Het is een genoegen u te ontmoeten.” Als u verkouden bent, kunt u ervoor kiezen om geen handen te schudden, maar u bent dan verplicht om uit te leggen waarom, bijvoorbeeld: “Ik zou graag handen schudden, maar ik ben aan het bijkomen van een verkoudheid, en ik zou het niet aan u willen geven.”

Oogcontact

Oogcontact is dramatisch verschillend onder verschillende culturen. Net als de handdruk, is het een onderdeel van lichaamstaal waar slecht mee omgegaan kan worden. “Kijk me aan als ik tegen je praat,” is een zin die we van een ouder of leraar kunnen horen. Het is waar dat we de andere persoon in een gesprek moeten aankijken en in zijn of haar ogen moeten kijken. Je blik is gericht op de ogen van de ander of op de brug van zijn neus. In de Verenigde Staten moet je anderen in de ogen kijken (bovenkant van de neus) zonder aandachtig te staren: kijk af en toe om je heen.

Oogcontact is belangrijk als je voor een groep spreekt en als je deel uitmaakt van een publiek. Als spreker probeert u iedereen bij uw onderwerp te betrekken. Als publiek, toont u de spreker dat u betrokken bent en deze input waardeert. Nogmaals, staar niet indringend voor u uit, maar houd uw blik strak.

Gestures

Gestures zijn een ander onderdeel van lichaamstaal. In een zakelijke omgeving zijn gebaren enigszins ingeperkt. Vermijd stoten tegen andere mensen of voorwerpen die zich dicht bij u bevinden. Gebruik gepaste gebaren om uw punt duidelijk te maken.

Fidgeting is een ander gebaar dat onbewust kan voorkomen. Sommige mensen tikken op potloden of knippen elastiekjes. Wat uw gewoonte ook is, vermijd het.

Volume en plaats

Volume en plaats van het gesprek zijn belangrijk. Wanneer u met anderen spreekt, gebruik dan een volume dat voor hen en alleen voor hen hoorbaar is. U wilt voorkomen dat anderen gedwongen worden uw gesprek te horen terwijl zij misschien zelf een gesprek proberen te voeren. Uw volume zal worden aangepast aan de situatie van het gesprek. Vermijd mobiele telefoons in de buurt van anderen, omdat het volume vaak storend is. Als u toch een mobiele telefoon moet gebruiken, ga dan naar een plaats met enige privacy. Zakelijke gesprekken hebben een speciale behoefte aan veiligheid.

Het is nooit gepast, ongeacht het volume, om vertrouwelijke bedrijfsinformatie te bespreken buiten een beveiligde werkruimte. Als u merkt dat u moet fluisteren, dan bent u op de verkeerde plaats om dat gesprek te voeren.

Het feit dat u alleen maar in het kantoorgebouw bent, maakt echter nog niet dat elk gesprek eerlijk spel is. Als u uw baas tegenkomt in de lift of op het toilet, moet u niet proberen een gesprek over een zakelijk onderwerp aan te knopen. Als je interactie met een collega toevallig is, behandel het dan zo met koetjes en kalfjes. Als u wel dringende zaken te bespreken hebt, gebruik dat moment dan om te informeren hoe u een tijdstip kunt vinden om het volledige gesprek te voeren.

Verschreven communicatie

Professionele schriftelijke communicatie is een ander teken van respect voor collega’s dat van belang is voor een succesvolle carrière. Hoewel we deze aspecten in deze cursus uitvoerig hebben behandeld, is dit een herinnering om niet op je hoede te zijn. Doe altijd je best, want er zijn maar een of twee onzorgvuldige e-mails of memo’s nodig om de indruk te wekken dat je al je werk op die manier doet.

Ben op tijd

Een andere belangrijke indruk die je op anderen maakt, heeft te maken met punctualiteit. In sommige culturen is het gepast en aanvaardbaar om te laat te komen op een vergadering. Dit is niet waar in de Verenigde Staten, waar we zeggen “tijd is geld.” Personen in een machtspositie kunnen ondergeschikten laten wachten. Hoewel u het misschien niet op prijs stelt, zult u vaak moeten accepteren dat u op de baas moet wachten. Als het wachten te lang wordt (meer dan een kwartier), kan het gepast zijn om te laten weten dat u een nieuwe afspraak moet maken en weg moet gaan. Laat uw bedrijfscultuur, het belang van de vergadering en overleg met andere betrokkenen bepalen hoe u met deze situatie omgaat.

Bedrijfsevenementen

Bedrijfsevenementen kunnen leuk, spannend en ontspannen zijn. Soms worden werknemers beloond met groot vermaak, privé of op een openbare locatie. Klanten worden soms ontvangen door werknemers op sportevenementen. In veel situaties wordt alcohol geschonken; vergeet echter niet dat deze evenementen een werkplekverplichting blijven en geen persoonlijke ervaring. Ze verdienen hetzelfde niveau van professionaliteit als uw gedrag op de werkplek.

De onderstaande richtlijnen zijn suggesties, geen starre regels voor elk evenement dat u tijdens uw carrière bijwoont. Wanneer u twijfelt, kies dan voor meer formaliteit of respect, vooral wanneer u te maken hebt met klanten of mensen boven u in de hiërarchie van het bedrijf. Gedraag u op een manier waaruit blijkt dat u gekwalificeerd bent voor uw huidige functie en voor functies ver daarboven.

Voor elk bedrijfsevenement moet u ervoor zorgen dat u het doel van het evenement begrijpt en u op de juiste manier voorbereidt.

Externe evenementen

Bij sommige evenementen zijn mensen van buiten het bedrijf betrokken. Hierbij kunt u denken aan sportevenementen, avonden in het theater, speciale maaltijden of andere activiteiten. Als uw bedrijf gastheer is van het evenement, is het uw verantwoordelijkheid om anderen die zijn uitgenodigd te ontmoeten en te begroeten. Voor belangrijke evenementen wijzen bedrijven vaak leden van het bedrijf aan om specifieke personen van de andere organisatie te ontvangen. Het kan zijn dat werknemers hun specifieke gast moeten opzoeken om hem te herkennen en een gepast gesprek te voeren. Gasten moeten openstaan voor ontmoetingen met veel werknemers van het gastbedrijf. Iedereen moet visitekaartjes bij zich hebben om kennis te maken en voor gebruik in vervolggesprekken die later worden gepland.

Conversatie

Conversatie op zakelijke sociale evenementen heeft niet uitsluitend betrekking op zaken. Er moet echter voor worden gewaakt niet te persoonlijk te worden. De sociale omgeving helpt een persoonlijke ontmoeting tot stand te brengen, maar het blijft een professionele relatie. De werknemer van een ontvangend bedrijf die in interactie treedt met een gast moet proberen de gespreksverantwoordelijkheden te delen, met een lichte nadruk op de gast die meer spreekt dan de werknemer. Net als bij een gast die u bij u thuis ontvangt, bent u, wanneer uw bedrijf de gastheer is, verantwoordelijk voor het comfort van de gast, wat kan inhouden dat u jassen opbergt, bezienswaardigheden en voorzieningen aanwijst, of het gesprek leidt met interessante vragen. Als gast moet u verwachten goed behandeld te worden, maar vermijd misbruik te maken.

Zonder een toegewezen agenda, kunnen vragen als de volgende het gesprek aftrappen of de pauzes opvullen:

• Heb je altijd gewoond in ?
• Wat bracht u ertoe om te gaan werken voor ?
• Heeft u reizen gepland in de nabije toekomst?

Voor specifieke gebeurtenissen, zoals een theateruitstapje of een sportevenement, doe een beetje huiswerk van tevoren, zodat u kunt aantonen dat u de gebeurtenis begrijpt. “Ja, tijdritten op de Indy 500 worden gehouden voor de vier volgende weekenden om de racevolgorde vast te stellen.” Of, “deze voorstelling is een remake van de gelijknamige hit uit 1964. In die tijd speelde Jack Cassidy de hoofdrol en won een Tony.”

Als een sociale gebeurtenis zittend is, zorg er dan voor dat u gelijkwaardig omgaat met degenen die links, rechts en mogelijk aan de andere kant van de tafel zitten. Geef uw aandacht aan de gasten in plaats van aan uw collega’s. U kunt uw collega’s op kantoor bezoeken.

Introducties

Als elke persoon in een gesprek komt, stelt u het nieuwe lid voor aan de anderen in de groep. Introducties zijn meer dan, “Susan, dit is Renan. Renan, dit is Susan.” Geef elke persoon een manier om in het gesprek te komen. “Susan, dit is Renan. Hij is hoofd van de verkoop aan de westkust. Renan, dit is Susan, ze is net bij ons komen werken nadat ze afgestudeerd is in Missouri.” Terwijl de ontvangende organisatie de leiding moet nemen in introducties, mag dat u niet tegenhouden als gastheer of gast.

Een van de meest ongemakkelijke situaties is misschien wanneer u degene bent die een ruimte betreedt waar iedereen al met anderen bezig lijkt te zijn. Het kan verleidelijk zijn om tijd te besteden aan het bewonderen van het buffet, de bar, of kunst. Onthoud dat dit een sociale gelegenheid is, dus u moet sociaal zijn. Zoek een geschikte groep, steek uw hand uit en zeg: “Hallo, ik ben Susan van ABCo. Mag ik uw naam?” Of: “Ik lijk hier niemand te kennen, kunt u me helpen daar een eind aan te maken?” Zolang je er vriendelijk uitziet en de eerste momenten van het gesprek aandachtig luistert, zou het goed moeten gaan.

Als je bedrijf de ontvangende organisatie is, zorg er dan voor dat je gasten opzoekt die onhandig alleen lijken te staan en nodig ze uit in je gespreksgroep. U bent niet verplicht om deze persoon voor het hele evenement, maar bieden de persoon een manier om mee te doen. Net zoals jij moe kan worden van één persoon, kan die persoon ook moe worden van jou. Sta het zachte excuus toe dat u iemand anders wilt begroeten of een drankje wilt bijvullen om u beiden uit het gesprek te bevrijden. Als de ander door uw vertrek wordt opgehouden, stel die persoon dan voor aan een nieuwe groep voordat u weggaat. Dit zijn sociale gebeurtenissen met de bedoeling meer relaties aan te knopen.

The Basics

De suggesties die volgen zijn waarschijnlijk bij iedereen bekend, toch zien we ze af en toe over het hoofd als we opgaan in onze eigen behoeften.

• Laat uw mobiele telefoon in uw auto of op stil. Controleer uw telefoon om geen enkele reden totdat u helemaal alleen en uit het zicht bent. Als gastheer of gast, de mobiele telefoon hints iedereen in dat je je aandacht elders.
• Do niet kauwgom.

Tafelmanieren

Er zijn uitgebreide gidsen online over tafelmanieren. Deze lijst is een samenvatting van de belangrijkste zaken die u helpen een goede eerste indruk te maken.

• Leg uw servet op uw schoot zodra u zit. Als u op een evenement bent, wacht dan tot de gastheer of gastvrouw zijn of haar servet neerlegt. Als u klaar bent met eten, vouwt u uw servet en legt u het op tafel. Leg het servet nooit op een gebruikt bord en leg het niet terug op tafel terwijl anderen aan het eten zijn.
• Begin met eetgerei aan de buitenkant van de setting en werk naar binnen toe. Bijvoorbeeld, de kleinere saladevork is ver naar links. De vork voor de hoofdmaaltijd zit rechts van de saladevork. Het dessertvorkje zit rechts van het dinervorkje of het dichtst bij uw bord.
• Orders items die uw bedrijf bereid zou zijn te betalen voor of items die vergelijkbaar lijken met die van het gastbedrijf. Een zakendiner is geen gelegenheid voor u om te verwennen.
• Neem uw eerste hap pas nadat iedereen is bediend. Als dit evenement wordt gehost, begint u pas te eten als de gastheer of gastvrouw zijn of haar vork op zijn of haar bord legt of een hap neemt.
• Pas het eten rechts van u aan. Als u aan dit gerecht begint, biedt het dan links aan en neem dan uw portie alvorens het door te geven.
• Vraag anderen om items aan u door te geven, in plaats van voor iemand uit te reiken.
• Brood wordt gescheurd, niet gesneden.
• Nooit spreken met voedsel in uw mond. Neem kleine hapjes zodat de pauze van vraag tot antwoord klein is.
• Focus minder op het eten en meer op de gasten. Tweede porties moeten alleen worden genomen wanneer aangeboden. Uw belangrijkste doel is het ontwikkelen van relaties; geniet van het eten, maar vergeet niet waar uw focus moet zijn.
• Voel u niet verplicht om voedsel te eten waar u niet om geeft. U moet echter vermijden bekend te maken wat u niet lekker vindt. Waardeer de inspanning in uw naam, zelfs als u het voedselitem niet waardeert.
• Als het evenement een cocktailparty is met hapjes, staat u misschien terwijl u probeert een drankje, een bord en uw servet en keukengerei in evenwicht te houden, terwijl u ook handen schudt met mensen die u ontmoet. Houd rekening met uw eetsituatie bij het kiezen van voedsel, bijvoorbeeld, sla de plak vlees die je moet snijden, ongeacht hoe lekker het eruit ziet. Geloof het of niet, er zijn online bronnen om u te helpen deze evenwichtsoefening uit te zoeken.

Alcohol en marihuana

Het is niet ongebruikelijk om alcohol te vinden die wordt geserveerd op sociale zakelijke evenementen. Nu de wetgeving in sommige staten is gewijzigd, is het mogelijk dat marihuana binnenkort ook op deze evenementen wordt geschonken. Als u normaal geen van beide gebruikt, voel u dan niet verplicht om ze op een bedrijfsuitje te gebruiken en kies zeker geen bedrijfsuitje uit om ze voor het eerst te proberen. Weiger voorzichtig en vermijd excuses, redenen of spot. U kunt gewoon “Nee, dank u” zeggen of om een alternatief vragen, zoals thee.

Als u toch op een aanbod wilt ingaan, doe dat dan. Onthoud echter dat het doel van deze sociale interactie is om relaties op te bouwen, niet om een groot feest te beginnen. Let goed op uw inname en beperk uw inname tot minder dan de gastheer en veel, veel minder dan de wettelijke limiet.

Als het hosting bedrijf, heb je een zeker mate van aansprakelijkheid voor elke gast die zich uitleeft op het evenement. Wees alert op werknemers of gasten die misschien hebben over-indulged. Hoewel het een moeilijk gesprek kan zijn, is het beter om gasten veilig te houden dan ze onder invloed te laten vertrekken. Als het evenement door een externe leverancier wordt georganiseerd, heeft de manager van dat bedrijf misschien een manier om met beschonken gasten om te gaan. Vraag om assistentie. Bied nooit aan om iemand naar huis te rijden tenzij je zelf helemaal nuchter bent. Als gast of gastheer is het veel verstandiger om vervoer door derden in te huren.

Interne evenementen

Sommige evenementen zijn alleen voor personeel van het bedrijf of voor personeel van het bedrijf en een paar geselecteerde personen met een nauwe band met het bedrijf. Net als externe evenementen kunnen deze plaatsvinden bij sportevenementen, in het theater of op andere locaties buiten het bedrijf. Zelfs als het bedrijf zegt dat u bent uitgenodigd als waardering voor uw inspanningen, betekent dat niet dat u zich mag overgeven aan een deel van het evenement. Dit blijft een professioneel werkevenement. Op deze evenementen is het uw verantwoordelijkheid om de anderen die zijn uitgenodigd te ontmoeten en te begroeten. Probeer je uit te breiden en mensen te ontmoeten die niet je normale werkvrienden zijn. Bij echt grote evenementen kunnen visitekaartjes handig zijn om te hebben.

Conversatie

Conversatie bij interne evenementen is vergelijkbaar met conversatie bij externe evenementen. Het heeft niet uitsluitend met zaken te maken. Er moet echter voor worden gewaakt dat ze te persoonlijk worden. De sociale omgeving helpt bij het opbouwen van een persoonlijke relatie, maar het blijft een professionele relatie. Neem uw aandeel in het creëren van interessante gesprekken en help ze op gang. Gebruik soortgelijke gespreksstarters als hierboven aanbevolen.

Gebruik evenveel met degenen die u mag als met uw minder favoriete collega’s. U kunt naaste collega’s op kantoor bezoeken.

Inleidingen

In sommige grote bedrijven kent niet iedereen elkaar. Maak van deze gelegenheid gebruik om nieuwe collega’s te leren kennen. Ga in op introducties zoals hierboven besproken.

Of het nu intern of extern is, bij sociale evenementen kunnen we ons alleen voelen in een menigte. Zoek naar personen die verloren of geïsoleerd lijken en nodig hen uit voor de activiteiten. Als u zich verloren of geïsoleerd voelt, zoek dan een discussiegroep om u bij aan te sluiten.

De grondbeginselen

De hierboven besproken grondbeginselen zijn evenzeer van toepassing op interne sociale ontmoetingen. Eén woord van voorzichtigheid heeft betrekking op alcohol en marihuana (indien legaal). Het kan verleidelijk zijn om te denken dat het in orde is om wat meer te drinken of te roken omdat de interne organisatie “familie” is. Het is niet goed om je op een bedrijfsevenement overmatig te buiten te gaan. Dit blijft een professionele bijeenkomst. Uw carrière heeft voorrang. Bovendien kan uw bedrijf wettelijk aansprakelijk zijn voor zijn gasten.