Se você está procurando economizar custos de transporte, dê uma olhada no transporte de entrada. Dependendo da indústria e do tamanho da empresa, uma empresa pode gastar mais de 40% do seu orçamento anual de frete no transporte de entrada, de acordo com o Aberdeen Group, uma empresa de pesquisa em Boston. Um programa de frete de entrada mais eficiente pode minimizar atrasos, economizar dinheiro e até mesmo reduzir a confusão.

75% das empresas pesquisadas pelo Aberdeen Group relatam que a gestão de frete de entrada é um ponto-chave de foco. Em um exemplo, uma empresa com mais de $18M por ano em custos de frete de entrada relatou pagar faturas de mais de 100 transportadoras – apesar de ter negociado termos preferenciais com cinco transportadoras e estipulado seu uso em cada pedido.

Logística e Organizações da Cadeia de Suprimentos enfrentam três desafios principais quando se trata de ganhar a vantagem sobre os gastos com frete de entrada.

3 Desafios de embarque de entrada Os executivos de logística devem endereçar

Falta de visibilidade

Os executivos de logística são constantemente solicitados por operações, vendas, planejamento, compras e grupos de contabilidade com informações mais precisas e oportunas sobre os embarques de entrada. Hoje, identificar o que está em trânsito, onde está, quando chegará e quanto custará, requer a junção de informações de papelada interna, websites de transportadoras e chamadas telefônicas – um processo demorado e ineficiente. E isso é para uma remessa. Um relatório abrangente pode levar horas ou dias para ser preparado.

Além disso, os gerentes de transporte que devem confiar em processos predominantemente manuais para rastrear e acompanhar o frete, se encontram respondendo “ele chega aqui quando chega aqui”. Esta falta de previsibilidade tem efeitos de ondulação em toda a empresa, levando ao excesso de estoque, obstáculos de vendas e variações no desempenho da empresa em sua cadeia de suprimentos. Na maioria das organizações, a falta de dados confiáveis, facilmente acessíveis e em tempo real significa que eles devem chegar aos fornecedores para obter detalhes de embarque (nome do transportador, número de rastreamento do transportador ou conhecimento de embarque, etc.). Este é um processo ineficiente e de trabalho intensivo e, em última análise, uma forma dispendiosa de lidar com o transporte de entrada.

Falta de Controle

A maioria das empresas desenvolveu planos e guias de rota cuidadosamente otimizados que especificam como os usuários e fornecedores devem enviar o material. No entanto, eles têm pouco controle sobre se essas guias são seguidas, mesmo que estejam pagando os custos de frete. Devem confiar nos seus fornecedores e funcionários para executar as instruções e directrizes de encaminhamento, sem qualquer meio de aplicar estes planos optimizados.

Isto é menos problemático com os gastos de expedição de saída, uma vez que as empresas normalmente têm controlo directo sobre os seus fretes de saída. Mas a maioria dos termos do pedido de compra são “Ex Works” (EXW), onde o comprador paga os custos de frete de entrada e assume o risco pela entrega da mercadoria.

O comprador, neste cenário, depende do fornecedor para seguir as instruções de roteamento fornecidas. Infelizmente, os fornecedores não seguem as instruções de encaminhamento de forma consistente, devido ao seu foco no envio de produtos para centenas de clientes diariamente.

O resultado final é que quando um fornecedor não adere ao pedido de envio (por exemplo, seleção do transportador, seleção do nível de serviço, identificação do número da conta, instruções especiais, notificações, etc.), a empresa compradora assume os custos adicionais de frete, bem como os custos resultantes de atrasos no recebimento dos itens comprados, interrupções na cadeia de suprimentos e falta de visibilidade da remessa. Custos que normalmente não podem ser rastreados até o nível do produto para cálculos precisos do Custo de Mercadorias (COGS).

Além disso, uma vez que os itens estão em rota, o comprador não tem meios de fazer alterações, seja reagindo a eventos externos, como um evento meteorológico, ou à necessidade de dividir um envio para destinos de entrega separados.

Pode levar semanas ou meses até que os custos aumentados sejam visíveis, pois as faturas para o envio de entrada devem ser entradas e pagas antes que o financiamento possa gerar um relatório de despesas. Mesmo assim, tudo o que se sabe é o custo total. Para decompor os dados com mais detalhes, é necessário passar pela papelada manualmente, entrar em vários portais de transporte e compilar as informações de várias maneiras para analisar o problema. Assim, a menos que surja uma pergunta específica ou que alguém faça um projeto de análise dos gastos de remessa de entrada, os verdadeiros custos de remessa de entrada permanecem desconhecidos.

Custos crescentes de frete

Segundo o Aberdeen Research Group, em média, as empresas pesquisadas experimentaram um aumento de 14.5% nas taxas de carga de caminhões, um aumento de 11,5% nas taxas de LTL e de navios e um aumento de 15,1% nas taxas aéreas internacionais nos últimos dois anos.

Claramente, as taxas de embarque externo estão fora do controle do gerente de logística. Mas isso significa que a gestão cuidadosa do ecossistema de transporte marítimo de entrada é de maior importância. Além de aumentar a visibilidade e o controle como discutido acima, os gerentes de logística são forçados a olhar para outras áreas de economia:

• Reduções no tamanho do pessoal
• Orçamento de serviços de TI menores
• Incrementar a centralização da expedição

No entanto, tais mudanças podem apenas exacerbar o problema. Então, como os gestores de expedição controlam os custos externos com menos recursos internos?

• Conduzir uma análise de dados de frete para ver onde o dinheiro foi perdido, para que você saiba onde se concentrar
• Implementar um sistema robusto de gestão de transporte
• Trabalhar com um fornecedor de serviços de logística que possa ajudar a desenvolver um programa personalizado de frete de entrada e roteamento, trabalhando um a um com seus fornecedores

Claramente, gerenciar o frete de entrada é um desafio. Felizmente, agora existem serviços práticos e gerenciados que permitem às empresas gerenciar processos, aumentar a visibilidade e ganhar controle de seus custos de remessa de entrada. Uma solução completa de serviços gerenciados combina expertise em logística complexa e com um sistema on-demand para gerenciamento logístico. Mas você precisa saber o que está procurando quando se trata de ferramentas automatizadas, sistemas e serviços integrados ao escolher um fornecedor ou construir um programa de gerenciamento de frete de entrada internamente.