O que é uma solicitação de trabalho?

Uma solicitação de trabalho é um documento formal (digital ou em papel) que descreve o trabalho de manutenção que precisa ser concluído. Uma solicitação de trabalho é a identificação do trabalho necessário, emitida pelo cliente para o departamento de manutenção.

Overvisão

O departamento de manutenção é o lar dos trabalhadores qualificados na manutenção das instalações, terrenos, equipamentos, veículos e outros bens. Eles são os cuidadores dos bens e, como resultado, suportam uma variedade de necessidades dos clientes. Essas necessidades podem rapidamente se somar a trabalhos regulares e programados, como limpeza de rotina e manutenção preventiva. A fim de gerir e validar todas as tarefas, a manutenção deve funcionar com um fluxo de trabalho claro.

5 elementos-chave para um pedido de trabalho:

1. Parte requerente: uma pessoa ou departamento individual
2. Issue: estes podem incluir torneiras com fugas, trabalhos de carpintaria, remoção de neve, paisagismo, renovação da iluminação interior, troca de ferramentas e reparação de veículos
3. Prioridade: baixa, média ou alta; as datas de vencimento devem ser indicadas se conhecidas
4. Localização: área específica nas instalações e planta específica se houver múltiplos
5. Orçamento: importante para planejamento e negociações de trabalho, registros contábeis e financeiros e aprovação da gerência

Quanto mais detalhada for uma solicitação de trabalho, melhor. As solicitações de trabalho detalhadas ajudam os supervisores e gerentes de manutenção a transformar uma solicitação de trabalho em uma ordem de trabalho mais rapidamente.

3 tipos de solicitações de trabalho

As solicitações de trabalho podem ser classificadas de várias maneiras, dependendo do tipo de indústria, tamanho do negócio e tamanho da equipe de manutenção. Alguns tipos diferentes de solicitações de manutenção são listados abaixo.

Por tipo de requisitante

• Requisição de tenant: HVAC pára de funcionar, sanitários em funcionamento, reparação de drywall
• Requisição de operador: máquina pára de funcionar, altas taxas de sucata, fugas de fluidos
• Requisição de funcionário: relocalização de móveis, mudança de luzes de escritório, reparação de carpetes

Por tipo de estabelecimento

• Requisição de escola: banheiros, salas de aula, manutenção de laboratórios
• Pedido de estacionamento: relva, paisagismo, reparação de placas
• Pedido industrial: altos-fornos, caldeiras, manutenção de transportadores de alimentos

Por tipo de prioridade

• Discricionários (importantes mas não obrigatórios): pintura de escritório, mudança de móveis, melhoramento de cubículos
• Não discricionário (obrigatório)
  • Emergência (associada à protecção de vidas ou à prevenção da perda de bens caros): derrames químicos, falhas de energia, remoção de gelo das passarelas
  • Urgente (associada à pontualidade do trabalho necessário): restauro de água quente num lavatório, reparação de ar condicionado, mictórios de funcionamento
  • Routina: actividades de manutenção preventiva, limpeza de rotina, corte de relva
  • Não-rotina: para além de trabalhos de emergência e urgentes, inclui também projectos especiais planeados

Exemplo de um pedido de trabalho

Através do software CMMS da UpKeep, o gestor de produção da Food Packer ABC submete um pedido de trabalho à sua equipa de manutenção com os seguintes detalhes:

• Título do pedido de trabalho: Instalar Nova Linha de Embalagem de Alimentos
• Detalhes: Nova linha de empacotamento foi entregue com 12 paletes. Elas devem ser instaladas na mesma sala de processamento que outras 8 linhas. Estamos um mês atrasados neste projecto e necessitamos de capacidade adicional para entregar as necessidades dos nossos clientes. O objectivo é completar a montagem uma semana após a recepção deste pedido. O orçamento restante do projeto é de $3.000,
• Prioridade: Alta

Neste exemplo, o gerente de produção está sob pressão para colocar em funcionamento a nova linha de embalagem da empresa dentro de uma semana. A solicitação de trabalho é submetida à manutenção com o objetivo de convertê-la em uma ordem de trabalho. Certos parâmetros estão incluídos nos detalhes e precisam ser considerados pela manutenção antes de passar para o próximo passo do fluxo de trabalho.

O pedido de trabalho permite ao departamento de manutenção fazer as seguintes perguntas:

• Posso executar o trabalho dentro do prazo solicitado?
• Dispomos dos recursos internos para completar o pedido?
• Se não tivermos os recursos internos, o orçamento restante é suficiente para cobrir custos de terceirização?
• Temos as instruções de montagem?
• Se não pudermos concluir dentro do tempo solicitado, quando poderemos fazê-lo?

Neste cenário, o tipo de pedido pode ser considerado um pedido não rotineiro, pois trata-se de um projeto especial. Dito isto, é provável que a solicitação de trabalho seja convertida em uma ordem de trabalho e o resto dos passos no fluxo de trabalho seguirá.

Como as solicitações de trabalho melhoram a manutenção

Em vez de tudo ser transformado em uma ordem de trabalho, as solicitações de trabalho servem como um “regulador” entre o trabalho desejado e o trabalho atribuído. Tudo deve passar por um filtro, quer seja o supervisor, o gerente ou outra pessoa. Melhora a priorização e organização.

Em nosso exemplo com Food Packer ABC, o benefício específico para a manutenção é que as expectativas ficam claras na seção de detalhes da ordem de trabalho. Estas vêm na forma do motivo da urgência, do prazo de conclusão desejado e do orçamento alocado. Se todos os parâmetros puderem ser cumpridos, a pessoa de manutenção designada aprovará a solicitação de trabalho e a converterá em uma ordem de trabalho. Se nem todos os parâmetros puderem ser cumpridos, então a pessoa de manutenção designada terá que comunicar o que é realizável com o solicitante.